En quoi consiste la surveillance des employés en 2023? Son essence et son fondement

Au cours de cet article, nous ferons un tour d'horizon de ce que recouvre la surveillance des employés, nous exposerons les raisons pour lesquelles elle est essentielle pour les entreprises et nous évoquerons quelques-unes des caractéristiques et des avantages d'un logiciel de surveillance des employés.

Le contrôle de l'activité des PC des employés a toujours été un sujet assez délicat. D'une part, vous voulez rester maître de la situation et vous assurer que tous les employés se concentrent sur leurs tâches. D'autre part, une surveillance excessive a ses inconvénients, et il ne faut pas oublier le droit à la vie privée.

Voyons donc ce qu'est le contrôle des employés, comment il doit être mis en œuvre, quels sont ses pièges et comment mettre en place un contrôle efficace des employés d'un point de vue technique.

Définition de la surveillance des employés

Lorsque nous parlons de surveillance des employés, nous entendons généralement le suivi de l'activité de vos spécialistes sur leurs ordinateurs. À cette fin, un logiciel spécifique est installé sur chaque ordinateur de travail qui sera surveillé. Ce logiciel enregistre l'activité de l'utilisateur, permet aux responsables de visualiser les écrans, etc. Les solutions avancées génèrent également des rapports analytiques détaillés basés sur les données collectées, qui sont utiles pour surveiller la situation au sein de l'entreprise et prendre des décisions managériales cruciales.

Les entreprises se tournent vers les pratiques de surveillance des employés afin d'améliorer leur productivité globale et de protéger les données et les ressources de l'entreprise. 

Parfois, la surveillance des employés peut faire référence à des méthodes de surveillance qui ne sont pas directement liées aux PC de travail, comme par exemple:

• un système de contrôle d'accès (SCA) qui permet de suivre les mouvements des employés dans les locaux;
• vidéosurveillance (CCTV):
• enregistrement audio à l'aide de microphones dans les bureaux;
• la surveillance par GPS de l'emplacement des employés, etc.

Comme ces méthodes ne sont pas directement liées au flux de travail au bureau, nous nous concentrerons dans cet article sur la surveillance des activités des employés sur leurs ordinateurs.

Parmi les méthodes de surveillance des PC des employés les plus répandues, on peut citer les suivantes:

• l'enregistrement vidéo de l'écran de l'employé;
• le suivi du temps;
• l'enregistrement de la frappe au clavier;
• les rapports de productivité;
• Suivi de la localisation par GPS;
• Surveillance de l'internet (y compris surveillance du web et des applications, surveillance de la messagerie instantanée), etc.

C'est là qu'interviennent les logiciels spécialement conçus pour enregistrer l'activité des employés sur leur PC. Kickidler est un bon exemple de logiciel avancé de surveillance des employés. Il s'agit d'une solution complète qui offre toutes les fonctionnalités essentielles pour suivre vos employés, telles que la surveillance de leur activité dans différentes applications et sur différents sites, la surveillance vidéo, la génération automatique de rapports réguliers, etc.

Avantages de la surveillance des employés

Voici les principaux avantages que vous retirerez de l'utilisation d'un logiciel de surveillance:

• Augmentation de la productivité des employés. Il n'y a pas d'autre façon de le dire: les gens ont tendance à procrastiner. Ils se laissent distraire par les médias sociaux, les discussions avec leurs collègues et des dizaines d'autres activités amusantes. Il est évident que vous souhaitez que vos employés restent concentrés sur leurs tâches professionnelles pendant leurs heures de travail rémunérées, et le suivi est d'une grande aide à cet égard. Le logiciel détecte les périodes où les membres de votre équipe procrastinent et vous permet de prendre les mesures nécessaires (de plus, Autokick de Kickidler  le fait automatiquement en envoyant une notification à l'employé lui-même). S'il est impossible d'atteindre une productivité de 100 %, il est tout à fait possible de l'élever au-dessus des chiffres moyens.
• Transparence du flux de travail. Pour pouvoir planifier les processus de travail de manière efficace, vous devez avoir une idée objective de la manière dont ils sont exécutés. Vous devez savoir ce que font vos spécialistes, combien de temps ils consacrent à certains processus, comment ils abordent leurs tâches, etc. Les logiciels de suivi des employés collectent toutes ces informations et facilitent votre analyse et votre planification.
• Prévention des menaces d'initiés. Initiés, fraudeurs, employés mécontents ou simples escrocs qui cherchent à fuir leur clientèle: il existe une multitude de façons pour les membres de votre équipe de nuire à l'entreprise. En surveillant l'activité de leurs ordinateurs, vous serez en mesure de détecter ces menaces et de les neutraliser.

En outre, le contrôle de l'activité des employés à l'aide d'un logiciel spécialisé est presque invisible pour les spécialistes eux-mêmes. Il s'agit d'un avantage très important, que nous aborderons plus en détail un peu plus tard, lorsque nous traiterons de la micro gestion.

Les pièges de la surveillance des employés

Malgré tous les avantages que le suivi des employés peut offrir, il y a deux subtilités importantes que vous devez garder à l'esprit. Il s'agit des aspects juridiques et psychologiques de la question.

Aspect juridique de la mise en œuvre d'un logiciel de surveillance des employés

Avant d'installer un logiciel de surveillance des employés, assurez-vous de bien vous renseigner sur les lois en vigueur dans votre État ou au niveau fédéral. Confirmez que vous n'accédez pas aux informations personnelles de vos employés. Voici d'autres choses que nous vous recommandons de faire avant de mettre en place une solution de surveillance des employés:

1. Informez vos employés qu'il est interdit d'utiliser les ordinateurs de travail à des fins personnelles (par exemple, pas de consultation de comptes de médias sociaux personnels). Établissez une politique appropriée.
2. Obtenez le consentement écrit de votre personnel pour collecter des données sur leur travail à l'ordinateur (si la loi l'exige).

Veuillez noter que nous recommandons de déployer le logiciel de manière transparente dans tous les cas et d'informer tous les membres du personnel de l'entreprise que vous allez surveiller leurs performances. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet ci-dessous, dans la section correspondante sur la manière de mettre en œuvre correctement le logiciel de suivi des employés.

Aspect psychologique de l'utilisation d'un logiciel de surveillance des employés 

Lorsque la question des considérations éthiques relatives à la surveillance des employés se pose, le consensus est que les gens ne sont le plus souvent pas enthousiastes à l'idée d'une telle approche. En règle générale, les employés ont trois préoccupations principales lorsqu'on leur annonce que des pratiques de surveillance seront mises en œuvre au sein de l'entreprise:

1. Les employés craignent que l'employeur ne porte atteinte à leur vie privée et à la confidentialité de leurs données personnelles. Solution: avertir chacun à l'avance qu'il ne doit y avoir aucune information personnelle sur son PC de travail et s'assurer qu'il en est ainsi dans la pratique.
2. Les gens perçoivent l'idée même d'un contrôle comme une insulte et peuvent être convaincus que leur employeur ne leur fait pas confiance. Solution: expliquer le but, les objectifs et les avantages d'un tel contrôle. Il permet de collecter automatiquement des statistiques importantes, de distribuer équitablement les primes sur la base de données objectives, de trouver plus facilement des points de croissance pour l'entreprise et d'améliorer les conditions de travail, etc. Privilégiez une attitude constructive et positive.
3. Les spécialistes se sentent mal à l'aise lorsqu'ils sont surveillés, ils subissent un stress et une pression constants et leurs performances commencent à se détériorer. Solution: rendre le contrôle aussi discret, discret et pratique que possible. Démontrez dans la pratique que tous ces changements sont réellement bénéfiques. Par exemple, utilisez la solution (du moins dans un premier temps) principalement pour récompenser les employés exceptionnels et optimiser les processus, plutôt que pour infliger des sanctions et des réprimandes.

Les erreurs commises par les managers lors du contrôle des employés

Les logiciels de surveillance des employés peuvent être utilisés de trois manières principales au détriment de l'entreprise:

1.Tromper les personnes et les surveiller secrètement

L'installation clandestine d'un logiciel de surveillance entraîne invariablement un certain nombre de problèmes:

• Vous pouvez avoir accès de manière inattendue aux informations confidentielles d'un employé, telles que des données médicales et financières, ce qui peut entraîner une multitude de problèmes juridiques.
• Lorsque les employés découvrent une telle surveillance (ce qui arrive presque toujours), ils se sentent insultés et ne se sentent plus en sécurité sur leur lieu de travail. La plupart d'entre eux risquent de démissionner ou de devenir moins performants.
• La surveillance secrète rend assez difficile l'utilisation des résultats obtenus au cours de cette surveillance, car vous devrez veiller à ne pas divulguer le fait même de la surveillance.

En outre, la pratique montre que l'annonce du début du contrôle améliore en soi les performances des employés, qui commencent à faire des efforts et à s'investir davantage dans leur travail.

Nous vous recommandons vivement d'installer un logiciel de surveillance des employés en toute transparence. Expliquez clairement et en détail quelles données vous allez surveiller, pourquoi vous le faites et comment vous le faites. Il peut y avoir une exception à cette règle si vous soupçonnez l'existence d'un initié au sein de votre entreprise, mais dans ce cas, la surveillance secrète doit être ciblée et de courte durée.

2.Se laisser emporter par le micro management

Le logiciel de surveillance des employés est l'outil parfait pour un patron à la tête brûlée qui veut connaître les moindres détails de chaque chose qui se passe dans son entreprise, et personne n'aime un patron comme celui-là. C'est bien de rester au courant de tout, mais si vous réagissez à chaque petite chose insignifiante qui se passe dans votre équipe, le niveau de stress de vos employés augmentera rapidement.

Essayez de structurer le suivi de manière à n'utiliser ses résultats qu'à des fins d'analyse stratégique et de transformation de l'entreprise. Au niveau opérationnel, il est judicieux de n'intervenir que dans les situations critiques: par exemple, lorsqu'un employé tente de s'emparer de votre clientèle. Par ailleurs, nous vous conseillons de ne pas vous concentrer sur les activités spécifiques de vos employés, mais d'évaluer la situation dans son ensemble.

3.Mettre trop de pression sur les employés

La principale crainte des employés lors de l'introduction d'un logiciel de surveillance est qu'il devienne globalement plus difficile pour eux de faire leur travail. Les gens peuvent s'inquiéter de ce que vous allez:

• commencent à utiliser leurs moindres faux pas pour réduire les primes ou imposer des amendes;
• les pousser dans l'enfer du travail, où ils n'auront même pas une seconde de libre pour respirer.

Veillez à dissiper ces craintes. Vos collaborateurs ne sont pas des robots. Ils ne pourront jamais atteindre leur productivité maximale pendant toute une journée de travail de 8 heures; c'est tout simplement impossible. Procédez en douceur: déterminez la productivité moyenne actuelle pour chaque fonction, puis encouragez progressivement vos employés à améliorer ces chiffres. Même une augmentation de 1 % de la productivité sur une certaine période est significative. En outre, si vous insistez trop, les gens s'épuiseront et démissionneront, ce qui fera inévitablement plus de mal que de bien.

Caractéristiques essentielles d'un logiciel de surveillance des employés

La fonctionnalité des outils de suivi des employés dépend en grande partie de la nature de votre entreprise, ainsi que des buts et objectifs spécifiques fixés pour le suivi. D'une manière générale, vous pouvez vous concentrer sur les caractéristiques suivantes:

1. Contrôle de l'activité des employés: quand ils commencent à travailler sur l'ordinateur, quand ils s'arrêtent, quand ils font des pauses et à quel moment ils utilisent telle ou telle application.
2. Suivi de l'activité sur le web: les sites qu'ils ouvrent, le temps qu'ils y passent, ce qu'ils y font.
3. Analyse: affichage de toutes les données recueillies dans un format pratique pour l'analyse, permettant aux superviseurs d'examiner une sélection pour n'importe quelle période de temps et pour n'importe quel groupe d'employés ou même pour des spécialistes individuels.
4. Enregistrement des frappes au clavier et des mouvements de la souris.
5. Enregistrement de vidéos sur écran et synchronisation de ces vidéos avec le rapport d'activité (par exemple, en cliquant sur l'entrée "Work in Microsoft Word", le fragment correspondant de la vidéo s'affiche).
6. Notifications automatiques en cas de procrastination ou de violation des règles de l'entreprise (par exemple, tentative d'accès à la base de données).

Le contrôle visuel, c'est-à-dire la possibilité de voir directement ce qui se passe sur les ordinateurs de vos employés, est considéré essentiel. Si vous vous concentrez uniquement sur des rapports statiques sans aucun support visuel, les spécialistes qui sont particulièrement progressistes et enthousiastes peuvent essayer de tromper le logiciel (par exemple, en ouvrant un éditeur de texte et en bloquant les touches de leur clavier). L'enregistrement vidéo ou la diffusion en direct des écrans des employés permet de se prémunir contre de telles situations.

Mettre en place un logiciel de surveillance des employés de la bonne manière

Voici les principales étapes que nous vous recommandons de suivre (ainsi que la consultation de notre article approfondi sur le sujet):

1. Définissez vos buts et objectifs. Que voulez-vous obtenir en contrôlant les performances de vos employés? Débarrassez-vous de procrastinateurs, analysez les processus actuels et trouvez des domaines à améliorer, protégez les données contre les fuites - plus votre liste de tâches est détaillée, mieux c'est.
2. Choisissez le logiciel qui répond à tous vos besoins. Consultez ses fournisseurs si nécessaire.
3. Vérifier l'aspect juridique de la question, préparer les accords avec les employés et les commandes de l'entreprise nécessaires.
4. Expliquez que vous mettez en œuvre une solution de surveillance. Décrivez en détail les buts et les objectifs que vous poursuivez. Essayez de vous concentrer sur les avantages pour tous, tels que l'évaluation objective de la contribution de chaque spécialiste aux processus de travail, la fonctionnalité d'autocontrôle, une attention moindre de la part de la direction (tout peut être vu dans les rapports) et l'identification des points de croissance. Il y aura également moins de routine bureaucratique: par exemple, il ne sera pas nécessaire de remplir des rapports sur le temps de travail, puisque tout est visible de toute façon.
5. Finalisez les accords juridiques nécessaires avec vos employés, familiarisez-les avec les nouveaux décrets contre leur signature. Apprenez-leur les règles d'utilisation des PC (comme ne pas conserver d'informations confidentielles sur les PC de travail et ne pas les utiliser à des fins personnelles).
6. Installer un logiciel de surveillance, le paramétrer.
7. Au cours des premières semaines, contentez-vous de collecter des informations, sans réagir à quoi que ce soit, sauf si la situation est critique. Laissez les gens s'habituer au suivi et constater par eux-mêmes que rien n'a changé pour le pire. Au cours de cette période, vous pouvez souligner l'importance de l'utilisation de la fonctionnalité d'autocontrôle et motiver vos employés à améliorer leurs performances dans les rapports de productivité. L'approche de la gamification et l'utilisation de l'excitation compétitive ont tendance à fonctionner assez bien.

Ensuite, commencez progressivement à apporter des changements. Discutez avec vos employés de la manière dont ils peuvent améliorer leurs performances. Optimisez les processus de travail. Mettez l'accent sur l'aspect constructif plutôt que sur l'aspect négatif: faites en sorte que le logiciel de suivi des employés devienne un outil pratique pour le développement de l'entreprise plutôt qu'un outil de punition.

Avantages et inconvénients de la mise en œuvre d'un logiciel de surveillance des employés

Il est évident que les avantages d'un logiciel de surveillance des employés dans votre entreprise l'emportent sur les inconvénients potentiels. Nous avons fait une plongée en profondeur dans ce sujet ici (en anglais), alors consultez-le si vous voulez apprendre plus de détails et voir une vue d'ensemble des principales raisons pour lesquelles vous devriez absolument utiliser des outils de surveillance des employés.

En résumé, le logiciel de surveillance des employés accroît l'efficacité du gestionnaire, car il dispose d'une vue d'ensemble de toutes les actions des spécialistes au travail. Il permet également d'améliorer la productivité des employés et de garantir l'impartialité des superviseurs.  Les solutions de surveillance des employés sont d'une aide précieuse pour surveiller les employés à distance et fournir une assurance contre les risques.

Dans le même temps, il convient également de mentionner certains inconvénients possibles de la mise en œuvre d'outils de surveillance des employés. Ces inconvénients comprennent l'aversion générale des employés pour la surveillance en général et le risque éventuel d'accès aux données personnelles des employés. Nous avons toutefois abordé ces deux points dans cet article, en vous donnant des conseils sur la manière de mettre en œuvre un logiciel de surveillance des employés.

Perspectives de l'industrie de la surveillance des employés

Aujourd'hui, les logiciels avancés de surveillance des employés collectent déjà un maximum d'informations sur l'activité des employés. Par exemple, Kickidler peut littéralement enregistrer toutes leurs activités - et toutes les périodes d'inactivité - dans les moindres détails, grâce à l'enregistrement des frappes au clavier, à l'enregistrement vidéo de l'écran et à la diffusion en ligne d'un nombre illimité d'écrans.

Il serait donc raisonnable d'affirmer que le développement futur du suivi de l'activité des employés passe par le développement de ses fonctions analytiques. Aujourd'hui déjà, Kickidler vous permet d'obtenir non seulement des données brutes, mais aussi des rapports complets sur tous les indicateurs clés:

• l'activité des employés;
• feuilles de temps;
• la productivité des salariés (et son évolution dans le temps);
• violations;
• les applications utilisées et les sites auxquels les employés ont accès;
• l'évaluation des employés, etc.

À terme, notamment à la lumière du développement des réseaux neuronaux, on peut s'attendre à l'ajout d'analyses encore plus complexes et sophistiquées. Par exemple, dans les années à venir, on pourrait voir apparaître un suivi de l'humeur des employés: un nouveau type de logiciel permettant de suivre le niveau de bonheur et de fidélité à l'entreprise sur la base des données collectées sur l'activité des employés.

Quoi qu'il en soit, le contrôle automatique des employés est déjà l'étalon-or d'une gestion compétente. Vous ne pouvez pas vous tenir physiquement au-dessus de l'épaule de chaque employé, mais vous pouvez le faire virtuellement, à l'aide de Kickidler ou d'un autre outil de suivi des employés. En outre, votre présence virtuelle sera constante, imperceptible et efficace; le logiciel recueille toutes les données importantes sans rien omettre.

Si vous n'utilisez pas encore de logiciel de surveillance des employés dans votre entreprise, c'est le moment de commencer!

Logiciel de surveillance des employés