2025 Yılı Personel Katılım Politikası Şablonu

Bu makalede, etkili ve adil bir çalışan devam politikası oluşturmanın tüm ayrıntılarını öğrenmenin yanı sıra böyle bir politikanın neden gerekli olduğunu, hem çalışanları hem de işletmeyi nasıl etkilediğini anlayacak ve şirket kültürünüz ve değerlerinizle uyumlu bir çalışan devam politikası şablonu elde edeceksiniz.

Yaralanmalar, hastalıklar veya iş etiği eksikliği, iş yerinde devamsızlığa neden olur. SHRM “Amerika'da Personel Devamsızlıklarının Toplam Mali Etkisi” araştırması, ankete katılan işverenlerin %75'inin çalışan devamsızlıklarının genel şirket verimliliği ve geliri üzerinde orta ila büyük bir etkisi olduğunu tespit etmiştir.

Çalışanların iş yerine gelmemesini, geç kalmışlıkları ve erken çıkışları en aza indirmek için iş verenlerin, şirkete özgü değerlere ve kültüre uyumlu olacak şekilde özelleştirilebilir bir katılım politikası şablonu kullanması akıllıca olacaktır.

Katılım politikası çalışanların katılımı, dakikliği, izinleri ve benzeri maddeler hakkında net beklentiler ortaya koyan bir şirket belgesidir. Bu tür bir politika, şirketin tüm iş gücü boyunca bireysel hesap verilebilirliği teşvik ederken çalışan verimliliğini de üst düzeye çıkarmak isteyen işletmeler için oldukça önemlidir.

Bugünün yazısında katılım politikasının içeriğini detaylıca inceleyeceğiz ve neden tüm işletmeler için ayrılmaz bir parça olduğunu göreceğiz. Ayrıca nasıl bir katılım politikası oluşturacağınız konusunda faydalı tavsiyeler vereceğiz ve eksiksiz bir personel katılım politikası şablonu paylaşacağız.

Katılım Politikası Nedir?

Katılım politikası, çalışanların devamlılığı konusunda şeffaf kurallar ortaya koyan bir şirket dokümanıdır. Bu belge, çalışanların işe ne zaman gelmesi veya işten ne zaman ayrılması gerektiğini belirlerken devamsızlığı önlemek ve verimlik bir çalışma ortamını teşvik etmek için girişleri ve çıkışları nasıl kayıt altına almaları gerektiğini de tanımlar.

Personel katılım politikası genellikle aşağıdaki bilgileri içerir:

• Personel katılımına ilişkin beklentiler.

  Katılım politikası, çalışanların yükümlülüklerini yerine getirirken ne zaman, nerede ve ne kadar süreyle işte hazır bulunmaları gerektiğine ilişkin bilgileri kapsar. Sözkonusu uzaktan çalışanlar olduğunda bu politika, çalışma saatlerini yanı sıra şirketin kullandığı iletişim platformlarındaki beklenen çevrimiçi mevcudiyeti de tanımlar.

• Personel dakikliğine ilişkin beklentiler.

  Katılım politikası, şirket içerisinde dakikliğin nasıl görüldüğüne dair detaylar sunar. Ayrıca çalışanların işe geç kalmalarının veya son teslim tarihlerini kaçırmalarının geçerli nedenleri, işveren tarafından tolere edilen gecikmenin kapsamı vb. gibi çeşitli konuları da kapsar.

• Olası personel cezalarına ilişkin bilgiler.

  Katılım politikası, çalışanların şirketin katılım politikasında ayrıntılı olarak belirlenen kurallara ve yönergelere uymamaları halinde karşılaşacakları sonuçlar hakkında bilgi verir.

İyi planlanmış bir personel katılım politikası işletmelere aşağıdaki konularda yardımcı olur:

• İşe geliş ve işten ayrılış saatlerinin belirtilmesi
• Devamsızlık, izin ve geç kalma durumlarına ilişkin raporlama süreçlerinin oluşturulması
• Süregelen devamsızlıkları ve işten ayrılmaları azaltmak
• İzin ve rapor talebi prosedürlerinin düzenlenmesi
• Potansiyel ihlaller için disiplin cezalarının temel hatlarıyla belirtilmesi

İK departmanı olmayan küçük işletmeler, personel katılım politikasını gereksiz bir formalite olarak görebilir. Nihayetinde her çalışanın iş ile ilgili sorumluluklarının farkında olması gerekir, değil mi? Şüphesiz ki, yanıt evettir. Ancak işletme büyümeye başladığında veya yoğun sezon için daha fazla işçi alma ihtiyacı ortaya çıktığında çalışanlar için adil düzenlenmiş bir katılım politikası hem işverenleri hem de çalışanları korumak ve işlerin mümkün olduğunca sorunsuz yürümesini sağlamak için çok önemlidir.

Katılım Politikası Neden Tüm İşletmeler İçin Gereklidir?

Mesele personel üretkenliği, moral ve ekipteki uyum olduğunda çalışanların proaktif bir pozisyon almaları akıllıca olacaktır. Sonuçta bir personel katılım politikası yalnızca önleyici bir tedbir değildir; saygı, profesyonellik ve yüksek verimlilik içeren bir iş yerini beslemek için gerekli bir araçtır.

İşte personel katılım politikasının yardımcı olabileceği birkaç nokta:

• Standartlaştırılmış Katılım Gereklilikleri

  İyi düzenlenmiş bir personel katılım politikası, departmanlarından ve pozisyonlarından bağımsız olarak çalışanlara katılım kurallarını ve gerekliliklerini aktarmanın harika bir yolu olabilir. Dakiklik, çalışma saatleri ve izin prosedürleri hakkındaki beklentileri açıkça tanımlandığında çalışanlar, kendilerinden tam olarak ne beklendiğinin farkında olacak ve böylece kurum boyunca tutarlılık ve eşitlik duygularını hissedeceklerdir.

• Azaltılmış Devamsızlık

  Devamsızlık iş akışını bozabilir, verimliliği düşürebilir ve iş yerindeki diğer çalışanları zor duruma sokabilir. Dengeli bir personel katılım politikası mazeretsiz devamsızlıkların, gecikmelerin ve aşırı izinlerin sonuçlarını açıkça belirterek devamsızlığı ele alabilir. Bu belge aynı zamanda planlı ücretli izni teşvik etme ve sağlıklı iş-yaşam dengesini sürdürme kabiliyetine sahiptir. Ayrıca üst yönetim için ekiplerine işletmenin genel başarısı için ne kadar önemli olduklarını göstermek üzere bir fırsat oluşturur.

• Optimize Verimlilik ve Maliyetler

  Etkili bir katılım politikası çalışanların programlarını, vardiya rotasyonlarını ve izin taleplerini yönetmek için  yapılandırılmış bir çerçeve sunar. Yöneticiler personel katılım ihlallerini kolayca takip edebilir, personel düzeylerini en uygun hale getirebilir ve etkili kaynak tahsisini düzenleyebilir. Yukarıda bahsedilen tüm hususlar gelişmiş operasyonel verimliliğe, iyileştirilmiş personel üretkenliğine ve ekip üyeleri arsında daha iyi koordinasyona yol açar.

Hatta güzel düzenlenmiş ve makul bir katılım politikası, hem çalışanlara hem de işverene önemli faydalar sunar. Bu faydalar arasında şunlar vardır:

• Gelişmiş tutarlılık. Katılım politikası, tüm çalışanlar için anlaşılır ve tutarlı yönergeler ortaya koyar. Bu tutarlılık adil bir çalışma ortamı oluşturmaya yardımcı olarak kayırmacılığın önüne geçer.
• Gelişmiş dakiklik ve verimlilik. Katılım politikası personel dakikliği konusunda beklentileri belirleyerek daha verimli bir iş ortamına katkıda bulunur. Çalışanların işe zamanında gelmeleri ve programlara bağlı kalmaları genel iş akışına ve etkinliğine pozitif katkı sağlar.
• Katı yasal uyumluluk. Katılım politikası, şirketin ilgili tüm yasalara ve çalışma yönetmeliklerine uymasını sağlar, böylece çalışma saatleri ve fazla mesai ile ilgili yasal sorunlardan ve potansiyel cezalardan kaçınmakta harika bir yardımcı olur.
• Artan personel hesap verebilirliği. Katılım politikası, işe katılım beklentilerini ve olası uyumsuzlukların sonuçlarını net bir şekilde belirler, böylece çalışanları devamlılık ve dakiklik konusunda sorumluluk almaya teşvik eder. Bu tür bir hesap verebilirlik, daha disiplinli ve profesyonel çalışma ortamına katkıda bulunur.
• Adil disiplin. Katılım politikası, çalışanların geç kalması veya devamsızlık yapması durumunda işverenlerin disiplin cezalarını tutarlı bir şekilde uygulamasına olanak tanır. Bu adil tutum, pozitif bir iş yeri kültürünü devam ettirir.
• Etkili iş gücü planlaması. Katılım politikasıyla yönetim, çalışanların ne zaman iş yerinde olması gerektiği konusunda anlayış kazanmalarına imkan tanıyarak daha iyi bir iş gücü planlamasını teşvik eder. Vardiyaların, projelerin ve görevlerin planlanmasını düzenleyerek şirketin operasyonel hedeflerini karşılamasına yardımcı olur.
• Azaltılmış işe devamsızlık. Beklentileri ve sonuçları açıkça içeren katılım politikası mazeretsiz devamsızlığın azalmasına katkıda bulunabilir, çünkü çalışanlar devamlılığın kurum için önemini anladıklarında programlarına uyma olasılıkları daha yüksektir.
• Artan çalışan ilişkileri. Katılım politikası, işçiler ve işverenler arasında güven inşa eden katılım beklentilerine ilişkin şeffaf iletişimi teşvik eder. Çalışanlar katılım politikalarının arkasındaki nedenleri anladıklarında kendi istekleriyle uyum sağlama ihtimalleri daha yüksektir.
• Daha iyi çalışan memnuniyeti ve morali. Katılım politikası olumlu bir çalışma ortamına katkıda bulunabilir, çünkü çalışanlar katılım politikasının adil olduğunu düşündüğü zaman bu durum, iş memnuniyetini ve morali artırabilir.
• Etkili zaman ve kaynak yönetimi. Katılım politikası aynı zamanda İK yöneticilerinin zamanlarını ve kaynaklarını daha etkin bir şekilde tahsis etmelerini ve sürekli devamlılıkla ilgili sorunlarla uğraşmak yerine stratejik girişimlere odaklanmalarını sağlar.
• Risk azaltma. Katılım politikası iş akışındaki aksamalar, kaçırılan teslim tarihleri veya müşteriler ve hizmet alanlarla gergin ilişkiler gibi işe devamsızlıkla ilişkili riskleri azaltabilir.

Personel Katılım Politikasının Temel Bileşenleri Nedir?

Katılım politikası kavramı ve amacı hakkında bilgi sahibi olduğunuza göre şimdi, her işletmenin kendilerine göre özelleştirilmiş katılım politikalarına dahil etmesi gereken bazı genel noktalara odaklanalım.

İyi yapılandırılmış bir personel katılım politikası, çalışanların etkili bir şekilde yönlendirilmesine ve bir kuruluş içinde işe devamla ilgili konuların yönetilmesine yardımcı olacak bir dizi temel bileşeni kapsamalıdır.

İşte dikkate alınması gereken temel bileşenlerden bazıları:

• Çalışma saatleri. Çalışanlar için standart çalışma saatlerinin açıkça ve kesin bir şekilde özetlenmesi gerekir. Her bir iş günü için başlangıç ve bitiş saatlerinin yanı sıra mola süreleri de belirtilmelidir.
• Katılım beklentileri. Düzenli devamlılık ve dakiklikle ilgili beklentiler tanımlanmalıdır. Belirlenen çalışma programına uymanın önemi anlatılmalıdır.
• Zaman takip prosedürleri. Normal bir gerçek zaman saati, manuel zaman çizelgeleri veya belirlenmiş bir yazılım aracılığıyla olup olmadığına bakılmaksızın çalışma saatlerinin kaydedilmesine ilişkin prosedürler ayrıntılı ve açık olmalıdır.
• Fazla mesai politikaları. Mevcutsa fazla mesainin nasıl tanımlandığı ve fazla mesai saatlerinden önce onay alma süreci hakkında bilgi verilmelidir.
• Ücretsiz izin politikaları. Taleplerin sunulması ve önceden bildirim gereklilikleri de dahil olmak üzere izin isteme süreci açıklanmalıdır.
• İzin politikaları. Tatil, hastalık izni ve kişisel günler gibi mevcut izin türleri belirtilmelidir. İzinlerin talep edilmesi ve onaylanmasına ilişkin sürecin yanı sıra belgelendirme gereklilikleri de ana hatlarıyla belirtilmelidir.
• Geç kalmanın ve işe gelmemenin sonuçları. Tekrarlanan geç kalma veya mazeretsiz devamsızlıkların sonuçları açıkça belirtilmelidir. Bunlar sözlü veya yazılı uyarıların yanı sıra şirketin geçerli politikalarına göre daha ağır disiplin cezalarını da içerebilir.
• Raporlama prosedürleri. Çalışanların devamsızlıklarını veya geç gelmelerini nasıl bildirmeleri gerektiği konusunda bilgi verilmelidir.
• Esnek çalışma düzenlemeleri. Şirket uzaktan çalışma veya esnek hibrit programlar gibi esnek çalışma düzenlemelerine izin veriyorsa bu düzenlemelerle ilgili prosedürler ve beklentiler ana hatlarıyla belirtilmelidir.
• Politika değişiklikleri hakkında bilgilendirme. Katılım politikasındaki güncellemelerin veya değişikliklerin iletilmesi konusunda bir süreç oluşturulmalıdır. Çalışanların her türlü değişiklikten haberdar edilmesi gerekir.
• Yasal uyumluluk. Katılım politikası, yasal sorunlardan kaçınmak için yerel iş kanunları ve yönetmelikleriyle uyumlu olmalıdır.

Personel Katılım Politikası Örneği

Politikanın Amacı ve Kapsamı

[Şirket Adı] şirketinin personel katılım politikası, çalışanlarımızın işe gelmesiyle ilgili beklentilerimizi özetlemektedir. Pozisyonlarına bakılmaksızın tüm muaf olmayan çalışanların düzenli ve zamanında katılımını teşvik ederek ilgili operasyonları yönetmeyi, üretkenliği artırmayı ve destekleyici bir çalışma ortamını teşvik etmeyi amaçlamaktadır.

Genel Politikalar

1. Normal çalışma saatleri Pazartesi'den Cuma'ya [00:00 - 12:00] arasındadır ve [00:00 - 12:00] arasında bir saatlik [ücretli/ücretsiz] öğle yemeği molası vardır.
2. Çalışanların, programlarına göre iş yerine zamanında gelmeleri beklenmektedir.
3. Geç kalma, önceden amirden [bildirim, onay, yetki] almadan işe [X] dakikadan fazla geç kalma olarak tanımlanır.
4. Çalışan, iş yerine gelemeyecekse planlanan başlama saatinden en geç [X saat] önce amirini bilgilendirmelidir.
5. Planlanmamış devamsızlıklar veya geç kalmalar kaydedilecek ve feshe kadar varan disiplin cezalarına gerekçe olabilecektir.
6. Tatil veya sağlık ile ilgili randevular gibi planlı devamsızlıklar, [(gün/ay)] içinde bir amir tarafından onaylanmalıdır.
7. Çalışan hastalık nedeniyle işe gelemiyorsa işe döndüğünde bir doktor raporu sunmalıdır.
8. Çalışanlar, çalışma saatlerini [zaman takip yazılımı] aracılığıyla takip etmekten sorumludur. Çalışma saatlerinin özenli bir şekilde kaydedilmesi, ödenmesi gereken ödemenin tam olarak alınmasını sağlar.
9. Bu katılım politikası, yönetimin takdirine bağlı olarak herhangi bir zamanda revize edilebilir veya güncellenebilir.

Tanımlar

Devamsızlık:

Mazeretli devamsızlık bir çalışanın kişisel hastalık, ailevi acil durum veya hukuki sorumluluklar gibi geçerli ve/veya önceden onaylanmış bir nedenle işe gelmediği her durumu ifade eder.

Mazeretsiz devamsızlık, bir yöneticiden önceden onay alınmadan yapılan devamsızlıkları ifade eder; örneğin önce izin istemeden kişisel bir gün almak gibi.

Devamsızlık, bir çalışanın devamsızlık oranının şirketin devam politikası tarafından tanımlanan kabul edilebilir miktarı aşması durumunda iş sorumluluklarında sık sık devamsızlık yapması anlamına gelir. İşe sık sık gelmemeyi veya doktor raporlarını ibraz edemeden fazlasıyla hastalık izni almayı içerir.

Geç kalma, planlanan vardiya başlangıç saatinden geç gelme, moladan geç dönme veya işten sebepsiz yere sürekli erken ayrılma anlamına gelir.

Erken ayrılma, geçerli bir neden olmadan ve önceden onay almadan planlanan vardiya bitiminden önce işten ayrılmayı ifade eder.

İşi terk etme, amire haber vermeden veya onay almadan birbirini takip eden günlerde işe gelmeme anlamına gelir.

İzin, işveren tarafından verilen, ücretli veya ücretsiz olabilen uzun süreli iş dışı kalma anlamına gelir.

Gelmeme, bir çalışanın amirine haber vermeden planlanan vardiyasına gelmediği durumları ifade eder.

İyi Katılım

Yıl boyunca [X] günden daha az devamsızlık veya geç kalma vakası olan çalışanlar, bir sonraki yıl için ek bir ücretli izin günü alacaktır. Devamlılık kaydınızın iyi olması için şunları yapabilirsiniz:

Düzenli devamlılık;

Planlanan vardiya başlangıç saatinde işe gelmek;

Planlanan vardiya bitiş saatinde işten ayrılmak (ücretli fazla mesainin gerekli olduğu durumlar hariç);

Çalışma saatleri boyunca işte kalmak (molalar hariç);

Molalara beklenen zaman aralıkları içinde çıkmak;

İşe gelmeme veya geç kalma ihtiyacı ortaya çıktığında amiri bilgilendirmek;

Devamsızlık veya geç kalma için kabul edilebilir nedenler sunmak.

Çalışanlar, çalışma saatlerini [zaman takip sistemimiz/yazılımımız] aracılığıyla izlemekle sorumludur. Lütfen saatlerinizi kaydetme konusunda özen gösterin, böylece hak ettiğiniz ödemeyi alabilirsiniz.

Ücretli İzin

Tam zamanlı çalışanlar, ilk tam takvim yılından itibaren [X] tatil gününe hak kazanırlar. Şirkette bir takvim yılından daha uzun süredir çalışan tam zamanlı çalışanlar da yılda [X] ücretli kişisel gün hakkına sahiptir. [X] yıl hizmetin ardından tam zamanlı çalışanlar, [X] tatil günü hakkı kazanırlar.

Yarı zamanlı çalışanlar yılda [X] ücretli kişisel gün hakkına sahiptir. Bu kişisel günler doktor ziyaretleri, hastalık günleri, kişisel randevular, taşınma, dini görevler vb. için kullanılabilir.

Genellikle istihdamın ilk [X] günü içinde kişisel izinlere onay verilmez. Bir ekip üyesi izin almadan önce yöneticilerin de belirtilen günleri onaylaması gerekir. İzin verilen kişisel gün sayısı her takvim yılında sıfırlanır.

Kullanılmayan ücretli izinler bir sonraki yıla devredilmez ve iş akdi feshedildiğinde kaybedilir. İzin almak yerine kişisel izin veya tatil günleri için ödeme yapılmasına [izin verilir/verilmez].

Devamsızlıkların, Geç Kalmaların ve Erken Ayrılmaların Bildirilmesi

[Şirket Adı], çalışanlarının planlı devamsızlıkları, işe geç kalmaları ve işten erken ayrılışları mümkün olduğunca önceden bildirmelerini bekler. Acil bir durum veya hastalık çalışanın planlandığı şekilde çalışmasını engellediğinde de yöneticinin mümkün olan en kısa sürede bilgilendirilmesi beklenir.

Aşağıda planlı ve plansız izin politikalarına ilişkin ayrıntılar yer almaktadır.

Planlı İzin

Planlanan kişisel günler, geç varışlar ve erken izinler talep edilmeli ve onaylanmalıdır. Tüm bu durumlar mümkün olduğunca önceden ve izin almadan en geç [X] saat önce talep edilmelidir. Çalışanlar, tatil günleri için en az [X gün/hafta] önceden bildirimde bulunmalıdır.

Planlanmamış İzin

Öngörülemeyen bir durum meydana gelirse ve bir çalışan işe zamanında veya hiç gelemeyeceğini fark ederse mümkün olan en kısa sürede yöneticisiyle iletişime geçmelidir. Hastalık veya başka bir acil durum nedeniyle beklenmedik bir şekilde işten erken ayrılmak zorunda kalırsa doğrudan yöneticiyle iletişime geçilmelidir. Yönetici yanıt vermezse insan kaynakları yöneticisiyle iletişime geçilmelidir. Yöneticiler ve insan kaynakları bildirimin kendilerine ulaştığını teyit edecektir.

Bir çalışanın bir günden fazla devamsızlık yapması halinde işe ne zaman dönmeyi beklediğini yöneticisine bildirmesi gerekir. Yönetici devamsızlık nedeninin bir kanıtını isteyebilir. Çalışanın işe gelmemesi gereken tarihleri belirten bir doktoru raporu, bu kanıta örnek gösterilebilir.

Çalışanlar işteyken hastalanırlarsa çalışabilecek kadar iyi olana kadar evde kalmaları istenebilir.

Mazeretli ve Mazeretsiz Devamsızlıklar

Tıbbi veya ailevi bir acil durum, ciddi bir kaza veya hastalık ya da çalışanın kontrolü dışındaki benzer durumlar nedeniyle işe gelmemek veya geç kalmak mazeretli devamsızlık olarak kabul edilir. Mazeretli devamsızlıklar ve geç kalmalar disiplin cezasına tabi değildir. Ancak yönetici, geç kalma nedeninin kanıtlanmasını isteyebilir; bir araba arızası sonrasında çekici firmasından alınan bir fatura, bu tür kanıtlara örnek olarak gösterilebilir.

İzinsiz veya planlanmamış devamsızlık veya geçerli bir neden olmaksızın geç gelme, mazeretsiz devamsızlık olarak kabul edilir. Bazı örnekler şu şekildedir:

Acil olmayan durumlarda önceden onay almaksızın kişisel bir izin veya başka bir ücretli izin almak;

Şirket tarafından karşılanmayan bir dini tatili yöneticilere haber vermeden kullanmak;

İlk talep reddedildikten sonra ücretli izin almak;

Ücretli izin kullanmadan veya önceden onay almadan hastalık, yaralanma, acil durumlar veya diğer benzer durumlarla ilgili olmayan kişisel nedenlerle işten erken ayrılmak;

Arızalı alarm, trafik veya hava koşulları nedeniyle geç gelmek.

Mazeretsiz ve bildirilmemiş devamsızlıklar disiplin cezasına tabidir.

Katılım İhlallerinde Disiplin Cezası

[Şirket Adı] devamsızlık, geç kalma ve erken ayrılma gibi mazeretsiz, bildirilmemiş veya aşırı devam sorunlarına karşı aşamalı bir disiplin yaklaşımı benimsemektedir. Bir takvim yılı içinde [X] kez devam politikası ihlali olması halinde çalışanın işten çıkarılabilir.

Çalışana yönelik disiplin eylemleri türleri:

Sözlü uyarı: Birinci ve ikinci kez devam ihlalinde bulunulması üzerine.

Yazılı uyarı: İhlalin üçüncü kez gerçekleşmesi halinde.

Disiplin görüşmesi: İhlalin dördüncü kez gerçekleşmesi halinde.

Son yazılı uyarı ve askıya alma: Art arda beş kez katılım ihlali olması halinde.

Fesih.

Tüm katılım ihlalleri yıllık olarak 1 Ocak tarihinde sıfırlanır.

İş Bırakma

Amiriyle iletişim kurmadan [X] veya daha fazla ardışık iş günü rapor vermeyen bir çalışan işi terk etmiş sayılacaktır. Şirket ile olan iş ilişkisi derhal sonlandırılacaktır.

Yöneticinin Sorumluluğu

Size bağlı çalışanların devam sorunlarını takip etmekten ve bunları ele almaktan siz sorumlusunuz. Ekibinizden birinin aşırı devamsızlık yaptığını veya sık sık işe geç kaldığını fark ederseniz planlandığı gibi çalışmasını engelleyen zorlukları görüşmek üzere özel bir toplantı planlayın.

Ekip üyenize programlarıyla ilgili sorunlar yaşayıp yaşamadıklarını veya özel hayatları ile işlerini dengelemek için yardıma ihtiyaçları olup olmadığını sorun. Birlikte çözüm bulmak için çalışabilirsiniz. Evden esnek çalışma saatleri veya zaman yönetimi eğitimi seçenekleri sunmak mümkün olabilir.

Olası bir ruh sağlığı sorunu olduğunu görüyorsanız veya ihtiyaç duyulan yardımın kapsamı veya uzmanlığınızı aştığını düşünüyorsanız İK ile bir toplantı ayarlayabilirsiniz. İK, ekip üyenizi ihtiyaç duyabileceği kaynaklara daha iyi yönlendirebilir.

Ayrıca ekip üyenizin devam politikasını kötüye kullandığını veya kasıtlı olarak geç kaldığını düşünüyorsanız İK ile iletişime geçmeli ve aşamalı disiplin uygulamasını başlatmalısınız.

Personel Onayı

Aşağıya imza atarak [Şirket Adı] şirketinin katılım politikasını okuduğumu ve anladığımı kabul ediyorum.

[İmza ve imza tarihi için satır giriniz]

Sorumluluk Reddi: Bu çalışan devam politikası şablonu, referans olarak kullanılmak üzere hazırlanmıştır. Yerel, bölge ve ülke yasalarına uygunluğundan emin olmak için katılım politikanızın bir istihdam avukatı tarafından gözden geçirilmesi tavsiye ederiz. Ne Kickidler ne de bu politikanın yazarı, bu politikanın kullanılmasından kaynaklanan herhangi bir yasal sorumluluk kabul etmez.

Personel Katılım Politikasını Nasıl Geliştirebiliriz?

Yukarıda sunduğumuz şablon hiçbir şekilde mükemmel bir katılım politikası için kesin bir cevap vermez ancak kendi politikanızı nasıl oluşturacağınız konusunda size genel bir fikir sunabilir. Sonuçta her tür politika, her zaman işletmenin ihtiyaçlarına dayanır; bu nedenle “herkese uygun” yaklaşımına sahip evrensel bir katılım politikasından söz edilemez.

Ancak bu evrensel belgeye kendi yorumunuzu katarken göz önünde bulundurabileceğiniz birkaç şey var:

• Açık olun

  Çalışanların kendi lehine çevirebileceği bir esneklik alanı olmadığından emin olun. Örneğin, politikada geç kalmanın 15 dakikaya kadar tolere edilebileceği belirtilirse çalışanlar bunu dikkate alacak ve muhtemelen vardiyalarına her zaman 15 dakika geç başlamayı alışkanlık haline getireceklerdir. Bu aksilikten kaçınmak için bir çalışanın bir hafta veya bir aylık bir süre içinde kaç kez geç kalabileceği de ayrıca belirtilebilir.

• Adil ve tarafsız olun

  Hiç kimse acımasız çalışma koşullarına tahammül etmek zorunda kalmak istemez. Aynı zamanda bir şirketin işletmenin refahıyla yakından bağlantılı katı politikaları olması tamamen anlaşılabilir bir durum olabilir. Bu, taviz vermek ve herkesin memnun olmasını sağlamakla ilgilidir. Örneğin, tüm çalışanların en geç sabah 9'da şantiyede olması ve geç kalmaya izin verilmemesi şirket için çok önemliyse bu katılık çalışanlara daha uzun bir öğle yemeği molası (hatta ekstra tatil günleri) verilerek telafi edilebilir.

• Herkesin politikayı anladığından emin olun

  Çoğumuzun -hem çalışanların hem de işverenlerin- belgeleri okumayı tamamen atlayarak imzaladığını söylesek abartmış olmayız. Hatta yasal terimler, bazı insanlar için anlaşılması zor olabilir ve ek açıklamalar gerekebilir. Bu nedenle üst yönetimin veya İK uzmanlarının personel katılım politikasını tüm çalışanlarla birlikte gözden geçirmesi akıllıca olacaktır; böylece herkes politikanın tamamen farkında olabilir, tamamen anlayabilir ve çalışanlar görevlerine odaklanabilir.

• Uyum sağlamayı ödüllendirin

  Kitaptaki her politikayı, yönergeyi ve akla gelebilecek her kuralı takip eden çalışanlar mutlaka olacaktır. Ve bu çalışanları özverileri ve sıkı çalışmaları için ödüllendirmemek oldukça adaletsiz olurdu. Ayrıca çalışanların mükemmel bir katılım kaydına sahip olmalarından dolayı elde edebilecekleri ödüller, ekipteki herkes için bir motivasyon kaynağı olacak ve üretkenliği artırmaya destek verecektir.

Katılım Politikası Oluştururken ve Uygularken Neleri Göz Önünde Bulundurmalıyız?

Katılım politikasının hemen hemen her yönüyle tanıştığımıza göre artık bu görüşleri eyleme geçirme zamanı. Personel katılım politikası oluşturmak yolculuğun sadece bir parçasıdır; bunun etkili bir şekilde uygulanması kısmını da göz ardı etmemeliyiz.

Personel katılım politikasının yalnızca kağıt üzerinde iyi görünmesini değil, aynı zamanda kuruma münhasır ortamda etkili bir şekilde işlenmesini sağlamak istiyorsanız göz önünde bulundurmanız gereken en iyi 10 uygulamayı aşağıda bulabilirsiniz:

1. Şirket kültürünüzü anlayın

   İşletmenizin değerlerini, normlarını ve beklentilerini göz önünde bulundurun. Katılım politikanızı şirket kültürünüzle uyumlu hale getirdiğinizde bu politikanın çalışanlar arasında yankı bulması, benimsenmesi ve takip edilmesi daha olasıdır. Kültürel nüansları dahil etmek, kuruluşunuzun benzersiz kimliğini ve çalışma ortamını yansıtan bir politika oluşturmanızı sağlar.

2. Anlaşılır tanımlar sunun

   Politikanızın mümkün olduğunca açık olması önemlidir. Neyin geç kalma ve devamsızlık anlamına geldiğini açıkça tanımlayın, çalışanların devamsızlıkları hakkında ne zaman ve nasıl bilgi vereceği ve devamsızlık için hangi gerekçelerin kabul edilebilir sayılacağı konusunda net olun. Örneklere yer vermek bu tür konuların açıklanmasına yardımcı olabilir.

3. Politikanın erişilebilir olduğundan emin olun

   Katılım politikanız tüm çalışanlar tarafından kolayca erişilebilir olmalıdır. Örneğin, bunu çalışan el kitabına ekleyebilir, şirketinizin dahili internet sitesinde yayınlayabilir veya oryantasyon oturumları sırasında yeni işe alınanlarla görüşebilirsiniz. Çalışanlara politikayı düzenli olarak hatırlatmak da faydalı olacaktır.

4. Yönetim için eğitim sunun

   Yöneticiler, katılım politikasının uygulanmasında çok önemli bir rol oynar. Yöneticilerin politikayı anladıklarından ve ortaya çıkan sorunları rahatça ele alabileceklerinden emin olmak için ilgili eğitimi sağlayın. Sonuçta onların politikayı tutarlı bir şekilde uygulamaları, politikanın etkinliği açısından kilit önem taşımaktadır.

5. Şikayetlerin bildirilmesi ve ele alınması için bir süreci dahil edin

   Çalışanların, kaydedilen devamsızlıklarla ilgili anlaşmazlıklar, cezalarla ilgili anlaşmazlıklar veya adaletle ilgili endişeler gibi devamla ilgili sorunları veya şikayetleri bildirmeleri için politikanıza açık ve net bir prosedür ekleyin. Şikayetlerin derhal ve şeffaf bir şekilde ele alınması, çalışanların güvenini ve moralini korumaya yardımcı olur.

6. Tüm çalışanlar için adil uygulamalar

   Politikayı uygulama konusunda tutarlı olduğunuzda bu güven oluşturur, adalet duygusunu teşvik eder ve çalışanlar arasında muhtemel kişiler arası çatışma riskini en aza indirir. Katılım politikasının kurum içindeki tüm pozisyonlarda aynı şekilde uygulanması ve katılım politikasıyla ilgili konular ele alınırken herhangi bir önyargı veya iltimastan kaçınılması gerekir.

7. Uygunluğu önceliklendirin

   Katılıma değer verilen ve bunun hem bireysel hem de genel kurumsal başarının önemli bir yönü olarak kabul edildiği bir şirket kültürünü teşvik edin; böylece uzmanlardan CEO'ya kadar herkesin bu politikaya uyması gerekir. Bu şekilde, devamlılığın ortak bir sorumluluk olduğu mesajı pekiştirilir.

8. Katılım politikasını uygulayın

   Politikada belirtilen önceden belirlenmiş protokollere bağlı kalarak politika ihlallerini derhal ve adil bir şekilde ele alın. Yöneticilerin de politikayı tutarlı bir şekilde nasıl uygulayacaklarını ve katılım ile ilgili sorunları nasıl etkili bir şekilde ele alacaklarını bildiklerinden emin olun. Politikayı tutarlı bir şekilde uygulayarak şirketin hesap verebilirliğe olan bağlılığını göstermiş, katılıma ve dakikliğe değer veren bir çalışma ortamı yaratmış olursunuz.

9. Düzenli eğitimler ve güncellemeler sunun

   Başta yönetim kadrosu olmak üzere tüm çalışanlarınızı politikanın incelikleri ve uygulanması konusunda eğitin. Ekibinizi politikada yapılan her türlü değişiklikten haberdar edin. Düzenli olarak bilgi tazeleme kursları verin. Tüm bunlar politikanın önemini yinelemeye ve şirket genelinde uyumu sağlamaya yardımcı olur.

10. Etkili bir katılım takip programından faydalanın

    takibini kolay hale getirmek için teknolojiden faydalanın. Modern personel takip yazılımları gerçek zamanlı görüşler sunarak ve manuel hataları azaltarak katılım takibini daha verimli hale getirebilir. Katılım takibine dijital yaklaşım, eğilimlerin belirlenmesine ve veriye dayalı karar vermenin kolaylaştırılmasına da yardımcı olabilir.

Kickidler ile Etkili bir Katılım Takip Sistemi Nasıl Uygulanır?

Katılım politikanızın ayrılmaz bir parçası da personelin çalışma saatlerini, ücretli izinlerini, molalarını ve dahasını takip etmenize yardımcı olacak bir katılım takip yazılımıdır.

Şirketinizde çok yönlü bir dijital katılım takip sistemi oluşturmak için bu süreci daha kolay ve zaman açısından daha verimli hale getirecek farklı çözümleri incelemeye başlayabilirsiniz. Kickidler'a göz atmanızı şiddetle tavsiye ederiz.

Kickidler, bir sistem oluşturmak için ihtiyaç duyacağınız her şeyi sağlayan, çok çeşitli çalışan katılımı ve zaman takip özelliklerine sahip kapsamlı bir personel takip çözümüdür. Sezgisel arayüzü, teknoloji meraklısı olmayan uzmanlar için bile zaman takibini zahmetsiz hale getirir.

Kickidler'in zengin Katılım özellikleri, yönetimi çalışanların katılımı ile ilgili bilmeleri gereken her şeyle donatır. Çalışanların iş günlerine ne zaman başladıklarını ve bitirdiklerini ve ayrıca aşağıdakilere benzer çeşitli ek verileri gösterir:

• molalar,
• toplam iş kapasitesi,
• izin,
• mesai.

Kickidler'daki zaman takip araçları aşağıdakileri sunar:

• gerçek zamanlı takip özelliği, çalışanların mesai saatlerini verimli bir şekilde geçirmeleri için hesap verebilirlik sağlar;
• çalışma saatleri ve üretkenlik analizi “Faaliyet Geçmişi”, “Günün Detayları”, “Çalışma Saatleri” ve “Zaman Çizelgesi” raporları, “Çalışanların Derecelendirilmesi” gibi kapsamlı raporlar aracılığıyla çalışanların zaman-verimlilik oranını artırır;
• keylogger çalışanların işte geçirdikleri süre boyunca faaliyetlerinin takip edilmesine yardımcı olarak iş süreçlerine şeffaflık kazandırır;
• ihlal takibi devamlılıkla ilgili sapmalar meydana geldiğinde (örneğin, bir çalışan geç kaldığında, uzun bir mola verdiğinde veya bir iş gününü tamamen atladığında) otomatik bildirimlerin açılması için yapılandırılabilir;
• personel kendi kendini takip arayüzü (Autokick) çalışanların kendi katılım alışkanlıklarını ve ilişkili üretkenlik ölçümlerini izlemelerini sağlayarak odaklanmalarını ve verimliliklerini artırır;
• uzaktan erişim mesai saatleri içinde çalışanların bilgisayarlarında ortaya çıkan sorunların çözülmesine yardımcı olur.