Controlar apenas por controlar não é bom. Qual a melhor forma de supervisionar funcionários?

Este artigo vai dizer o que é o controle dos funcionários, quais são os problemas que ele resolve, o que acontece quando você não controla seus colaboradores, qual é o perigo da microgestão e quais são os sete princípios de controle de pessoal hoje em dia.

A principal tarefa de qualquer gestor pode ser facilmente resumida – a empresa tem que operar da forma mais eficiente possível. Como se atinge esse objetivo? Facilmente – através do trabalho em estreita colaboração com os funcionários, já que o seu negócio é todo sobre as pessoas envolvidas nele. Então vamos falar sobre como os gerentes podem supervisionar seus funcionários. A primeira coisa que precisamos abordar é essa questão crucial:

Em primeiro lugar, o controle dos funcionários é necessário?

Hoje em dia, sistemas como Agile, Scrum e outros métodos de organização de trabalho são bastante utilizados. Estamos nos afastando da hierarquia de gestão tradicional e caminhando em direção a sistemas horizontalmente orientados. Essas abordagens são ótimas, mas é sua popularidade que está associada a um dos principais erros da gestão atual.

O 11º Princípio da Agile – uma parte do manifesto da Agile que revela o conceito central da metodologia – diz o seguinte: "As melhores arquiteturas, requisitos e projetos emergem de equipes auto-organizadas". É nesse ponto que muitos gestores que estão apenas começando com sistemas Agile percebem como "não há necessidade de controlar os funcionários".

Na verdade, obviamente não é o caso. É essencial que as equipes se auto-organizem e que os membros da equipe realizem o automonitoramento. Portanto, o objetivo do gestor é criar oportunidades para que seus colaboradores implementem esse automonitoramento de forma perfeita. Além disso, moldar a motivação (Princípio 5 do mesmo manifesto) e ter uma comunicação diária próxima de desenvolvedores com empresários (Princípio 4) também pode ser considerado um tipo de monitoramento, embora bem menos óbvio.

Desta forma, controlar seus funcionários é uma necessidade, independentemente de quão flexível sua abordagem seja. Logo, se as abordagens tradicionais estão mais próximas da sua forma de trabalho, o monitoramento se torna sua principal ferramenta de gestão.

O que acontece sem o controle dos funcionários?

Francamente, nada de positivo pode resultar dessa situação. As consequências potenciais são as seguintes:

Os funcionários vão parar de trabalhar

O resultado mais óbvio e comum pode ser resumido em uma única frase – quando o gato está fora, os ratos fazem a festa. A ideia de "armazenamento calórico" está enraizada em todos nós – se uma tarefa pode ser ignorada, estamos realmente tentados a adiar. E assim que os gestores param de acompanhar a situação, as coisas começam a desmoronar dentro da empresa: as pessoas começam a procrastinar e perder a motivação.

Claro, há sempre funcionários altamente motivados que trabalham perfeitamente bem sem qualquer controle externo. O problema é que eles não são a totalidade da sua equipe. Um princípio simples se aplica aqui – uma vez que você negligencia o monitoramento dos funcionários, a eficiência começa a diminuir.

Você não vai notar pessoas que não estão entregando o seu melhor

A procrastinação é a mais proeminente, embora não seja de forma alguma o único problema que decorre da falta de acompanhamento dos funcionários. A segunda dificuldade que você certamente encontrará é uma compreensão fraca das capacidades de seus subordinados.

Vamos dar uma olhada em situações típicas:

1. Você contratou alguém que se saiu bem em uma entrevista. Mas uma vez que ele assumiu tarefas reais, você descobriu que ele não estava preparado devido à falta de habilidades necessárias;
2. Você promoveu um subordinado (ou deu a ele um projeto que era mais complexo do que o habitual), e ele não está dando conta de suas novas responsabilidades;
3. Um funcionário sempre esteve trabalhando bem, mas algo aconteceu em sua vida e a qualidade de seu trabalho junto com sua produtividade caiu.

Quando você não faz a supervisão direta do seu pessoal, você só vai perceber todos esses problemas no final do processo, seja por um projeto malfeito, um produto defeituoso etc.

Você não vai identificar os gerentes que estão falhando

O controle vertical mais comum é assim: CEO – chefes de departamento – subordinados. Nessa cadeia vertical, os principais gestores geralmente sabem sobre funcionários regulares apenas as coisas que os gerentes intermediários lhes dizem em relatórios, memorandos de escritório etc.

O problema neste caso é óbvio. O chefe do departamento pode:

1. Esconder algo intencionalmente, para que o desempenho de seu departamento fique bem no papel e ele receba um bônus pessoal;
2. Demitir ou causar demissão de funcionários que sejam benéficos para a empresa – sem motivos objetivos para tal comportamento;
3. Deixar passar algo – devido à mera negligência ou falta de habilidades de liderança.

A capacidade de obter informações sobre todos os colaboradores não através de um mediador, mas com a ajuda de um sistema que tenha um bom desempenho no monitoramento dos funcionários, evitará os problemas acima mencionados.

Como exatamente o controle dos funcionários resolve esses problemas?

O monitoramento adequado dos funcionários inclui:

1. Consciência. Você será totalmente informado sobre cada um de seus funcionários. Quão bem eles estão se saindo? Eles são adequados para promoção ou um cargo de supervisão? Eles estão sabotando a empresa (simplesmente por negligência e sua procrastinação geral ou com intenção maliciosa)?
2. Motivação. O monitoramento garante que os sucessos de seus funcionários não passem despercebidos. Ao destacar as conquistas de seus colaboradores, você fortalece sua lealdade à organização e promove seu desejo de atuar no seu melhor;
3. Disciplina. O mero conhecimento de que o gestor está em contato com as negociações dentro da empresa é um poderoso incentivo para os subordinados. Os colaboradores precisam perceber que a qualidade de seu trabalho afeta diretamente os resultados que receberão, seja um bônus financeiro ou algum tipo de consequências negativas;

No entanto, é importante entender que somente a supervisão devidamente organizada proporciona todos esses benefícios.

5 erros que os gestores cometem enquanto supervisionam seus funcionários

Por mais eficaz e competente que seja o monitoramento dos subordinados, o monitoramento inadequado é igualmente destrutivo para a empresa. Os problemas mais comuns são os seguintes:

Supervisão punitiva

Também pode ser descrito como "só enxergar o lado ruim da coisa". É típico de uma situação em que o supervisor se concentra nos erros e deficiências de seus subordinados, desconsiderando completamente seus sucessos. Infelizmente, esse sistema de incentivos materiais é estabelecido em muitas organizações:

1. Você chegou tarde? Vamos descontar. Você estava no trabalho depois do horário de expediente? Bom para você, você se preocupa com o futuro da empresa (na verdade, se seus funcionários têm que fazer horas extras, é um sinal muito ruim – provavelmente, você tem problemas com alocação de tarefas e gerenciamento de tempo);
2. Você não apresentou um projeto a tempo? Sem bônus para você. Você fez uma proposta que economizou muito dinheiro para a empresa? Certificado de reconhecimento;
3. Você se distraiu do trabalho por um site de notícias? Repreensão. Você atualizou suas habilidades no tempo livre e superou seu plano? Vamos te dar trabalho extra para fazer.

E a lista continua. Esta forma de abordagem é muito destrutiva, e acaba com a motivação de seus funcionários. Os membros da sua equipe começam a odiar a empresa, sabotam seu sucesso, e assim que a oportunidade surge, eles saem.

Microgestão

Quando um gerente controla cada passo de seus subordinados, nada de bom sai dessa atitude. Um funcionário abriu um site de entretenimento, e ele imediatamente recebe uma ligação de seu supervisor pedindo para olhar alguns documentos. Ou ele pode ser diretamente repreendido: "Com o que exatamente você estava ocupado? Volte ao trabalho!"

Mesmo se você aplicar a microgestão de forma justa recompensando seu time por suas realizações, ter uma vida sob vigilância constante é muito cansativa – nós mesmos conduzimos um experimento correspondente. Seus funcionários não serão capazes de relaxar, eles serão roubados da oportunidade de recarregar as energias entre as tarefas de trabalho (por exemplo, tomar uma xícara de café), e, eventualmente, eles ficarão simplesmente esgotados. Pressão constante não ajuda ninguém.

Todas as coisas que mencionamos acima, no entanto, não significam que você não pode acompanhar cada passo de seus funcionários – você só precisa ter certeza de que eles não notam tal rastreamento. Não há necessidade de reagir a cada ação imediatamente, basta simplesmente levar em conta as informações obtidas ao desenvolver uma estratégia global para o futuro da empresa e a gestão de pessoas.

Controle assimétrico

Ninguém gosta de ser um animal de estimação – e é ainda mais irritante ser o bode expiatório. Um gerente deve permanecer sempre objetivo e imparcial, mas ocorre que, somos todos humanos. Sem uma visão externa da situação, é muito difícil eliminar simpatias e antipatias pessoais.

Se você não resolver esse problema, descobrirá rapidamente que nem todos os funcionários da sua empresa são iguais aos olhos da administração. Você dá bônus a certos funcionários e está pronto para perdoá-los por pequenos erros ao mesmo tempo que você pune severamente outros funcionários pelas mesmas coisas insignificantes.

Este tipo de comportamento pode ser correto? Pode. Por exemplo, em uma situação em que um funcionário que está sempre enrolando e outro que está constantemente mostrando bons resultados cometem o mesmo erro, as consequências para este deslize podem ser diferentes para eles. No entanto, você também precisa ter uma compreensão clara das razões de suas decisões. no primeiro caso, você penalizou não porque se cansou do comportamento de um funcionário, mas por existirem razões objetivas. Já no segundo caso você perdoou o descuido por uma razão específica e não porque você simplesmente gosta da pessoa.

Controle por uma questão de controle

E o último erro é talvez o mais crucial. Em primeiro lugar, você deve sempre se lembrar da razão de você estar fazendo tudo isso. A ação de todos os executivos deve ser destinada a atingir os principais objetivos:

1. Aumento da rentabilidade das operações da empresa;
2. Aumento da atratividade da organização no mercado;
3. Crescimento do negócio etc.

Você não pretende controlar as pessoas só porque você pode. Quando você age de uma certa maneira com um funcionário, quando você supervisiona, incentiva ou repreende, é porque você está procurando uma maneira de melhorar seu desempenho e aumentar os resultados gerais. Então, antes de fazer qualquer coisa, certifique-se de parar por um segundo e pensar sobre as razões. Por que você está fazendo isso? O que fará pela empresa?

Ferramentas modernas de monitoramento (como o Kickidler) dão todas as informações necessárias para gerenciar efetivamente seus subordinados; tudo o que você tem que fazer é usar os dados que você recebe sabiamente. Basicamente, você deve seguir o pilar "não faça mal".

7 princípios de controle adequado dos funcionários

A partir dos insights sobre o que não fazer, podemos articular os princípios básicos do monitoramento efetivo dos funcionários.

Transparência

Cada um de seus funcionários deve estar ciente das seguintes coisas:

1. O fato de que eles estão sendo monitorados;
2. As ferramentas utilizadas para realizar essa tarefa;
3. Indicadores-chave (pontos de controle) para avaliar seu desempenho;
4. As consequências decorrentes da supervisão (bônus/sanções monetárias).

Em outras palavras, você precisa de regulamentações claras – políticas de monitoramento das atividades dos funcionários que especificam todos os aspectos importantes do monitoramento. Preste toda a atenção a este documento. Você precisa garantir que cada funcionário entenda completamente suas condições de trabalho.

Previsibilidade

Este é bem simples – siga os regulamentos. Uma vez criado um sistema de monitoramento de seus funcionários, atenha-se a ele. Isso ajudará a criar uma sensação de estabilidade e segurança, que é vital para a eficiência do trabalho. Nada irrita mais do que um chefe hipócrita que pensa apenas em si mesmo. É por isso que você define as regras do jogo como também as segue.

Isso não significa que os regulamentos não possam ser complementados ou alterados de vez em quando. Tente não mudar as regras do jogo com muita frequência. Mais ênfase deve ser dada ao planejamento.

Objetividade

As regras precisam ser as mesmas para todos, de uma forma ou de outra. Você tem que manter a imparcialidade. Essa é a única maneira de ganhar respeito genuíno de seus subordinados. Ao mesmo tempo, tenha em mente que uma pessoa é sempre tendenciosa, e é por isso que recomendamos o uso de meios objetivos de controle, como módulos de coleta automática de dados sobre a atividade dos funcionários em seus computadores e análise das informações recebidas. Quanto maior for a parte do monitoramento que você automatizar, melhor será o sistema como um todo.

Invisibilidade

A supervisão eficaz é semelhante ao ar – está em toda parte, mas ninguém nota. Você deveria estar ciente de cada movimento de seus subordinados; no entanto, você deve intervir nos processos de trabalho, seja de acordo com um plano pré-determinado (por exemplo, em briefings semanais) ou em situações absolutamente emergenciais.

Eficácia

Os dados dos funcionários sozinhos não lhe dão nada; você deve trabalhar com as informações que você recebe. As áreas problemáticas precisam ser identificadas, e ações para resolvê-las precisam ser pensadas. Você deve identificar especialistas promissores e ajudá-los a perceber seu potencial. E não acaba por aí. Não se limite a uma simples mentalidade de "vamos punir este e recompensar aquele"; olhe para o quadro geral. Dessa forma, você vai tirar o máximo do monitoramento dos funcionários.

Consistência

Uma vez que você começar a supervisionar seus funcionários, mantenha esta supervisão com frequência. Perca a aderência, e todo o sistema entrará em colapso em pouco tempo. É por isso que, coincidentemente, o próximo item da nossa lista é tão importante.

Eficiência

O monitoramento dos funcionários é uma das principais tarefas de qualquer gestor, mas não é de forma alguma a única. Você precisa organizar o sistema de supervisão de tal forma que seja possível obter o resultado máximo com o mínimo de perda de tempo e esforço. Isso nos leva à necessidade de automatizar os processos de monitoramento e gerenciamento.

Automação do monitoramento de funcionários

Todos os funcionários de escritório hoje em dia trabalham em seus computadores, o que significa que tudo o que você precisa fazer é organizar a coleta de dados das coisas que eles fazem em seus PCs. Sistemas automatizados de rastreamento de tempo – como software de monitoramento de funcionários Kickidler – ajuda nisso. Este software:

• Rastreia todas as atividades do computador: 
  • Tempo de início e fim do trabalho;
  • Aplicativos abertos;
  • Tempo gasto em cada aplicativo.
•  Gera automaticamente relatórios individuais e de toda a empresa, analisa a produtividade dos funcionários e gera os gráficos necessários para trabalhar com os dados;
• Permite gravar vídeos da tela de um funcionário ou se conectar ao computador remotamente;
• Mantém registros de teclas;
• Fornece aos funcionários acesso às estatísticas para que eles possam se monitorar sem o envolvimento do gestor, enviando notificações e lembretes.

Todos os módulos são personalizáveis – você não quer Keylogger? Basta desligá-lo. Et Cetera.

Os benefícios dessas soluções:

1. O Kickidler coleta dados abrangentes sobre cada funcionário e os apresenta em um formato fácil de usar – todas as informações estão disponíveis para você em um único clique;
2. O monitoramento é cem por cento objetivo – será fácil para você justificar qualquer uma de suas decisões;
3. Se você o configurar corretamente, você pode criar um sistema onde os funcionários se controlam com a ajuda do Kickidler, e tudo o que você precisa fazer é "monitorar o monitoramento".

Desta forma, esse software economiza uma enorme quantidade de tempo, ajuda você a criar um sistema abrangente e imparcial de monitoramento de pessoal – que é exatamente o que você precisa.

Por que o monitoramento oculto é algo ruim?

Nós chegamos no entendimento de que o monitoramento deve ser discreto, mas, ao mesmo tempo, deve ser transparente. Para colocar de outra forma, você deve ter certeza de dizer aos seus funcionários que você os está monitorando – bem como explicar a eles o que você está monitorando e como eles estão sendo monitorados

Então por que não deveria configurar monitoramento oculto? Três razões principais para reconsiderar tal ideia são: 

1. Você instalou um Keylogger; em seguida, seu funcionário entrou em sua conta pessoal de mídia social a partir do computador de trabalho e mandou uma mensagem para alguém. Embora tenham violado a disciplina do trabalho, você violou o direito à privacidade deles. Sim, se há uma regra em sua empresa de que mensageiros pessoais não são permitidos em dispositivos corporativos, problemas legais podem ser evitados, no entanto, a situação em si é extremamente desagradável. Desmotiva os funcionários, cria conflitos desnecessários e gera desconfiança total dentro da empresa;
2. Você secretamente reuniu informações de seus subordinados, e então expôs descaradamente diante deles. Isto vai ser um choque para o time e vai se tornar uma experiência estressante. A lealdade deles diminuirá drasticamente – e você nem terá os resultados que esperava (aumento da eficiência do trabalho);
3. Você coletou dados secretamente e depois não fez nada com eles – ou, talvez, você fez algumas mudanças, mas discretamente. Sim, pode funcionar, mas há sempre o risco de que o segredo seja exposto, e então tudo que você tem que fazer é olhar para os dois pontos anteriores.

Espionando um funcionário pode ser apropriado se você suspeitar de sabotagem intencional – por exemplo, se você acha que o funcionário vai vazar uma base de dados para um concorrente e depois sair da empresa. Ou se você está 100% confiante de que ninguém nunca vai descobrir sobre o monitoramento secreto. Mesmo assim, recomendamos aderir a uma estratégia de transparência e honestidade; é muito mais eficaz.

Mitos sobre o controle de funcionários

Mito 1: O monitoramento dos empregados é contra a lei

Não é: em praticamente todos os países as leis trabalhistas estipulam que o empregador terá o direito de supervisionar os deveres de trabalho de seus empregados. Portanto, tudo está bem – desde que os colaboradores sejam informados sobre o monitoramento, seja por uma cláusula especial em seus contratos de trabalho ou por uma diretiva da empresa.

Mito 2: Apenas funcionários problemáticos devem ser monitorados

Focando naqueles que não estão tendo um bom desempenho, você está esquecendo duas coisas:
1.    Aqueles que tenham uma boa performance devem ser recompensados. É tão importante quanto impor penalidades àqueles que falharem;
2.    Você recebe informações completas sobre como estão as coisas na empresa apenas observando a equipe como um todo. Dessa forma, será mais fácil para você encontrar novas maneiras de desenvolver processos de negócios.
Portanto, a supervisão parcial é um erro - o monitoramento deve ser abrangente.

Mito 3: Apenas a gestão acha útil o monitoramento dos funcionários 

Na verdade, um sistema de monitoramento de funcionários competentemente organizado é benéfico para os próprios funcionários. Eles recebem feedback objetivo, e um ambiente de trabalho seguro e transparente onde todos se sentem mais confortáveis.

Mito 4: Funcionários reagem negativamente ao controle

Nossa prática mostra que as pessoas reagem negativamente não ao monitoramento em si, mas ao seu uso incorreto. Controle excessivo, microgestão, assimetria – o ressentimento é causado pelas coisas que mencionamos na seção sobre erros gerenciais. Evite esses erros, e tudo será maravilhoso.

Mito 5: Monitorar funcionários é difícil

Isso costumava ser o caso, mas agora os gestores não precisam mais monitorar física e pessoalmente cada um de seus subordinados. Sistemas de monitoramento automatizados cuidarão de tudo, enquanto você será deixado para tomar decisões importantes. Quando se trata de implementar o software de monitoramento de funcionários Kickidler, é ainda mais fácil do que parece – o sistema pode ser instalado e começar a funcionar em apenas alguns dias.

Controle seus funcionários, e você terá a capacidade de gerenciar efetivamente sua empresa. E nós lhe ajudaremos a implementar o monitoramento. Envie um e-mail!