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Introdução

Você instalou o software de monitoramento de funcionários Kickidler, e quer saber como começar a trabalhar com as diferentes ferramentas do software.

O sistema de contabilização do tempo de trabalho Kickidler irá facilitar e automatizar o seu trabalho de gerenciamento de funcionários, aumentar a produtividade dos seus trabalhadores e defender o seu negócio contra vazamentos de informações confidenciais.

Ao seguir as seguintes instruções você pode rapidamente começar a utilizar o Kickidler de forma eficaz!

Esse guia é dividido em duas partes, na primeira você verá como configurar as funções do programa para conseguir trabalhar com ele de forma mais eficaz. Na segunda parte nós explicaremos o workflow do programa. Esse guia vai ser constantemente aprimorado com mais instruções e dicas de uso, por isso recomendamos que você o adicione aos seus favoritos.


Parte I. Configurando o programa


Começando a trabalhar com a Kickidler

Antes de começar a configurar o seu programa certifique-se de que todos os componentes estão devidamente instalados. Caso você tenha algum erro durante a instalação você pode conferir o nosso FAQ.

Os dois componentes principais do Kickidler, nos quais a maior parte da configuração e da monitoração acontecem são o Viewer e a Web Interface do Servidor Central.

No Viewer você pode ver as telas dos PCs dos funcionários em tempo real, tanto quanto ver o histórico de ações dos funcionários, controlar as violações e ver os relatórios básicos: Relatório de tempo, Relatório de  produtividade, Relatório de dinámica. Você também pode controlar o PC do seu funcionário tanto quanto ver as teclas apertadas no teclado do funcionário. Para acessar o Viewer é necessário clicar no atalho criado automaticamente no seu desktop.

Na Web Interface do Servidor Central, é feita a maior parte da configuração do programa e lá você pode gerar relatórios detalhados e automáticos: Relatório “Detalhes do Dia”, Relatório tempo de trabalho, Tabela de tempo de trabalho, Ranking dos funcionários, Relatório de aplicativos. Para acessar a Web Interface é necessário seguir as instruções deste guia.

Uma outra parte do programa que vale a pena considerar é o Gabinete do Usuário. Através do qual você pode comprar licenças, acessar a sua chave de ativação tanto quanto escolher o seu servidor central. 

Para começar a trabalhar com o programa abra o Viewer. Mais informações sobre como navegar no Viewer você pode ler aqui.

Criando a Árvore da organização

Na aba “Monitoramento” do Viewer você verá uma tabela de monitoramento onde é possível visualizar os computadores de todos os funcionários da sua empresa que tem o Grabber instalado no PC. Caso a sua empresa use o serviço de Active Directory, a árvore da organização será criada automaticamente.

Caso a sua empresa não utilize o Active Directory, será necessário fazer essa configuração manualmente. Por definição (Caso você não tenha AD) todos os funcionários são adicionados com o nome do seu computador. Para o seu conforto recomendamos editar o nome do funcionário - colocando o seu nome real, e também criar uma estrutura organizacional adicionando todos os funcionários aos seus respectivos departamentos. É mais intuitivo acompanhar o desempenho da Ana Borges do departamento de Marketing do que do   “DESKTOP-2NK8RIP”.

Para editar o nome dos seus funcionários e criar os departamentos da sua empresa você tem que acessar a Web Interface do Servidor Central Kickidler. 

Uma vez dentro da Web Interface você precisará acessar o painel “Funcionários” no menu lateral. 

Na aba “Árvore da Organização” você pode editar, adicionar e excluir departamentos e funcionários. Você também pode redistribuir departamentos e funcionários clicando nos funcionários ou departamentos e os arrastando até o local desejado dentro da árvore da organização.

Você também pode redistribuir os funcionários e departamentos através do botão “Mudar Departamento”.

Na aba «Sessões» você pode configurar o link entre os Grabbers instalados e os seus funcionários. Isso é útil para quando um funcionário trabalha com diferentes computadores ou quando diferentes funcionários trabalham em um só computador. O programa permite que você controle todas as diferentes “sessões” de diferentes formas. Você pode tanto linkar um funcionário à diferentes computadores quanto vários funcionários a um computador.

Arvore da organização

Por exemplo: um dos seus funcionários trabalha um certo período no escritório e um certo período em casa. Para que o nosso programa contabilize o trabalho dele no seu computador pessoal em casa é necessário que o funcionário tenha os dois computadores linkados dentro da Web Interface. Nosso programa irá contabilizar o trabalho do funcionário nesses dois computadores e é possível ainda desligar o monitoramento fora das horas de trabalho garantindo a privacidade do funcionário. Esta função é muito útil para contabilizar todo trabalho dos seus funcionários.

Na aba “gerenciamento de Viewers” você pode atribuir qual Viewer é responsável pelo monitoramento de quais funcionários. Essa função é útil para quando na sua empresa você tem diferentes gerentes de diferentes departamentos.

Configurando o Calendário de Trabalho

Ainda na seção «Funcionários», nós podemos configurar o calendário de trabalho de departamentos inteiros ou de funcionários individuais.​​​​​​

Сlique na aba “Calendário” para acessar o calendário de trabalho dos seus funcionários. Aqui você pode criar um calendário flexível para cada funcionário com diferentes pausas para almoço. No calendário é possível também contabilizar faltas, viagens de trabalho, licenças médicas e férias.

Você pode configurar o calendário de trabalho de cada funcionário individual tanto quanto criar um calendário comum para todos os funcionários da empresa ou de um departamento. A configuração do calendário é intuitiva.

A partir dessas configurações o sistema irá contabilizar o tempo de trabalho do funcionário em relação ao seu calendário de trabalho gerando então um relatório de desempenho compreensível.

O resultado dessa interação pode ser observada no Viewer ou na Web Interface, através dos diferentes relatórios. Você também pode configurar para que os relatórios sejam enviados no seu email em formato Excel. 

Configurar corretamente o calendário de trabalho de trabalho da sua empresa é essencial para conseguir relatórios precisos sobre o desempenho dos seus funcionários.

Caso o contrário um funcionário que saiu em viagem de trabalho ou por licença médica será contabilizado como menos produtivo devido ao fato que o calendário não foi corretamente configurado.

Configurando a produtividade dos aplicativos

Na seção «Funcionários» existe ainda mais uma aba - «Produtividade». Nesta aba você pode configurar diferentes tipos de critérios de produtividade para os aplicativos e páginas da web acessados na sua empresa. Isso permite que você personalize os seus relatórios deixando eles mais completos.

Para ver quais são os sites e programas mais utilizados na sua empresa, nós recomendamos acessar o Relatório de tempo, disponível através do Viewer ou da Web Interface. A partir disso você pode pode configurar a produtividade dos aplicativos utilizados pelos seus funcionários.

Nós recomendamos configurar os critérios de produtividade depois de uma semana de uso. Dessa forma você consegue ter certeza sobre quais aplicativos e páginas da web são acessados na empresa, e se eles são produtivos ou não. Recomendamos também atualizar a lista de aplicativos ao menos uma vez por mês para adicionar páginas e aplicativos novos.

Caso você esteja em um período de teste do produto sinta-se à vontade para editar os critérios de produtividade logo depois do primeiro dia de teste.

E como customizar esses critérios? Se o aplicativo utilizado é utilizado para o trabalho então você marca ele como “produtivo”, se não “improdutivo”, e caso o aplicativo for utilizado tanto para o trabalho quanto para outros propósitos então marque ele como “neutro”. 

Por exemplo, um site de busca de trabalho pode ser considerado produtivo para um gerente de RH, mas para um funcionário de um outro departamento não. O google pode ser utilizado tanto para o trabalho tanto quanto não então é melhor configurá lo como neutro. 

O nosso programa já vem com uma lista de 700 programas e websites já categorizados, por tanto você precisa somente adicionar os websites e programas específicos para a sua empresa.

Você pode customizar os critérios de avaliação individualmente para cada funcionário ou criar avaliações gerais - para todos os funcionários da empresa ou de um departamento. Através do sistema de hierarquia da árvore da organização funcionários e departamentos herdam esses critérios dos departamentos dos quais eles pertencem na árvore. É possível também configurar um funcionário para que ele receba parte dos critérios de avaliação de um departamento e parte de outro.

Caso um funcionário acesse uma página ou use um aplicativo para o qual não existe um critério de avaliação isso será exibido nos relatórios como “sem categoria”.

Configurando o sistema de violações

Antes de começar a editar essa ferramenta vamos reforçar o que são “violações” no contexto do nosso programa. Violações são ação indesejadas feitas pelos funcionários e detectadas pelo nosso sistema de filtros. Por exemplo: um funcionário entrando em um site, abrindo um arquivo ou um programa indesejado.

Violações podem ser sites de busca de trabalho, sites de apostas, redes sociais, sites inapropriados para o espaço de trabalho, etc. Tudo que for considerado impróprio de acordo com as regras da sua empresa pode ser configurado como uma violação dentro do aplicativo Kickidler.

O nosso sistema detecta violações de acordo com três critérios: o endereço url do website, ou através de uma palavra chave no endereço ou no cabeçalho; o nome do executável de um programa aberto pelo funcionário, ou através de uma palavra chave no cabeçalho do arquivo.

É importante lembrar que você pode configurar uma violação para uma página da web tanto pelo endereço URL ou por uma palavra-chave contida no endereço. Por exemplo, se definirmos uma violação como “https://forum.ixbt.com/topic.cgi?id=96 : 1455-2” o sistema de filtros de violações só funcionará se um funcionário acessar este endereço URL específico. O mesmo vale para cabeçalhos de arquivos ou páginas. 

O nosso programa permite que você crie uma lista de palavras chave para uma violação. Por exemplo o programa vem com uma violação chamada “Babes”, que é acionada quando um funcionário abre um site que contém uma das palavras: “beleza”, “unha”, “cabelo”, “máscara”, “creme”, “manicure ”, “pedicure”, “joalheiro”, etc.

Através do nosso sistema de violações você pode tanto ver em tempo real quais funcionários estão quebrando as regras do trabalho através de alertas na secção “Rastreamento” do Viewer, quanto conferir depois essa informação no “Histórico” em um gráfico interativo e completo.

Na segunda parte deste guia vamos explicar mais a fundo como trabalhar com essa ferramenta. Por agora, vamos somente lidar com a configuração.

Para configurar o sistema de violações é necessário clicar no menu lateral e debaixo da seção “Parâmetros dos Relatórios” você verá o botão “Violações”, clique nele para acessar o menu de controle de violações.

Na tela a sua frente você verá uma lista com todas as diferentes violações, é importante se familiarizar com elas. 

Desligar, deletar ou editar uma violação da lista você pode fazer clicando no respectivo botão à direita.

Na parte superior da janela você também verá um botão “Adicionar Violação”

Clique neste botão para criar a sua própria violação. Otimizando ainda mais a eficiência da Kickidler para a sua empresa!

Tenha em mente que uma vez criada, uma violação não é automaticamente atribuída ao sistema de monitoração de departamentos e funcionários.

Para ativar a contabilização dessa violação é necessário entrar dentro do Viewer, na aba “Monitoramento” e abrir a aba “Violações”. 

No menu que se abrirá ative a sua violação para todos os funcionários clicando nela com o seu mouse ou arraste ela para um funcionário específico - ativando essa violação somente para ele.

Sua violação agora será contabilizada durante o monitoramento e você conseguirá ver em tempo real ou no “Histórico” caso qualquer funcionário esteja acessando uma página da web ou programa que tenha os critérios da sua violação. 

Você pode conferir todas as violações em um gráfico interativo e muito mais informações clicando na tela do usuário na janela de “Monitoramento” isso irá abrir um menu de monitoramento do funcionário onde você pode conferir não somente as violações mas também os programas abertos e o key-logger.

Para conferir as violações do funcionário clique na aba “Violações” 

Neste “Histograma de violações” você pode ver todas as violações cometidas pelo funcionário. Quanto mais grossa for a barra maior a frequência que o funcionário cometeu está violação.

Você também pode conferir as violações no “Histórico” do Viewer. Para isso você precisa clicar no botão, debaixo do feed de vídeo do “Histórico”

Configurando a gravação em vídeo dos monitores dos funcionários

Como você provavelmente já sabe, nosso programa registra o histórico de ações de funcionários em vídeo. Você pode configurar o período de armazenamento desse vídeo, assim como a velocidade de gravação do vídeo, em quadros por segundo. Você pode ajustar essa velocidade de acordo com as suas necessidades. Caso necessário você pode diminuir a velocidade de gravação, economizando espaço no seu computador.

Para configurar o armazenamento do vídeo, vá para a seção "Componentes e coordenação" na Web Interface do Servidor Central. 

Selecione o servidor que você quiser editar (clique na caixinha do lado do ID do servidor) e edite os parâmetros à sua preferência.

Você pode editar o período de armazenamento do vídeo, o período de armazenamento dos dados do histórico, a velocidade de gravação do vídeo e a velocidade de transferência do cache. (Quão rápido os dados são transferidos do Grabber para o Servidor, em caso de uma interrupção na conexão).

Tenha em mente que o armazenamento do vídeo de um dia de um funcionário com uma velocidade de 60 quadros por minuto ocupa de 1,2 a 2 GB no servidor.

Caso você não queria que os vídeo fique armazenado no servidor coloque “0” como o período de armazenamento do vídeo.

A propósito, você pode exportar os vídeos armazenados em formato Webm, que é suportado pela maioria dos vídeo players. Para fazer isso abra a seção "Histórico" no Viewer e clique no botão "Vídeo" no canto inferior esquerdo. Novamente, caso você queria que o arquivo pese menos, você pode ajustar a qualidade e a velocidade.

Configurando o envio automático de relatórios por email

Caso necessário, você pode configurar para receber relatórios automaticamente no seu email. Os relatórios serão enviados em formato Excel no horário e com a frequência que você desejar. Você pode configurar o envio de relatórios na Web interface do Servidor Central. Clique no menu lateral em Parâmetros dos relatórios => Envio de relatórios.

Essa função é extremamente útil caso você não tenha acesso ao seu computador, ou a Web Interface do Servidor Central. Assim você pode acompanhar o desempenho e a produtividade dos seus funcionários mesmo à distância.

Além do mais esta função pode automatizar a criação de relatórios, facilitando ainda mais o trabalho de gerenciamento dos seus funcionários. Você pode, por exemplo, automaticamente gerar um relatório de tempo de trabalho no final de cada mês para cada funcionário e enviar para o email deste funcionário - para que ele mesmo acompanhe a sua produtividade no trabalho.

Caso você queira você também pode motivar os seus funcionários a serem mais produtivos, enviando um relatório de “Ranking dos funcionários” toda semana para todos os seus funcionários.

Siga todas as recomendações acima e o sua experiência com a Kickidler ficará ainda melhor!

  • Preencha o formulário e receba um convite por e-mail
  • A chave é válido durante 30 dias.
  • O termo da prova livre é 7 dias.
  • Tenha uso total do programa por uma semana
  • Monitore o trabalho de até 6 funcionários