Guide rapide des solutions de surveillance des employés

Les logiciels de surveillance des employés se sont développés et se sont infiltrés dans un nombre croissant de processus d'entreprise au cours des dernières années. Il est reconnu que la perspective de choisir parmi la vaste gamme d'offres disponibles sur le marché peut parfois sembler assez décourageante.

Par conséquent, l'objectif de cet article est d'analyser des exemples d'outils de suivi des employés afin de déterminer comment leurs fonctionnalités et les données qu'ils collectent peuvent être utilisées pour stimuler l'engagement des employés, augmenter la productivité et, en fin de compte, contribuer à la croissance de l'entreprise.

Qu'est-ce qu'un logiciel de surveillance des employés?

Le logiciel de surveillance des employés est une catégorie de logiciels qui permet aux employeurs de superviser et de contrôler chaque action entreprise par leur personnel sur leur ordinateur personnel tout au long de leur journée de travail. Ils fournissent aux administrateurs des informations importantes sur l'emploi du temps de leur personnel, ce qui permet d'améliorer la productivité des employés et de garantir le respect des protocoles de l'entreprise. Les applications du logiciel de surveillance des employés comprennent la supervision des travailleurs à distance, le contrôle de la productivité des employés, le suivi de la présence des employés et la prévention de la perte de données sensibles.

Principales fonctionnalités de surveillance des employés

Dans l'état actuel du marché, il est indéniable qu'il existe différents types de logiciels de surveillance des employés. Les exemples de solutions de surveillance des employés présentent des variations significatives en raison des diverses fonctionnalités fournies par divers outils de surveillance du travail. En outre, bien que nous ayons déjà compilé une liste des meilleurs logiciels de surveillance des employés de 2024 pour aider les entreprises à sélectionner la solution la plus appropriée à leurs exigences spécifiques, il serait bénéfique d'examiner certaines des caractéristiques les plus communes de la majorité des solutions de cette catégorie.

Voici les principales caractéristiques de ces outils que les entreprises peuvent exploiter à leur avantage :

Suivi du temps. La majorité des solutions de suivi des employés pour le suivi du temps vous permettent de suivre les heures de travail des employés afin d'avoir une vue d'ensemble du temps passé par chaque personne à travailler. Certains outils peuvent en outre afficher les durées d'inactivité ainsi que le temps alloué aux activités considérées comme improductives.
Analyse de la productivité. la production de rapports sur la productivité des individus et des équipes permet d'identifier les points forts et les obstacles dans les processus de travail.
Contrôle de l'activité des utilisateurs. Les logiciels de contrôle de l'activité des utilisateurs facilitent la surveillance des communications des employés par courrier électronique et messagerie instantanée, ainsi que le contrôle de toutes les activités des utilisateurs sur les appareils de l'entreprise, comme les sites web et les applications qu'ils visitent. Ces informations permettent d'identifier les distractions potentielles et de mieux comprendre les habitudes de travail des employés.
La gestion de projet. Une intégration idéale impliquerait que les solutions de suivi des employés et de gestion de projet devraient aller de pair, pour permettre aux entreprises d'optimiser la transparence de leurs opérations et de rationaliser leurs procédures de gestion de projet.
Alertes et notifications. La majorité des exemples de logiciels de surveillance des employés permettent aux administrateurs de configurer des notifications instantanées pour des actions spécifiques, telles que l'accès à des sites web restreints ou des périodes d'inactivité prolongées.
Enregistrement d'écran et captures d'écran. Certaines solutions de surveillance des employés offrent la possibilité d'enregistrer les activités de l'écran en temps réel, ce qui permet un examen plus complet des processus de travail. Pour des raisons de protection de la vie privée des employés, il convient de s'assurer que cette fonction peut être activée ou désactivée.
Prévention de la perte de données. En intégrant des outils de surveillance des employés dotés de modules de prévention de la perte de données les administrateurs peuvent garantir la sécurité des données sensibles de l'entreprise et empêcher les transferts de données non autorisés ou les fuites.

Avantages de l'utilisation d'un logiciel de surveillance des employés : Cas clients

Les statistiques relatives à la surveillance des employés indiquent assez clairement que la prévalence de ces applications est en augmentation. Cependant, quels sont leurs avantages précis pour les entreprises?

Augmentation de la productivité de l'équipe

Dans un environnement distant, le gaspillage de temps est devenu encore plus omniprésent, alors qu'il s'agit déjà d'un problème courant dans tous les bureaux. Le temps passé à des activités non professionnelles ou gaspillé représente une perte financière pour l'entreprise.

Les réunions peuvent servir d'exemple pour illustrer ce déclin. Une étude spécifique de la HBR a révélé que 65 % des cadres attribuaient aux réunions le fait qu'elles les empêchaient de mener à bien leur propre travail. Une grande majorité de ces réunions (71 %) ont été jugées improductives ou inefficaces. Déterminer l'origine de ces inefficacités peut s'avérer difficile en l'absence de systèmes précis de suivi du temps et de la productivité.

Prenons l'exemple d'un manager qui constate qu'un employé ne parvient pas à respecter les délais. En utilisant un logiciel de surveillance des employés, il serait possible de découvrir que la personne en question se laisse souvent distraire en regardant des séries télévisées au cours de sa journée de travail. Le responsable pourrait alors mettre en œuvre de nouvelles politiques interdisant l'utilisation de sites web improductifs pendant les heures de travail après avoir découvert cela.
Efficacité accrue des employés à distance

Les capacités de mesure de la productivité et de suivi du temps des solutions de suivi des employés pourraient également être utilisées pour contrôler et évaluer les performances des travailleurs à distance.

Par exemple, un article entier a été consacré à la manière dont la surveillance est perçue du point de vue d'un employé à distance. Notre enquête a révélé que les outils de surveillance exercent des mesures disciplinaires sur les employés tout en leur donnant un sentiment d'encouragement sous la forme d'un jeu, ce qui favorise une plus grande motivation.
Minimisation de la supervision et de la microgestion

L'utilisation d'outils de contrôle des employés permet de réduire la supervision.

L'un des principaux avantages du contrôle des employés est la réduction du temps qu'ils consacrent à des activités non professionnelles. En outre, l'utilisation d'outils de suivi élimine la nécessité pour les cadres de s'enquérir de la nature précise des tâches des employés. Au lieu de cela, les cadres auront la possibilité d'examiner des rapports détaillant les progrès du personnel et de déterminer s'il a été productif ou non.

L'exemple d'une grande compagnie d'assurance qui a réussi à mettre en place la surveillance de 1 200 ordinateurs, tant du point de vue technique que du point de vue entreprisenel. En utilisant un logiciel de surveillance des employés configuré de manière appropriée, les responsables peuvent efficacement consacrer leur temps à des tâches plus productives telles que la formation, la planification et la stratégie plutôt qu'à la supervision des employés.
Amélioration des rapports

Les outils de suivi des employés fournissent des rapports complets détaillant les activités des employés individuels et des équipes, présentant à la fois des perspectives globales et détaillées de l'état actuel des choses tout au long de la journée de travail.

Ce type de logiciel permet en outre de comprendre les processus inefficaces sur la base de données et aide les responsables à prendre des décisions et à déterminer des méthodes pour optimiser les activités de l'entreprise.

Par exemple, des fonctionnalités de contrôle complètes permettent de savoir si des employés acceptent des commandes de tiers pendant les heures de travail contrôlables, fonctionnant ainsi comme des entrepreneurs indépendants et nuisant à l'efficacité de l'entreprise.
Des processus de travail plus transparents

Le logiciel de surveillance des employés est un atout précieux pour les entreprises de toutes tailles lorsqu'il est utilisé de manière responsable, étant donné qu'il fournit une abondance d'informations sur chaque processus interne de l'entreprise.

Les logiciels de surveillance peuvent même aider à détecter des comportements inappropriés au travail, allant jusqu'à mettre fin à des cas de harcèlement au bureau et devenant l'argument final dans toute situation délicate qui pourrait survenir.
Meilleure répartition du travail

L'estimation précise du temps nécessaire à l'accomplissement d'une tâche donnée constitue un défi de taille pour les administrateurs. De plus, lorsque les entreprises manquent de données précises, la répartition du travail est déterminée par des approximations qui sont en grande partie erronées.

Ce problème est résolu par les outils de suivi, qui fournissent des informations complètes sur le fonctionnement interne de l'équipe. Les responsables peuvent plus facilement réaffecter les tâches lorsqu'ils constatent que certains employés sont considérablement surchargés par rapport à d'autres.

Un ensemble de fonctionnalités inhérentes à ces outils peut également être utilisé pour détecter les employés qui tentent de tromper le logiciel de surveillance afin de dissimuler leurs activités improductives.

En outre, une répartition équitable et proportionnelle du travail favorise une atmosphère d'ouverture et d'honnêteté, ce qui accroît la satisfaction des employés dans leur ensemble.
Une sécurité des données plus forte

Un logiciel de surveillance complet protège les réseaux, les systèmes et les appareils d'une entreprise contre un large éventail de menaces en offrant, entre autres, une protection contre les logiciels malveillants, la détection des menaces et le cryptage des données.

Ces outils aident les entreprises à atténuer le risque d'accès non autorisé aux données, à prévenir les cyberattaques et à identifier les cas de comportement frauduleux des employés.
Amélioration de l'engagement des salariés

Les logiciels de suivi des employés contribuent à renforcer l'engagement des équipes en réduisant le besoin de supervision directe et en augmentant le rendement des employés.

Les responsables peuvent se fier aux performances de leurs spécialistes plutôt que de gaspiller des heures facturables sur les médias sociaux, tant que les délais sont respectés et que les normes de qualité sont maintenues, sans avoir à examiner d'innombrables analyses et rapports.

En outre, il permet de détecter les cas où employés tentent de simuler une activité sur leur ordinateur professionnel en se présentant comme étant occupés à des tâches productives alors qu'ils sont en fait en train de s'occuper de questions personnelles.