Personel kontrolü nedir ve ne işe yarar, personel izlenmesi sağlanmıyorsa ne olabilir, mikro yönetim tehlikeleri nedir, çalışan aktivitelerini izlemenin 7 yöntemi bu metinde açıklanıyor.
Şirketin etkili çalışmasını sağlamak işverenin temel görevidir. Bu görev nasıl yerine getirilir? Çalışanlar şirketinizin ayrılmaz bir parçası ve onlarla doğru iletişim kurulacak. Çalışan izlemesi hakkında konuşalım ve aşağıdaki ana soruyu cevaplayalım:
Günümüzde Agile, Scrum gibi proje yönetim metolojileri çok popüler. Bunlar geleneksel hiyerarşiden yatay yönetimin lehine odaklanır. Aslında bu yöntemler güzel, ama ilkelerinde bazı yönetim hataları da görülür.
Agile yöntemi anlatan manifesto’nun 10. ilkesi ‘Proje ekibi kendi kendini organize eder ve kendi kendini kontrol eder’ diyor. Çevik yöntemleri kullanmaya başlayan yöneticilerin çoğu çalışanları kontrol etmeye gerek kalmadığını düşünür.
Hiç doğru değil. Kendi kendini kontrol etme burada anahtar kelime. Çalışanların kendilerini kontrol etmeleri için şartlar yaratma yönetici görevi. Üstelik ekip motivasyonu oluşturma (bu sözkonusu manifesto’nun 9. ilkesi) ve çalışanlarınızın müşteri ile her gün sıkı iletişimde bulunma (bu sözkonusu manifesto’nun 8. ilkesi) personel izleme ve takip türleri.
Böylece çevik yaklaşımı benimseyen metodolojiler kullanılsa bile personel kontrolü yapılacak. Geleneksel eski metoloji kullanıldığında çalışan kontrolü ve görev kontrolü temel yönetim araçları olacak.
Aslında, iyi bir şey olmayacak. Aşağıdaki sonuçlar doğurabilir:
Kedi gidince, fareler bey olur atasözünü hatırlıyor musunuz? ‘Kalori ekonomi’ prensibi insan doğasında. Bir şey yapmamaya imkan varsa onu yapmayacak. Yönetici işleri takip etmediğinde, şirket içinde anlaşılmazlık ortaya çıkar, insanlar geciktirmeye ve çabasız dikkatsiz çalışmaya başlar.
Evet, motivasyonu yüksek olan çalışanlar var, onlar kontrol yapılmadığı halde da iyi çalışıyor. Ama onlar personelin % 100 değil. Prensip basit: çalışanları kontrol etmiyorsunuz – performans düşüyor.
Geciktirme, personel kontrolü yapılmadığında ortaya çıkan önemli ama tek problem değil. Karşılaşacağınız ikinci sıkıntı çalışanların imkanlarını anlamamanız.
Tipik durumlar:
Personel kontrolü yapılmadığında bu problemleri hemen göremeyeceksiniz, sadece kaybettiğiniz bir proje, hasarlı mal gibi kötü sonuçların ortaya çıktığında farkına varacaksınız.
Yaygın rastlanan dikey personel kontrolü böyle: genel müdür – daire başkanları – çalışanlar. Bu tür kontrol yapıldığında genelde üst düzey yönetici çalışan hakkında bilgi daire başkanların sunduğu rapor ve bildirilerden öğreniyor.
Problem ortada, çünkü daire başkanı aşağıdakileri yapabilir:
Özel ayarlanmış personel izleme ve takip yazılımı yöneticinin personel performansı hakkında bilgiyi doğrudan almasını sağlıyor ve onu yukarıda anlattığımız problemlerden saklıyor.
İyi organize edilmiş personel takip ve izleme aşağılardan oluşur:
Ama söz konusu avantajları sadece doğru organize edilmiş kontrol sağlayabilir.
2020 yılında COVID-19 pandemisi çalışan kontrolü problemini daha açık bir şekilde gündeme getirdi. Ekiplerin çoğu evden çalışmaya başladı. Bu yüzden yöneticiler hızlıca çalışan takibi yöntemleri uygulamaya karar verdi. Uzaktan çalışmaya dönemi başladığında çalışanların performansını düştü. Yöneticiler, uzaktan çalışanları izleme ve takip için farklı yöntemleri denedi.
İyi personel kontrolü ne kadar etkin olsa, hata ile yapılan kontrol da o kadar zararlı olabilir. Aşağıdaki problemler söz konusu olur:
Yönetici çalışanların başarıları unutup hatalara konsantre ediyor. Maalesef, benzer durum çoğu şirketlerde görünür:
Bunlar çalışanların motivasyonunu düşüren çok kötü yöntemler. Personel şirketten nefret etmeye başlar, onun gelişmesine engel olur, ilk fırsatta iş yerini değiştirir.
Daire başkanı çalışanların her adımı kontrol ediyorsa sonuç iyi olmaz. Çalışan eğlence bir website açmış, daite başkanı hemen onu arıyor: ‘Bu belgeye bir bak ve çalış’. Yada doğrudan bir azarlama yapıyor: ‘Sen şu sitede ne bakıyorsun? İşine bak’.
Mikro yönetimi adaletli kullanabilirsiniz, başarılı durumda çalışanı teşvik edebilirsiniz ama her zaman takip ve gözetim altında bulunmak çalışanlar için çok sıkıcı geliyor. Bunun hakkında biz bir deneme yaptık. Çalışanlarınız rahatlamıyor, artık küçük molaların tadını çıkartamıyor ve sonunda yanıyor. Sürekli baskı iyiye getirmiyor.
Yukarıda anlattıklarımız kontrol önemini azaltmıyor. Ama çalışanlar yapılan kontrolün farkında olmamalı. Personelin her an takip edip hemen tepki vermeye gerek yok. Takip ve izleme sistemden aldığınız bilgiyi şirket gelişme stratejisi ve insan kaynakları yönetimi stratejisi için kullanabilirsiniz.
Favorileri kimse sevmiyor. Suçlanan biri olmak da kötü. Yönetici her zaman adaletli ve tarafsız olmalı. Ama biz insanlarız ve bazen duruma taraftan bakmadan birini desteklemek yada ona karşı olmak çok zor.
Bu sorunun önemini anlamasanız, şirketinizde çalışanların yönetici gözünde farklı yeri aldığını göreceksiniz. Bazı çalışanlara prim verip hatalarını affeder. Diğerleri ise ufak bir hata için cezalandırırsınız.
Bu doğru mu? Bir çalışan her zaman hata yapsa diğeri ise yüksek sorumluluk ile her görevini yapsa, aynı hata için farklı ceza verilebilir. Ama aldığınız kararlara olumlu bakmalısınız. Bir durumda ufak hatayı çalışana sempati duyduğunuz için değil raporda olan nedenler sayesinde affedebilirsiniz. Diğer durumda çalışanı cezalandırma nedeni ondan sıkılma değil raporda görülen bir sürü hatası.
Kontrolü neden yaptığınızı her zaman akılda tutmalısınız. Bu en önemlisi. Yöneticinin her eylemi aşağıdaki amaçlara ulaşmasına yardım etmeli:
Müdür olduğunuz için çalışan kontrolü yapılmaz. Personel gözetimi, cezalandırması, teşvik etmesi bütün bunlar çalışanın performansını arttırmak ve şirket gelirini yükseltmek için yapılır. Bu yüzden ilk önce kontrolü neden yaptığınızı düşünün? Personel takibi şirkete ne verecek?
Kickidler gibi günümüz personel takibi yazılımları etkili personel yönetimi için bilgi verir. Siz sadece onları doğru şekilde kullanmalısınız. Temel prensibiniz ‘zarar verme’ olmalı.
Personel kontrolünün etkili ilkeleri aşağıda beliteceğiz.
Her çalışan aşağıdakileri bilmeli:
Yani Personel Kontrolü Kanun’u gibi net iş kurallarına ihtiyaçınız var. Bu belge geliştirmesine dikkatinizi verin. Çalışma ve kontrol şartları, ödüllendirme ve cezalandırma kuralları her çalışan için net ve açık olmalı.
Her şey basit. Kanuna uyumalısınız. Personel Kontrolü Kanun’u kurduktan sonra onlara uyumalısınız. İstikrar ve güvenlik havasında çalışma personel performansını arttırır. Zorba müdür herkesin sinirini bozuyor. Hiç umutmayın kuralları siz koyuyorsunuz, siz de onlara uyuyorsunuz.
Tabi, bazen kuralları günceleyebilirsiniz, ama bunu sık yapmayın. Planlamaya odaklanın.
Kurallar herkes için aynı. Çalışan saygısı kazanmak için siz yönetici olarak tarafsız kalmalısınız. Dikkatinizi çekiyoruz ki, insan her zaman önyargılı davranıyor bu yüzden tarafsız kontrol yöntemleri kullanmaya tavsiye ederiz. Örneğin otomatik personel izleme ve takip yazılımı. Kontrol otomatik şekilde yapıldığında etkili olur.
Kaliteli kontrol hava gibi her tarafta bulunur ama kimse onu göremiyor. Çalışanın her faaliyetinden haberiniz olmalı. Kötü performansa müdahale önceden onaylanmış kurallara göre gerçekleşir (örneğin toplantıda) ve sadece acil durumlarda aniden gerçekleşir.
Çalışan performansı hakkında bilgi mutlaka analize edilmeli: problem ortaya çıkarılacak, problem kaldırması için önlemler alınacak, performansı yüksek olanlar motive edilecek v.s. Birini cezalandırırız diğerini ödüllendiririz gibi basit kararlar almayın, geniş bakın, analize edin, strateji oluşturun – böyle personel izlemesi daha verimli olacak.
Çalışanları sürekli kontrol edin. Kontrolü azaltmayınız, oluşturduğunuz performans takibi her zaman gerçekleşmeli. Bir sonraki ilke bunun hakkında.
Personel kontrolü her yöneticinin ana görevinden biri, ama bu tek görev değil. Bu yüzden personel kontrolü yöneticinin zamanını almadan organize edilmeli. Bu yüzden kontrol otomatik olarak gerçekleştirilmeli.
Tüm ofis çalışanlar artık bilgisayar başında çalışıyor. Bu yüzden bilgisayar başındaki etkinlik kaydedilmeli. Kickidler çalışan izleme ve takip yazılımı gibi otomatik izleme ve devam programı kullanılabilir. Kickidler programı:
Tüm mödüller ayrı ayarlanır. Örneğin tuş vuruşu kaydı* gerekmiyorsa, onu kapatıyorsunuz.
Proğramın avantajları:
Bu tür yazılım size vakit kazandırır, tarafsız ve geniş kapsamlı personel kontrol sistemi oluşturur.
Yukarıda personel kontrolü göze çarpmayan ve aynı zamanda açık olacağını anlattık. Bunlar günümüz personel takibi yöntemleri. Çalışanlara mutlaka takip sistemi kullanıldığı ve onun kuralları hakkında anlatmalısınız.
Gizli personel takibi neden ayarlanmalı? Bunun 3 temel nedeni:
Çalışan, şirketin bilgi bankası rakip şirkete aktarıp işten ayrılması gibi kasten sabote etmesinden şüpheleniyorsa , yada gerçekleştiğiniz gizli takibi kimse % 200 ortaya çıkartmayacaksa gizli gözetleme yapılabilir. Ama biz Kickidler olarak açıklık ve şeffaflık stratejisine uymanızı tavsiye ederiz. Bu, işinizi daha etkili yapacak.
Sonuç olarak çalışan kontrolü hakkındaki 5 popüler efsane sunacağız.
Hiç öyle değil. Türkiye Cunhuriyeti İş Kanunu’n 93. Maddesine göre işveren ve yetkili memurları iş hayatını izleme, denetleme ve teftiş görevlerine yükümlü. Çalışanların yapılan kontrolden haberdar olması önemli.
Performans düşük olanlara odaklandığınızda siz aşağıdakileri gözden kaçırıyorsunuz:
Bu yüzden kısmen personel kontrolü hatalı. İzleme ve takip geniş kapsamlı olmalı.
Etkili bir personel izleme ve takip sistemi çalışanlar için çok faydalıdır. Çalışan, faaliyetinin tarafsız değerlendirmesini alıyor, herkes için rahat güvenli ve şeffaf iş ortamı oluşur.
Tecrübemize göre çalışanlar izlemye negativ tepi vermez. Eğer takip sonucunda alınan bilgi doğru kullanılmıyor negativ tepki verilir. ‘Yönetmen hataları’ bölümünde anlattıklarımız fazlasından sıkı kontrol, mikro yönetim, taraflılık gibi durumlar hoşnutsuzluk sebebi oluyor. Bunlardan uzak durun ve her şey güzel olacak.
Eskiden bu gerçekten zordu, şimdi artık her çalışanın yanında durarak tek tek takip etmeye gerek yok. Özel programlar her şeyi otomatik yapıyor, yönetici sadece karar almalı. Kickidler personel takip sistemi çok hızlı kullanabilirsiniz. Büyük şirkette Kickidler uygulaması 1 -2 gün sürer, küçük şirkette ise bir kaç saat.
Çalışanları takip edin ve şiketinizi etkili yönetin. Biz ise bu konuda size yardımcı olacağız. Bizim ile iletişime geçin!