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Garantir um controle eficiente da frequência dos seus funcionários é um dos pilares para manter a produtividade, otimizar a gestão de equipes e garantir o cumprimento das normas trabalhistas.
Afinal, acompanhar de perto os horários de entrada, saída e intervalos não apenas ajuda a evitar atrasos e absenteísmo, mas também assegura uma remuneração justa às horas efetivamente trabalhadas.
E acredite, essa questão impacta diretamente o desempenho das empresas. Um controle de frequência eficiente evita, por exemplo, erros em cálculos de horas trabalhadas que podem levar a processos trabalhistas.
Segundo o portal Folha de São Paulo, em 2024, foram ajuizados 2,117 milhões de novos processos trabalhistas na primeira instância, representando um aumento de 14,1% em relação a 2023, quando foram registrados 1,855 milhão de ações
Mas como garantir que esse processo seja eficiente, sem se tornar um peso burocrático para a equipe? A boa notícia é que existem várias formas de como controlar a frequência de funcionários, desde métodos mais tradicionais até soluções tecnológicas como o Kickidler que automatizam todo o registro e oferecem dados precisos em tempo real.
A legislação trabalhista no Brasil
No Brasil, o controle de frequência dos funcionários não é apenas uma boa prática de gestão, mas uma exigência legal:
De acordo com o artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), empresas com mais de 20 colaboradores são obrigadas a registrar os horários de entrada, saída e intervalos dos seus funcionários. Esse controle tem como principal objetivo garantir a transparência na jornada, evitar abusos e assegurar que os direitos trabalhistas sejam cumpridos.
Então, como controlar a frequência de funcionários na sua empresa? A legislação permite que esse registro seja feito de três formas: manual, mecânica ou eletrônica.
O método mais tradicional é o livro de ponto, onde os funcionários anotam seus horários manualmente. Já o relógio de ponto mecânico faz a marcação em cartões físicos, enquanto os sistemas eletrônicos oferecem um controle mais preciso e automatizado, muitas vezes, utilizando biometria ou softwares integrados.
Além disso, a Portaria 671/2021 do Ministério do Trabalho trouxe novas diretrizes para o Registro Eletrônico de Ponto (REP), regulamentando o uso de sistemas digitais e reforçando a necessidade de armazenamento seguro dos dados.
Dessa forma, as empresas precisam adotar soluções que estejam em conformidade com a lei para evitar problemas trabalhistas e garantir um ambiente de trabalho mais justo.
Como controlar a frequência de funcionários na prática?
Para garantir que a adoção de uma maneira de como controlar a frequência de funcionários seja eficiente e traga benefícios reais para a empresa, é preciso seguir algumas etapas estratégicas.
Necessidades
O primeiro passo é identificar as necessidades específicas do negócio, analisando o tamanho da equipe, a existência de funcionários em regime remoto ou híbrido e os desafios atuais no controle de jornada.
Essa avaliação inicial ajudará a definir quais funcionalidades são indispensáveis na nova ferramenta. Com os requisitos bem estabelecidos, o próximo passo é pesquisar e escolher a solução mais adequada.
Solução
É importante optar por um sistema que seja intuitivo, acessível e compatível com a infraestrutura tecnológica da empresa.
Além disso, vale verificar se a ferramenta permite integração com outros softwares de gestão, como folha de pagamento e monitoramento de produtividade, tornando o processo mais fluido e automatizado. Após a escolha do sistema, a fase de implementação e testes é o próximo passo.
Testes e comunicação
Antes de aplicar a solução para toda a equipe, é recomendável realizar testes com um pequeno grupo de funcionários para ajustar eventuais falhas e garantir que o sistema esteja funcionando conforme o esperado.
Esse período de adaptação permite detectar dificuldades e corrigir problemas antes da adoção completa. Por fim, a comunicação com os colaboradores é essencial para que a nova ferramenta seja bem recebida.
O time precisa entender os benefícios do controle de frequência, como maior transparência na jornada de trabalho e a garantia de um pagamento justo pelas horas trabalhadas.
Incentivando a adesão dos colaboradores
Muitos funcionários podem, inicialmente, enxergar o controle de frequência como uma forma de vigilância excessiva. Isso pode atrapalhar o seu controle de frequência e, até mesmo, acarretar em fraudes.
No entanto, para que esse processo funcione corretamente, é importante que todos entendam sua importância e os benefícios que ele oferece tanto para a empresa quanto para os próprios colaboradores.
Desenvolva uma nova cultura organizacional
Para que o controle de ponto seja visto como um aliado e não como uma obrigação excessiva, é preciso, primeiramente, conscientizar os colaboradores sobre seus benefícios.
Quando todos entendem que registrar o ponto assegura o pagamento correto das horas trabalhadas, evita erros na folha de pagamento e garante o cálculo preciso de férias e horas extras, a adesão ao sistema se torna mais natural.
O setor de Recursos Humanos (RH) precisa atuar ativamente nesse processo, comunicando-se com clareza e promovendo treinamentos para reforçar a importância desse processo dentro da empresa.
Ofereça um treinamento prático sobre o sistema
Além de explicar por que o controle de frequência é necessário, é preciso garantir que todos saibam como utilizá-lo corretamente. Um treinamento pode fazer toda a diferença na adaptação dos colaboradores ao novo sistema.
Investir em um processo de ‘onboarding’ para apresentar o funcionamento do sistema de ponto facilita a adoção da ferramenta. Eventos internos, comunicados claros por e-mail, vídeos explicativos e guias são algumas ações que podem ser implementadas para garantir que todos se sintam confortáveis com o novo processo.
Escolha um sistema alinhado ao modelo de trabalho da empresa
O sucesso do controle de frequência depende diretamente da escolha do método adequado.
Empresas com equipes presenciais podem utilizar relógios de ponto tradicionais, enquanto organizações que adotam o home office ou o trabalho híbrido precisam de soluções mais flexíveis, como softwares de ponto digital.
9,5 milhões de brasileiros continuam trabalhando de forma remota, conforme dados do IBGE coletados entre outubro e novembro do ano passado. Sistemas que exigem registro físico, como catracas ou relógios biométricos, podem não ser viáveis para equipes remotas, dificultando a marcação correta da jornada.
Kickidler: A sua solução para monitoramento de funcionários
Ficou claro até aqui que garantir um controle de frequência eficiente é necessário para qualquer empresa que deseja melhorar a gestão de equipes e otimizar a produtividade. Para isso, contar com uma ferramenta completa faz toda a diferença.
O Kickidler se destaca como a solução ideal para monitorar a jornada de trabalho dos funcionários de maneira prática, fornecendo dados detalhados que ajudam na tomada de decisões estratégicas.
Automatização
Diferente dos métodos tradicionais de controle de ponto, o Kickidler automatiza completamente o rastreamento do tempo de trabalho, eliminando falhas humanas e garantindo informações confiáveis.
A plataforma oferece relatórios abrangentes, incluindo um relatório de horas trabalhadas, que exibe o tempo total de atividade dos funcionários, além de registros de atrasos e saídas antecipadas.
Além disso, a folha de ponto consolidada simplifica o trabalho do setor de RH ao reunir todas as informações de jornada em um único relatório.
Produtividade
Outro grande diferencial do Kickidler é a sua capacidade de analisar a produtividade em tempo real. Com o relatório de eficiência, é possível visualizar quais aplicativos e sites os funcionários acessam durante o expediente, classificando-os como produtivos, neutros ou improdutivos.
Isso permite identificar padrões de comportamento e fazer ajustes para aumentar a eficiência da equipe. Além disso, o histórico de atividade detalha todas as ações realizadas no computador ao longo do dia, fornecendo transparência total sobre o uso do tempo de trabalho.
Eficiência
Para empresas que buscam um controle ainda mais avançado, o Kickidler também oferece funcionalidades voltadas ao rastreamento de projetos e tarefas.
A plataforma permite monitorar quanto tempo cada funcionário dedica a um projeto específico, facilitando a análise da carga de trabalho e ajudando a equilibrar as responsabilidades da equipe.
Ao adotar o Kickidler, sua empresa ganha mais precisão no controle de frequência, reduz falhas na marcação de ponto e melhora significativamente a produtividade dos funcionários.
Mais eficiência, menos burocracia
Controlar a frequência dos funcionários não é apenas uma conformidade legal para as empresas, mas um elemento-chave para garantir a eficiência operacional.
A maneira como a jornada de trabalho é monitorada impacta diretamente a produtividade, a organização interna e até mesmo o nível de satisfação dos colaboradores.
Métodos ultrapassados, como registros manuais ou planilhas desatualizadas, não apenas aumentam a burocracia, mas também abrem margem para erros, conflitos trabalhistas e dificuldades na gestão do tempo.
Nesse contexto, a adoção de tecnologias modernas de como controlar a frequência de funcionários surge como uma solução indispensável. Sistemas como o Kickidler permitem um controle preciso e automatizado, reduzindo inconsistências e fornecendo dados detalhados sobre a jornada dos funcionários.
Ao implementar um sistema eficiente de controle de frequência, as empresas não apenas otimizam processos internos, mas também promovem um ambiente de trabalho mais transparente.
No fim do dia, investir em um controle de frequência moderno não deve ser visto apenas como uma forma de cumprir obrigações trabalhistas, mas como uma ferramenta poderosa para transformar a gestão empresarial.
