Онбординг сотрудников: всё, что важно знать бизнесу для успешной адаптации новичков

Онбординг сотрудников – этап, о котором часто забывают. Подписали контракт, показали рабочее место, накидали тасок в CRM, а дальше профессионал сам разберётся? Именно из-за такого подхода возникает огромное количество проблем, от удлинения периода адаптации в несколько раз до выгорания новичка с его последующим уходом. Поговорим о том, как избежать подобных сложностей: подробно разберём, зачем нужен онбординг, из каких этапов он состоит, какие инструменты облегчают задачу HR-специалиста и руководителя.

Что такое онбординг сотрудников и зачем он нужен

Если кратко, онбординг – это комплекс мероприятий по “мягкому” вводу нового сотрудника в рабочую среду предприятия. Его основные цели:

• сократить время до выхода нового сотрудника на полную эффективность;
• снизить стресс от перехода на новое место;
• сформировать лояльность к компании с первых дней в штате;
• застраховаться от ошибок, связанных с непониманием новичком вашей специфики;
• сократить раннюю текучку кадров (увольнения в первые 3-6 месяцев после трудоустройства).

Именно онбординг должен закрывать воронку найма нового сотрудника: ваши HR и менторы сопровождают работника до момента, когда он будет по-настоящему уверенно себя чувствовать и включится во все процессы.

Обратите внимание: испытательный срок и онбординг – это не синонимы. Грубо говоря, испытательный срок – это время, которое вы берёте на оценку нового сотрудника, а онбординг – инструмент, помогающий этому сотруднику быстро раскрыть весь свой потенциал.

Что входит в процесс онбординга: ключевые этапы и нюансы

Весь процесс онбординга новых сотрудников можно условно разделить на 5 больших этапов. Конечно, в каждой компании есть своя специфика, но эти стадии актуальны практически для всех видов бизнеса.

1. Подготовительный этап

Ещё до первого рабочего дня нового сотрудника вам нужно:

• оформить все документы, создать корпоративные учётки, выписать пропуска;
• подготовить рабочее место: настроить компьютер, поставить нужный софт;
• определить, кто будет отвечать за нового сотрудника (обычно это куратор из HR-отдела и старший специалист в отделе, куда назначен новичок).

Проведя всю подготовку заранее, вы показываете профессионализм своей компании и создаёте хорошее о ней впечатление.

2. Первый день

Ключевой момент: первое впечатление – самое важное. Рекомендуется сделать всё для того, чтобы знакомство прошло без лишнего стресса. Обычно включает в себя:

• встречу с HR/руководителем;
• официальное представление новичка коллективу;
• экскурсию по офису;
• "посадочную": передачу пропусков, документов, рабочего места, контактов коллег – всего, что нужно для работы;
• вводный брифинг по обязанностям и планам на первую неделю.

Обычно всеми этапами занимается HR-специалист, исключение – заключительный шаг: на брифинге подключается непосредственный руководитель.

3. Введение в корпоративную культуру и ценности

Этот этап можно включить в программу первого дня (или даже в состав собеседования), но если информации и так много, его имеет смысл вынести отдельно – дайте человеку время освоиться, не перегружайте. Обычно хватает двух простых пунктов:

• общая презентация миссии компании, её ценностей, стандартов и традиций (лучше всего в неформальной, дружественной форме);
• знакомство новичка с внутренними политиками организации: нормами коммуникации, взаимодействия в коллективе, дресс-кодом и т.д.

4. Погружение в процессы

Задача первых нескольких недель в компании состоит в том, чтобы новый специалист полностью разобрался в специфике вашей работы и процессов. Нужно будет провести:

• обязательные инструктажи (техника безопасности, защита данных, коммуникации с клиентами и т.д.);
• обучение основным бизнес-процессам фирмы, особенностям продуктов и услуг;
• брифинг по использованию основных инструментов: например, по управлению задачами в Kickidler Project Tracking.

Обычно всё перечисленное делается уже в процессе работы над реальными задачами: просто выбирайте проекты, которые не требуют особой срочности.

5. Обратная связь

Когда вы видите, что сотрудник освоился и полноценно включился в работу, процесс онбординга можно завершать. Однако перед этим обязательно нужно с ним поговорить, уточнить:

• всё ли по итогу понятно;
• нет ли затруднений, которые ещё не разрешили;
• какие рекомендации сотрудник даст по онбордингу будущих коллег.

Обязательно фиксируйте все узкие места и рекомендации, это поможет вам улучшить собственные HR-процессы, а заодно покажет новичку, что с его мнением считаются.

Типовые ошибки в онбординге, и как их избежать

Главных ошибок, которые портят процесс адаптации новых сотрудников, всего 3.

1. Отсутствие процесса онбординга как такового.

Чаще всего случается в маленьких компаниях, которые редко нанимают новых сотрудников. Новичок попадает в коллектив, который никак не подготовился к расширению, и ему приходится разбираться во всём своими силами. Хаос, запутанные процессы, отсутствие гайдлайнов – всё это создаёт лишний стресс и плохое впечатление о компании.

Чтобы избежать подобных проблем, постарайтесь набросать хотя бы краткий план онбординга для нового сотрудника. Если вы не занимаетесь наймом постоянно, не нужно ничего массивного, но хотя бы позаботьтесь заранее о рабочем месте для новичка, основных инструкциях и выделении куратора. Этого уже будет достаточно.

2. Формальное отношение к онбордингу

Процессы адаптации выстроены, но делаются для галочки. На практике это обычно выглядит так: "Вот твой стол, вот наша CRM, вот небольшой гайд по ней. Будут технические проблемы, пиши админу, будут вопросы по работе, стучи Иван Семёновичу – это твой начальник, вот его почта. Задачи твои вот. Успехов".

Вроде бы и всё дали, но новичок всё равно чувствует, что он сам по себе. Иногда это и неплохо – и есть сотрудники, которым нравится такое отношение (обычно они встречаются среди технических специалистов) – но многие почувствуют себя неуютно. Таким отношением вы создаёте ненужное психологическое напряжение и упускаете возможность со старта выстроить связи между коллективом и новичком, а это риск его будущего увольнения.

3. Излишнее внимание

Другая сторона медали: вы окружаете человека слишком пристальной заботой, буквально следите за каждым его шагом. Никто не любит микроконтроль и излишнее внимание, они копят стресс с невероятной скоростью.

Правильный подход здесь – это подход сбалансированный: будьте доброжелательны, но дайте человеку время побыть наедине с собой и новыми задачами, во всём разобраться. Следите за тем, не возникают ли у него трудности, но не стойте над душой. Вы должны быть постоянно рядом, в доступе, регулярно интересоваться прогрессом и затруднениями, но при этом не перебарщивать. Это сложное искусство, но задачу можно упростить с помощью грамотно выстроенного наблюдения.

Инструменты для онбординга персонала: цифровая автоматизация и контроль

Основные инструменты онбординга – это грамотно подготовленные гайдлайны и регламенты, прозрачно выстроенные процессы (если вы ещё не используете системы управления проектами, самое время начать) и, конечно, контроль рабочего времени. Вам очень важно сразу понять:

1. насколько ответственно и продуктивно сотрудник включается в работу, не прокрастинирует ли он с первого же дня;
2. с какими задачами он справляется хорошо, а где возникают трудности;
3. как он выстраивает свои рабочие процессы, где есть пространство для оптимизации.

Всё это можно отслеживать, не напрягая при этом человека слишком пристальным вниманием. Для этого используются цифровые системы контроля рабочего времени, аналитики и продуктивности – например, Kickidler. Наше ПО предоставит в ваше распоряжение:

• краткий отчёт по продуктивности, очень удобный для быстрой оценки;
• подробную карту рабочего дня новичка: какие приложения использовал, какие сайты открывал, какие кнопки и когда нажимал;
• записи видео и скриншоты с рабочего стола.

Вы буквально сможете встать у новичка за плечом, и он при этом ничего не заметит. Это идеальный способ держать процессы онбординга под полным контролем, не увеличивая при этом уровень стресса для сотрудника.

Кто отвечает за качественный онбординг сотрудников

Правильно выстроенный онбординг – это всегда коллективная ответственность:

• HR-отдел/специалист: курирует оформление всех документов, собирает первые данные о работнике, назначает наставников, организует Welcome-тренинги, отслеживает общие показатели адаптации.
• Руководитель подразделения: отвечает за профессиональную адаптацию, интеграцию в команду, постановку рабочих задач.
• Наставник (ментор): старший коллега, который помогает решать бытовые и рабочие вопросы, отвечает на "глупые вопросы", проводит первые обучающие сессии.
• IT-отдел: обеспечивает готовность рабочих мест, доступ ко всем необходимым сервисам, устраняет технические проблемы.
• Сам сотрудник: даёт честную обратную связь по процессу, не стесняется спрашивать и участвовать в обучающих активностях.

Как оценить эффективность онбординга новых сотрудников

Невозможно совершенствовать то, что невозможно измерить. Вот основные метрики оценки онбординга, которые мы рекомендуем использовать:

• время до выхода на плановую продуктивность (time-to-productivity) – легко отследить через Kickidler;
• процент отсева (он же текучесть сотрудников в первые 3/6 месяцев);
• удовлетворённость новичков процессом (опросы после завершения онбординга);
• обратная связь от наставников и руководителей.

Не забывайте собирать все данные и обратную связь по итогам найма и онбординга каждого нового сотрудника, постоянно ищите возможности для улучшения, и нанятые специалисты останутся с вами надолго!