Seguimiento de proyectos y tareas: Un nuevo conjunto de herramientas para supervisar equipos de proyecto con Kickidler

Nota: la nueva funcionalidad se encuentra actualmente en fase de pruebas.

Fecha de lanzamiento: ~ principios de febrero de 2024.

Nos enorgullece presentar una importante actualización de nuestro software de seguimiento de empleados Kickidler centrada en el seguimiento de proyectos: ¡Kickidler Project Tracking! 

Ahora puede realizar fácilmente un seguimiento de la productividad y la carga de trabajo de sus empleados en el contexto de tareas específicas. Podrá saber, hasta el número exacto de horas, cuánto tiempo estuvieron trabajando REALMENTE sus empleados en un proyecto o tarea concretos, cómo de productivos fueron, qué aplicaciones y sitios web utilizaron, a qué proyectos dedicaron más tiempo, a cuáles menos y, lo que es más importante, CUÁNTO LE COSTÓ REALMENTE.

Nuestra nueva función mejorará enormemente la eficacia de la gestión global, simplificará el seguimiento de los recursos de los proyectos y facilitará la vida tanto a los gestores como a los empleados.

Nota importante: el software Kickidler con su nueva funcionalidad no se convertirá en una herramienta de gestión de proyectos, sino que será una herramienta de SEGUIMIENTO de proyectos. Es decir, nuestra tarea sigue siendo la misma: facilitamos a los jefes el seguimiento de los empleados, sólo que ahora ampliamos esta función a equipos de proyecto completos.

Progreso de proyectos y tareas en Kickidler

Diagrama de Gantt

La primera característica nueva y única es el diagrama de Gantt, que visualiza el progreso general de todos sus proyectos y épicas (grandes subproyectos), junto con la correlación entre épicas. Normalmente, el diagrama de Gantt no se utiliza para el seguimiento del tiempo, pero durante las fases de diseño llegamos a la conclusión de que, a la hora de analizar el trabajo en un proyecto, es muy importante tener una visión general del progreso del trabajo, así como la posibilidad de ver los datos no sólo de todo el proyecto, sino también de una epopeya individual. Supongamos, por ejemplo, que tiene un proyecto de "Desarrollo de un sitio web" que consta de las epopeyas "Análisis de la competencia", "Redacción de tareas técnicas", "Diseño" y "Programación", puede ver fácilmente la productividad de los empleados implicados SÓLO en la epopeya "Diseño" y averiguar por qué se retrasó el plazo, retrasando así la siguiente epopeya codependiente "Programación".

Tareas

Cada proyecto o epopeya constará de tareas. Contrariamente a los conceptos mencionados anteriormente, las tareas pueden ser creadas tanto por los directivos como por los empleados. Estas tareas se colocarán en un cómodo tablero Kanban y se moverán arrastrándolas y soltándolas en función de su estado.

Seguimiento temporal de proyectos y tareas y concentración de la atención

Control del tiempo

Cada proyecto o epopeya contendrá pestañas horizontales que muestran estadísticas detalladas sobre el mismo. Por ejemplo, la pestaña Seguimiento del tiempo muestra exactamente cuánto tiempo han trabajado sus empleados en el proyecto, así como las tendencias de tiempo por días, semanas y meses.

Focalización de la atención

Pensamos por primera vez en la necesidad de un informe de este tipo mientras desarrollábamos una versión en la nube de nuestro propio producto. El plazo para Kickidler Cloud se retrasó tres veces, y no pudimos encontrar la razón de lo que iba mal. Según los informes de productividad, los empleados trabajaban de la manera habitual, su productividad era buena, las tareas se estaban completando, así que ¿por qué el progreso general no estaba a la altura de las expectativas?

Pusimos a prueba varias hipótesis: falta de competencias de los desarrolladores, errores de planificación, priorización errónea. La última suposición resultó ser la correcta: nuestro equipo trabajaba sin problemas, pero no exactamente en lo que había que hacer: dedicaban mucho tiempo al desarrollo personalizado, mientras que la tarea principal no recibía la atención que merecía. Si hubiéramos podido ver no sólo los indicadores generales de los informes Kickidler, sino también las estadísticas detalladas vinculadas a proyectos individuales, la causa de fondo habría sido obvia desde el principio. 

¡Ahora Kickidler tiene esas características! Con la ayuda del diagrama de Gantt, puede evaluar la situación general de cada proyecto en cuestión de minutos, mientras que la función "Foco de atención" le permite ver cómo distribuye su tiempo un empleado concreto:

Finanzas del proyecto

Estas nuevas funciones le ahorrarán preocupaciones a la hora de establecer prioridades y, al mismo tiempo, simplificarán enormemente la evaluación final de los costes de la empresa para determinadas tareas, el cálculo del rendimiento de la inversión, etc. Resulta muy práctico si tienes varios equipos trabajando en diferentes proyectos que pueden delegar tareas individuales entre sí.

Por ejemplo, uno de nuestros clientes del sector financiero tiene más de una docena de equipos de desarrollo de software subordinados. Cada uno lleva a cabo sus propias tareas, pero los proyectos siguen vinculados y la carga de trabajo es desigual, por lo que los equipos recurren regularmente a la ayuda de los demás. Se organiza como una especie de "orden interno": quienes necesitan ayuda actúan como clientes y formulan encargos técnicos, y el equipo que ejecuta el proyecto evalúa estos encargos y emite una factura. 

El problema es que, sin un control exhaustivo del trabajo en un proyecto concreto, resulta difícil para el llamado "cliente" -y para el auditor en forma de alta dirección- evaluar la exactitud de los precios basados en estas facturas internas. Supongamos que el equipo ejecutor solicita un mes de tiempo y un presupuesto de un millón de dólares para una determinada tarea. La cuestión es cómo se corresponde esto con la realidad. ¿Y si sólo hubiera una semana de trabajo, y el resto del tiempo estuvieran haciendo sus propios proyectos, utilizando al mismo tiempo el presupuesto de otro departamento?

Con la nueva funcionalidad de Kickidler, estas preguntas desaparecen. Todo lo que tiene que hacer es consultar el informe financiero del proyecto y averiguar el coste exacto de un proyecto o epopeya, basándose en el tiempo real dedicado al proyecto y las tarifas salariales de los empleados implicados.

Control de la productividad y la carga de trabajo de los empleados

Otro problema muy extendido es el agotamiento profesional, y también está directamente relacionado con la planificación y el seguimiento de los proyectos. Parecería que si una persona trabaja seriamente sus 8 horas diarias, no importa realmente en qué esté ocupada exactamente. Sin embargo, cuando se trata de la realidad, es importante reconocer que cambiar de una tarea a otra supone el máximo esfuerzo para el cerebro. Los empleados necesitan despejar de su cabeza la información sobre un proyecto y centrarse en otro. Y hay que hacerlo rápido, ya que inconscientemente consideramos que un "cambio" de este tipo es una actividad improductiva, que no nos acerca a la solución del problema.

Cuantos más cambios de este tipo se produzcan durante la jornada laboral, más rápido aumentará el nivel general de estrés. Un ejemplo muy elocuente es el caso de uno de nuestros clientes, una empresa de alta tecnología en la que uno de los analistas de sistemas sufrió repentinamente un agotamiento en medio de unas condiciones externas aparentemente prósperas. Todo parecía ir bien según los informes: su productividad era ligeramente superior a la media de su puesto, afrontaba bien las tareas, pero sus compañeros con los mismos indicadores seguían trabajando tranquilamente, mientras que este especialista estaba completamente agotado al final del trimestre.

Los directivos investigaron más a fondo y descubrieron que, mientras que la media de los analistas de sistemas de la empresa dirigen entre 2 y 3 proyectos, esta persona llegó a tener ¡11! Tenía que alternar constantemente entre tareas completamente distintas mientras intentaba mantener su productividad a un alto nivel, lo que le agotaba y le llevaba al agotamiento.

Carga de trabajo de los empleados

Para asegurarnos de que nuestros clientes no se enfrentan a problemas similares, hemos desarrollado la función Carga de trabajo de los empleados: Este informe se basa en un algoritmo personalizado que tiene en cuenta:

• el número de horas que ha trabajado el empleado;
• su productividad global;
• el número de proyectos y tareas en curso.

Como resultado, puede ver un indicador completo que ilustra lo ocupado que está realmente cada empleado de su empresa. Esto es muy útil a la hora de distribuir nuevas tareas, ya que puede ver de un vistazo a quién asignar un proyecto más y a quién debe abstenerse de añadir tareas por el momento.

Análisis de la productividad

Esta función puede considerarse estándar en nuestro software, con una pequeña excepción, de hecho, dos. La productividad en la pestaña "Proyectos" se medirá únicamente en el contexto del trabajo de un empleado en proyectos. Si busca la productividad total de un empleado, utilice los informes que ya existen en el software (que, por cierto, actualizaremos considerablemente en un futuro próximo).

Páginas web y aplicaciones

Un aspecto importante del trabajo en proyectos es determinar qué páginas web y aplicaciones utilizan los empleados en el desempeño de sus funciones. Puede supervisarlo en la pestaña del mismo nombre.

Seguimiento de la participación de los empleados en los proyectos

Una de las cosas más molestas e improductivas de la gestión de proyectos son los informes que los empleados tienen que rellenar. Sí, el gestor (o el cliente, en caso de que el trabajo se realice para un cliente externo) necesita saber qué empleados han trabajado en qué y durante cuánto tiempo, pero el enfoque manual de esta tarea está obsoleto:

1. Cada informe que rellenan los empleados es tiempo facturable que podrían haber dedicado a tareas más sustantivas. Al fin y al cabo, redactar informes no genera beneficios para la empresa.
2. Estos informes casi nunca son exactos. La gente tiende a cometer errores: calcular mal el tiempo que invirtió en una tarea, olvidar algún detalle sin importancia o incluso mentir descaradamente, distorsionando los datos a su favor.

Ofrecemos un enfoque totalmente automatizado. No hay temporizadores con botones que indiquen: "Ésta es la hora a la que empecé a trabajar en el proyecto" o "Ésta es la hora a la que terminé de trabajar". Seamos sinceros: de todos modos, muy poca gente pulsa estos botones de forma coherente y oportuna. Tampoco hay hojas de cálculo Excel llenas de datos para informes. En su lugar, se genera un mapa de actividades detallado para cada empleado:

Todo lo que tiene que hacer es arrastrar y soltar una tarea de la lista maestra de proyectos a una actividad específica, vinculándola a esa franja horaria. Es más rápido, mucho más cómodo, visualmente atractivo y preciso. Además, incluso si un empleado se olvida de vincular un momento determinado a sus proyectos, seguirá viendo la actividad en sí, y todo lo que tendrá que hacer es hacerle preguntas aclaratorias.

Indicador de intensidad de trabajo y ajuste del umbral de inactividad

También estamos trabajando para mejorar el enfoque de Kickidler sobre el análisis de la productividad. En particular, pronto podrá personalizar el umbral de tiempo a partir del cual la inactividad de un empleado ante el PC equivale a inactividad: mientras que antes era de 1 segundo, ahora podrá elegir entre 1, 2, 3 ó 5 minutos.

Al mismo tiempo, no hemos abandonado el registro segundo a segundo de las horas de trabajo, sólo que ahora habrá un nuevo indicador: la "intensidad". Con su ayuda, podrá evaluar la actividad del empleado a corto plazo, mientras que la "inactividad" le dará una visión más adecuada de toda la jornada laboral.

Seguimiento exhaustivo del tiempo

Las nuevas herramientas de seguimiento de proyectos pueden ayudarle a profundizar en los detalles de cómo emplean el tiempo sus empleados, pero seamos realistas: no siempre se necesita ese tipo de granularidad. La funcionalidad básica de Kickidler es ideal para la supervisión rutinaria diaria:

• Los gráficos de seguimiento del tiempo muestran los periodos de actividad e inactividad de sus empleados (puede crear un resumen para un solo empleado, un grupo de especialistas o toda la organización);
• Los resúmenes de la actividad de los empleados en distintas aplicaciones le ayudarán a saber qué sitios y aplicaciones utilizan más a menudo y con qué fines;
• La grabación de vídeo en pantalla le permitirá comprobar qué estaba haciendo exactamente una persona en un momento determinado.

La comodidad de control a todos los niveles puede considerarse una de las principales ventajas de Kickidler. Siempre puede optar por consultar rápidamente el resumen general, o puede entrar en más detalles, hasta llegar a un mapa completo de la jornada laboral de un empleado concreto.

Interfaz de marca

Otra novedad es la posibilidad de personalizar la interfaz del módulo de empleados de Kickidler con el estilo corporativo de su empresa (por ejemplo, añadiendo su propio logotipo). De este modo, sus empleados consultarán una aplicación directamente relacionada con su organización, en lugar de software Kickidler de terceros. Desde un punto de vista psicológico, esto facilita la transición de su personal al uso de software de supervisión, manteniendo al mismo tiempo un entorno de trabajo cómodo y familiar.

Pruebe nuestro software y lleve el rendimiento de la supervisión de proyectos de su organización a un nuevo nivel.

Kickidler Project Tracking: ¡un nuevo nivel de seguimiento de proyectos y tareas!

Software de monitoreo de empleados Kickidler.