Monitoramento de Projetos e Tarefas: Um Novo Conjunto de Ferramentas para Monitorar Equipes de Projetos com o Kickidler

Nota: a nova funcionalidade está em fase de testes.

Data de lançamento: ~ início de fevereiro de 2024.

Estamos muito orgulhosos de poder apresentar a você um novo e importante update do nosso software de monitoramento de funcionários Kickidler, com foco no monitoramento de projetos - o Projeto de Monitoramento Kickidler! 

Você poderá agora monitorar facilmente a produtividade e a quantidade de trabalho dos seus funcionários em relação a tarefas específicas! Será possível verificar exatamente o tempo que seus funcionários REALMENTE estiveram trabalhando em um projeto ou tarefa específica, a produtividade deles, os aplicativos e os sites que estavam usando, os projetos nos quais passaram mais tempo, bem como os que demoraram menos e, mais importante, QUANTO ISSO CUSTOU A VOCÊ.

Com esse novo recurso, a eficiência geral do gerenciamento será muito maior, o monitoramento dos recursos do projeto será mais simples e a vida dos gerentes e funcionários será mais fácil.

Observação importante: com a nova funcionalidade, o software Kickidler não será uma ferramenta de gerenciamento de projetos, mas sim uma ferramenta de MONITORAMENTO de projetos. Isso significa que a nossa tarefa continua sendo a mesma - facilitar o monitoramento dos funcionários por parte dos gerentes, mas agora estamos expandindo esse recurso para incluir equipes de projeto inteiras.

Progresso dos projetos e tarefas no Kickidler

Gráfico de Gantt

Entre os recursos novos e exclusivos, o primeiro é o gráfico de Gantt, onde você pode ver o progresso global de todos os seus projetos e épicos (subprojetos maiores), juntamente com a correlação entre os épicos. Em geral, o gráfico de Gantt não é utilizado para controlar o tempo, mas, nas fases de conceção, concluímos que, quando analisamos o trabalho em um projeto, é muito importante ter uma visão geral da evolução do trabalho, bem como a capacidade de visualizar os dados não apenas de todo o projeto, mas também de um épico individual. Por exemplo, se você tiver um projeto de "Desenvolvimento de Website" composto pelos épicos "Análise Competitiva", "Elaboração de Tarefas Técnicas", "Design" e "Programação", será fácil ver a produtividade dos funcionários envolvidos APENAS no épico "Design" e entender por que o prazo foi adiado, atrasando o seguinte épico codependente "Programação".

Tarefas

Cada projeto ou épico será composto por tarefas. Contrariamente aos conceitos citados acima, as tarefas podem ser criadas por gerentes e funcionários. Essas serão inseridas em um quadro prático Kanban e poderão ser movimentadas com o recurso drag-n-drop, conforme o seu status.

Rastreamento de tempo de projetos e tarefas e foco de atenção

Rastreamento de tempo

Cada projeto ou épico terá guias horizontais que mostrarão estatísticas detalhadas acerca dele. Por exemplo, a guia Rastreamento de Tempo indica exatamente quanto tempo seus funcionários trabalharam no projeto, além das tendências temporais por dias, semanas e meses.

Foco de atenção

Inicialmente, ponderámos a necessidade de criar um relatório desse tipo quando estávamos desenvolvendo uma versão em nuvem de nosso produto. O prazo para o Kickidler Cloud foi adiado três vezes, e não encontrávamos o motivo do problema. Segundo os relatórios de produtividade, os funcionários estavam trabalhando normalmente, a produtividade deles era satisfatória, as tarefas estavam sendo concluídas, então o que fez com que o progresso geral não correspondesse às previsões?

Testámos diversas hipóteses: falta de competências por parte dos programadores, erros de planejamento, priorização incorreta. A última delas foi a correta: nossa equipe vinha trabalhando sem dificuldades, mas não exatamente nas coisas que precisavam ser feitas - os funcionários dedicavam muito tempo ao desenvolvimento personalizado, mas a tarefa principal não estava tendo a atenção devida. Se tivéssemos conseguido analisar não só os indicadores gerais nos relatórios Kickidler, mas também as estatísticas detalhadas relativas aos projetos individuais, a causa principal teria sido óbvia desde o início. 

Mas agora o Kickidler tem todos esses recursos! Com a ajuda do gráfico de Gantt, podemos avaliar a evolução geral de cada projeto em poucos minutos, enquanto o recurso "Foco de atenção" permite verificar como um determinado funcionário utiliza seu tempo:

Informações financeiras do projeto

Um dos nossos clientes do setor financeiro, por exemplo, conta com mais de doze equipes de desenvolvimento de software. Cada uma executa suas respetivas tarefas, mas os projetos continuam interligados e a carga de trabalho é variável, por isso as equipes solicitam ajuda mútua com frequência. A organização é feita como uma espécie de "ordem interna": os que precisam de ajuda agem como clientes e elaboram atribuições técnicas, e a equipe que está executando o projeto avalia essas atribuições e emite uma fatura. 

Contudo, é difícil para o chamado "cliente" - e para o auditor, como representante da gerência sênior - avaliar a consistência dos preços com base nessas faturas internas, uma vez que não há um controle rigoroso sobre o trabalho em um determinado projeto. Imaginemos que a equipe de execução pediu um mês e um orçamento de $1 milhão para uma determinada tarefa. A questão é saber como isso corresponde à realidade. E se houvesse apenas uma semana de trabalho e, no período restante, a equipe fizesse seus próprios projetos e, ao mesmo tempo, usasse o orçamento de outro departamento?

Com a nova funcionalidade Kickidler, essas questões são eliminadas. Você precisa apenas analisar o relatório financeiro do projeto e descobrir o custo exato de um projeto ou épico, de acordo com o tempo realmente dedicado ao projeto e as taxas salariais dos funcionários envolvidos.

Monitoramento da produtividade e carga de trabalho dos funcionários

O esgotamento profissional é outro problema bastante difundido e também está diretamente relacionado ao planejamento e ao monitoramento do projeto. Se uma pessoa estiver trabalhando empenhadamente 8 horas por dia, existe a ideia de que não importa exatamente o que ela está fazendo. Mas, na realidade, é importante reconhecer que ficar trocando de tarefas exige esforço máximo por parte do cérebro. Os funcionários precisam dissipar as informações de um projeto e depois focar em outro. E isso tem de ser feito rapidamente, pois subconscientemente encaramos uma "troca" desse tipo como uma atividade improdutiva, que não nos coloca mais próximos de resolver o problema.

Quanto mais trocas dessas acontecem durante o dia de trabalho, mais rápido o estresse geral aumenta. Um exemplo significativo é um dos nossos clientes, uma empresa do setor high-tech, em que um dos analistas de sistemas teve subitamente um esgotamento, apesar de as condições externas parecerem favoráveis. Tudo parecia estar funcionando, segundo os relatórios: a produtividade dele era ligeiramente acima da média para o seu cargo, estava cumprindo as tarefas, mas seus colegas com os mesmos indicadores continuavam trabalhando tranquilamente, ao passo que esse especialista ficou exausto no final do trimestre.

Os gerentes investigaram detalhadamente a situação e descobriram que, apesar de os analistas de sistema médios da empresa liderarem de 2 a 3 projetos, essa pessoa era responsável por 11! Ele tinha de ficar alternando constantemente entre tarefas totalmente diferentes enquanto tentava manter sua produtividade elevada, o que o deixou sobrecarregado e esgotado.

Carga de trabalho dos funcionários

Para assegurar que os nossos clientes não tenham problemas desse tipo, desenvolvemos o recurso Carga de Trabalho dos Funcionários:

Esse relatório tem como base um algoritmo personalizado que leva em consideração:

• o número de horas de trabalho do funcionário;
• sua produtividade geral;
• o número de projetos e tarefas em desenvolvimento.

Assim, você pode conferir um indicador detalhado que mostra o grau de atividade de cada funcionário da sua empresa. É muito útil na hora de distribuir novas tarefas, já que você pode ver rapidamente a quem atribuir mais projetos e a quem deve evitar agregar tarefas.

Análise de produtividade

Esse recurso pode ser visto como algo normal em nosso software - mas com uma pequena exceção, aliás, duas. A produtividade na guia "Projetos" será avaliada somente no contexto do trabalho de um funcionário que estiver envolvido em projetos. Se quiser saber a produtividade geral de um funcionário, consulte os relatórios já existentes no software (os quais, inclusive, atualizaremos de forma significativa em breve).

Páginas web e aplicativos

Ao trabalhar em projetos, um ponto importante é identificar quais páginas web e aplicativos os funcionários utilizam ao executar suas tarefas. Você pode monitorar isso na guia homônima.

Monitoramento da participação dos funcionários em projetos

Uma das coisas mais incômodas e improdutivas no gerenciamento de projetos são os relatórios que os funcionários precisam preencher. É verdade, o gerente (ou o cliente, caso o trabalho esteja sendo feito para um cliente externo) precisa saber quais funcionários trabalharam no quê e por quanto tempo, mas a abordagem manual dessa tarefa está ultrapassada:

1. Cada relatório preenchido pelos funcionários é tempo faturável que eles poderiam ter gasto em tarefas mais importantes. Afinal, escrever relatórios não gera lucro para a empresa.
2. Esses relatórios raramente são rigorosos. As pessoas costumam cometer erros: avaliam incorretamente o tempo que investiram em uma tarefa, esquecem alguns pormenores ou mentem, falseando os dados a seu favor.

Oferecemos uma abordagem totalmente automatizada. Não existem temporizadores com botões dizendo "Essa é a hora em que comecei o trabalho no projeto" ou "Essa é a hora em que terminei o trabalho". Vamos ser honestos - poucas pessoas clicam nesses botões de forma consistente e em tempo oportuno. Também não temos planilhas do Excel repletas de dados de relatórios. Em vez disso, será gerado um mapa de atividades detalhado para cada funcionário:

Basta arrastar & soltar uma tarefa da lista de projetos principal para uma atividade específica, fazendo com que ela seja conectada a esse intervalo horário. É mais rápido, muito mais cômodo, visualmente atrativo e preciso. Ao mesmo tempo, mesmo que um funcionário esqueça de associar um determinado ponto no tempo aos seus projetos, você verá ainda a atividade propriamente dita e só precisará fazer perguntas para esclarecer a situação.

De intensidade do trabalho e configuração do limite de inatividade

Estamos trabalhando também para melhorar a abordagem do Kickidler à análise de produtividade. Em especial, você poderá em breve personalizar o limite temporal após o qual a inatividade de um funcionário no computador equivale a inércia: antes era 1 segundo, agora você pode escolher entre 1, 2, 3 ou 5 minutos.

Por outro lado, não abrimos mão do registro segundo a segundo das horas de trabalho, mas agora teremos um novo indicador: "intensidade". Com a ajuda dele, é possível avaliar a atividade do funcionário a curto prazo, enquanto a "inatividade" apresentará uma perspetiva mais adequada de todo o dia de trabalho.

Controle de tempo abrangente

As novas ferramentas de monitoramento de projetos podem ajudar você na análise detalhada de como seus funcionários utilizam o tempo, mas precisamos ser realistas: você nem sempre precisa de toda essa minúcia. A funcionalidade básica do Kickidler é ótima para o monitoramento diário e rotineiro:

• Os gráficos de rastreamento de tempo exibem os períodos de atividade e inatividade dos seus funcionários (você pode criar um histórico para um só funcionário, um grupo de especialistas ou toda a organização);
• Os resumos das atividades dos funcionários em diferentes aplicativos permitirão que você monitore quais sites e aplicativos as pessoas usam com mais frequência e para que fins;
• A gravação em vídeo da tela permite verificar o que uma pessoa estava fazendo exatamente em um determinado momento.

O monitoramento cômodo em todos os níveis é uma das principais vantagens do Kickidler! Você pode sempre escolher entre verificar rapidamente o panorama geral ou obter mais detalhes, incluindo um mapa completo do dia de trabalho de um funcionário específico.

Branding da interface

Outro novo recurso é a possibilidade de personalizar a interface do módulo de funcionários Kickidler segundo o estilo corporativo da sua empresa (por exemplo, adicionando seu logotipo). Assim, seus funcionários poderão ver um aplicativo relacionado diretamente com a sua organização, em vez de um software Kickidler externo. Do ponto de vista psicológico, isso facilita o processo de transição da sua equipe para a utilização do software de monitoramento, mantendo um ambiente de trabalho confortável e familiar.

Teste o nosso software e melhore o monitoramento de projetos da sua organização!

Monitoramento de Projetos Kickidler - um patamar inédito no monitoramento de projetos e tarefas!

Software de monitoramento de funcionários Kickidler.