Um guia rápido com exemplos de soluções para o monitoramento de funcionários

Os vários tipos de software de monitoramento de funcionários têm crescido recentemente e penetrado em diversos processos comerciais. Temos consciência de que, por vezes, pode parecer bastante intimidante ter de escolher entre tanta diversidade de ofertas no mercado.

Por esse motivo, analisaremos hoje mais de perto os exemplos de ferramentas de monitoramento de funcionários e veremos como seus recursos e os dados coletados podem ser usados para melhorar a produtividade, aumentar o compromisso dos funcionários e, em geral, promover o desenvolvimento comercial.

O Que É Um Software de Monitoramento de Funcionários

Um software de monitoramento de funcionários é, basicamente, uma ferramenta que permite aos empregadores rastrear e monitorar todas as atividades que os funcionários executam em seus PCs durante o horário de expediente. Isso permite que os diretores tenham informações úteis sobre como a equipe utiliza seu tempo, o que, consequentemente, ajuda a melhorar a eficiência dos funcionários e a garantir o cumprimento das políticas da empresa. Entre os exemplos de utilização do software de monitoramento de funcionários podemos citar o monitoramento da produtividade dos funcionários, a supervisão de trabalhadores que trabalham remotamente, o acompanhamento da assiduidade dos funcionários e a prevenção da fuga de dados confidenciais.

Recursos Mais Importantes no Monitoramento de Funcionários

Se analisarmos o estado atual do mercado, podemos dizer que a oferta de software para o monitoramento de funcionários é muito variada. As soluções de monitoramento de funcionários diferem bastante, já que as diferentes ferramentas de monitoramento do trabalho disponibilizam uma série de recursos distintos. E, ainda que já tenhamos compilado uma lista dos melhores softwares de monitoramento de funcionários de 2024 para facilitar ainda o processo de seleção da opção mais adequada às necessidades específicas de cada empresa, também é interessante examinar alguns dos recursos mais amplos da maioria das soluções nessa categoria.

Apresentamos abaixo os recursos mais significativos das ferramentas que as empresas podem usar em seu benefício:

Controle temporal. A grande maioria das soluções de monitoramento de funcionários para o controle temporal permite monitorar a carga horária dos funcionários para oferecer uma visão geral do tempo que cada funcionário trabalha. Algumas ferramentas também podem exibir períodos de inatividade e o tempo gasto em atividades consideradas improdutivas.
Análise de produtividade. São gerados relatórios de produtividade individual e coletiva, destacando os pontos fortes e os entraves nos processos da empresa.
Monitoramento da atividade do usuário. O software de monitoramento da atividade do usuário (ENG) contribui para rastrear todas as atividades do usuário nos dispositivos da empresa, o que inclui os aplicativos e sites acessados pelos funcionários, monitorando também a comunicação entre eles por email e aplicativos de mensagens para identificar possíveis distrações e compreender os hábitos de trabalho.
Gerenciamento de projetos. Idealmente, as soluções de monitoramento de funcionários e gerenciamento de projetos devem trabalhar em conjunto, permitindo que as empresas tornem suas operações o mais transparentes possível e melhorem os processos de gerenciamento de projetos.
Alertas e notificações. A maioria das soluções de software de monitoramento de funcionários permite aos gerentes configurar alertas em tempo real para certas atividades, por exemplo o acesso a sites restritos ou períodos prolongados de inatividade.
Gravação e capturas de tela. Algumas opções de monitoramento de funcionários incluem a opção de registrar atividades na tela em tempo real para que os processos operacionais possam ser analisados de maneira mais minuciosa. Contudo, precisamos ter certeza de que esse recurso pode usado, tendo em conta a privacidade dos funcionários.
Prevenção contra perda de dados. As ferramentas de monitoramento de funcionários dotadas de módulos destinados à prevenção de perda de dados ajudam os gerentes a garantir que os dados confidenciais da empresa permaneçam seguros e evitem transferências ou vazamentos de dados sem autorização.

Vantagens da Utilização de Software de Monitoramento de Funcionários: Casos de Clientes

As estatísticas de monitoramento de funcionários mostram com clareza que essas ferramentas estão aumentando sua popularidade. Mas quais são as vantagens para as empresas?

Maior produtividade da equipe

A perda de tempo é algo normal em qualquer escritório, e se tornou ainda mais frequente no contexto do trabalho remoto. Todo tempo desperdiçado ou gasto em tarefas que não estão relacionadas ao trabalho representa uma perda financeira para a empresa.

As reuniões podem ser usadas como exemplo dessa queda. Um estudo da HBR revelou que 65% dos diretores consideram que as reuniões são o principal fator que os impede de concluir seu próprio trabalho. 71% dessas reuniões foram consideradas improdutivas ou pouco eficientes. Sem um monitoramento preciso do tempo e da produtividade, é difícil saber a origem dessas ineficiências.

Imaginemos que um gerente nota que um funcionário sempre se atrasa em seus prazos. Com um software de monitoramento de funcionários, seria possível identificar se a pessoa se distrai com frequência assistindo a seriados de TV durante o horário de trabalho. Após identificar essa situação, o gerente poderia implementar novas políticas para limitar o uso de websites improdutivos durante o horário de trabalho.
Aumento da eficiência dos funcionários remotos

As soluções de monitoramento de funcionários com rastreamento horário e recursos para medir a produtividade também podem ser usadas para monitorar e avaliar o desempenho de funcionários remotos.

A título de exemplo, nós escrevemos um artigo específico para mostrar como o monitoramento é encarado do ponto de vista de um funcionário remoto. Com base em nossa investigação, descobrimos que as ferramentas de monitoramento exercem uma função disciplinadora sobre os funcionários e introduzem um elemento lúdico, o que os motiva a trabalhar mais.
Redução da supervisão e do microgerenciamento

As ferramentas de monitoramento de funcionários contribuem para a redução da supervisão.

Em primeiro lugar, a probabilidade de os funcionários perderem tempo em atividades não relacionadas com o trabalho é muito menor quando estão cientes de que estão sendo monitorados. Em segundo, quando as ferramentas de monitoramento são implementadas, a necessidade de os gerentes perguntaram aos funcionários sobre o que estão fazendo exatamente deixará de existir, já que os diretores poderão verificar os relatórios e ver aquilo em que as pessoas estão trabalhando e a sua produtividade.

Já mostrámos anteriormente um exemplo de como uma grande companhia de seguros conseguiu estabelecer o monitoramento de 1200 computadores, quer do ponto de vista técnico, quer do ponto de vista organizacional. Um software de monitoramento de funcionários adequadamente configurado faz com que os gerentes parem de desperdiçar sua disponibilidade com supervisão e, em vez disso, invistam esse tempo em atividades mais importantes, como planejamento, estratégia, treinamento e muito mais.
Melhoria nos relatórios

As ferramentas de monitoramento de funcionários geram relatórios aprofundados sobre as atividades de cada funcionário e da equipe, apresentando visões detalhadas e sofisticadas sobre o que está acontecendo em qualquer momento do dia de trabalho.

Esse software mostra também informações baseadas em dados a respeito de processos ineficientes e ajuda os gerentes a tomar decisões e a descobrir como otimizar os processos de negócios.

Por exemplo, os recursos abrangentes de monitoramento mostram quando os funcionários aceitam pedidos de terceiros no horário de trabalho remunerado, agindo como freelancers e prejudicando a eficácia da empresa.
Processos de trabalho mais transparentes

O software de monitoramento de funcionários, quando utilizado com responsabilidade, é um recurso importante para qualquer empresa, pois disponibiliza inúmeras informações sobre todos os processos internos da empresa.

O software de monitoramento pode até ajudar a identificar comportamentos impróprios no trabalho, acabando com situações de assédio no escritório e servindo como argumento decisivo em qualquer situação mais complicada.
Melhor distribuição do trabalho

É muito difícil para os gerentes calcular com precisão o tempo necessário para concluir uma tarefa. E, quando as empresas não têm dados concretos, a divisão do trabalho é baseada em estimativas bastante incertas.

As ferramentas de monitoramento solucionam esse problema com base em informações detalhadas sobre os processos internos da equipe. É mais fácil para os gerentes redistribuir tarefas quando constatam que alguns funcionários estão muito mais sobrecarregados do que outros.

Também é possível usar vários recursos dessas ferramentas para identificar os funcionários que tentam manipular o software de monitoramento para ocultar suas atividades improdutivas.

Além disso, a distribuição proporcional e igualitária do trabalho produz uma sensação de justiça e transparência, melhorando a satisfação geral dos funcionários.
Maior segurança de s dados

Qualquer software de monitoramento abrangente foi desenvolvido para proteger as redes, os sistemas e os dispositivos da empresa contra várias ameaças, disponibilizando recursos como criptografia de dados, deteção de ameaças ou proteção contra malware.

Com essas ferramentas, as empresas podem eliminar possíveis acessos indevidos aos dados, evitar ataques cibernéticos e identificar comportamentos fraudulentos por parte dos funcionários.
Maior comprometimento dos funcionários

O software de monitoramento de funcionários contribui para melhorar o compromisso da equipe, reduzindo a supervisão e melhorando sua produtividade.

Contanto que os prazos sejam respeitados e os padrões de qualidade sejam mantidos, os gerentes não precisam verificar uma infinidade de análises e relatórios para garantir que os especialistas estão efetivamente ocupados com o trabalho em vez de, por exemplo, desperdiçar horas pagas navegando nas redes sociais.

Isso também é útil para flagrar funcionários que tentam simular alguma atividade em seus PCs de trabalho, aparentando estar ocupados com algo produtivo, quando, na realidade, estão cuidando de seus assuntos pessoais.