Приложения для повышения продуктивности в 2025: что выбрать и зачем

Повышение продуктивности – один из наиболее частых приоритетов и для бизнеса, и лично для отдельных людей. Рассказываем о том, как к этой задаче подойти, и о том, какие приложения для увеличения продуктивности вам помогут в 2025.

Что такое продуктивность и зачем вообще нужны приложения?

На первый взгляд, может показаться, что измерить – а потом и повысить – продуктивность очень просто: много успел, постоянно был чем-то занят? Продуктивность высокая. Нет? Так займись чем-нибудь поплотнее, продуктивность вырастет! На практике, само собой, всё немного сложнее. Много сложнее.

Во-первых, существует ловушка кажущейся продуктивности: человеку кажется, что он занят чем-то полезным, но на практике он теряет огромное количество времени:

• Сел писать статью (вот эту, например), погрузился в процесс, в Телеграм прислали ссылку на смешной мем – отвлёкся: посмотрел, почитал комментарии, набил ответ. Минус минута от рабочего времени. Ситуация повторяется раз за разом, и вот тебе кажется, что ты был продуктивен 2 часа, а на деле всего 90 минут.
• Сел писать статью, прислали вопрос по другой задаче. Отвлёкся, вник в контекст, ответил. Снова сосредоточился на статье. Пришло письмо в почту, отвлёкся, посмотрел, ответил. Вроде бы, и отвечал всем по делу, и статью писал по работе, но из-за переключения задач появляется непродуктивное время на то, чтобы раз за разом вникать в контекст разных процессов. И хорошо, если автоматически не проверил личные чаты после рабочих (а там мемы, см. выше).

Наши наблюдения показывают, что в среднем люди завышают собственную продуктивность на 10-20% – и это неумышленно. Просто Kickidler чётко отслеживает все действия за компьютером и маркирует их как "продуктивные" (совершённые в рабочих приложениях) и "непродуктивные" (листать ленту в соцсетях). В итоге человек уверенно говорит: "До обеда плотно работал, 4 часа" – а отчёт показывает, что реально он работал 2 часа 40 минут.

Это, кстати, вполне нормально: мы не способны постоянно поддерживать стопроцентную концентрацию, поэтому продуктивность 60-70% – хороший показатель. Плохо, когда прокрастинация превышает норму.

Во-вторых, количество действий на единицу времени – это не совсем продуктивность, это активность. Продуктивностью имеет смысл называть только и исключительно ту активность, которая приносит успешные результаты. То есть этот параметр не про то, насколько вы устали и старались, а про то, каких итогов вы добились при каком количестве затраченных ресурсов:

• Два менеджера делают по 50 холодных звонков в день, но первый при этом закрывает 5 сделок, а второй одну. Активность у них одинаковая, продуктивность в 5 раз отличается.
• Разработчик пишет 100 строк кода за час, но 80% из них — костыли. Его продуктивность ниже, чем у коллеги, который пишет 30 строк, но чистых, обеспечивающих удобные поддержку и расширение кода в будущем.

Именно поэтому, кстати, мы рекомендуем не только регулярно проверять отчёты Kickidler со сводкой о продуктивности, но и периодически – раз в месяц, например – смотреть видео или трансляции с рабочих столов сотрудников. Например, вот такой подход хорошо работает:

• Смотрите, как работают лидеры рейтинга – самые продуктивные и результативные сотрудники. Отмечаете особенности: как они выстроили процессы, какие инструменты используют, как.
• Потом смотрите отстающих и середнячков: что из того, что делают профи, они не выполняют?
• Дальше составляете рекомендации, проводите что-то вроде экспресс-курса повышения квалификации, и вуаля: продуктивность отдела выросла.

Так что эмпирическая оценка – я думаю, что я продуктивен – не срабатывает. Нужны объективные данные и аналитика, а с этим как раз и помогают приложения. Плюс те, которые направлены на повышение продуктивности, самим фактом своего существования снимают с вас большое количество обязанностей по мониторингу продуктивности и графика, тем самым автоматически увеличивая производительность вашего труда и разгружая мозг для важных задач.

Способы повышения продуктивности

Перед тем, как говорить о конкретных приложениях, обсудим общую тактику: что делать, чтобы повысить свою продуктивность? Есть четыре основных подхода:

1. Deep Work. Идея в полной сосредоточенности на конкретной задаче, без переключения контекста. Отключили уведомления в мессенджерах, надели наушники, сконцентрировались на деле.
2. Приоритизация задач. Например, можно использовать обычную матрицу:
   1. Срочно и важно: делается сразу.
   2. Важно, но не срочно: запланировать на удобное время, подходящее для Deep Work.
   3. Срочно, но не важно: лучше всего делегировать кому-то.
   4. Не срочно и не важно: отложить, потом делегировать.
3. Автоматизация процессов. Чат-боты, шаблоны документов, макросы в Excel, автоматический мониторинг сотрудников вместо наблюдения по старинке и т.д.
4. Геймификация. Чем интереснее задача, тем выше продуктивность. Как сделать рутину интересной? Добавить квесты, рейтинги, бейджи, "уровни" и т.д.

Что снижает продуктивность

Ну и о том, что убивает продуктивность:

1. Многозадачность: чем чаще переключаетесь между разными контекстами мышления, тем хуже.
2. Перфекционизм. Стремление к идеалу увеличивает потраченное на работу время в 2-4 раза и больше, а результат становится лучше лишь на 5-15% (правило Паретто + поправка на недостижимость абсолютного идеала).
3. Открытые опенспейсы. Шум, постоянные вопросы от коллег – всё это убивает производительность труда.

Теперь держим всё это в голове и смотрим на 5 типов приложений, которые помогут вам взять на вооружение повышающие продуктивность практики и избежать негативно влияющих на неё факторов.

5 приложений, повышающих продуктивность в 2025

Приложений для повышения продуктивности труда огромное количество, но по большому счёту их можно разделить на 5 крупных категорий.

Системы учёта рабочего времени и тайм-трекеры

Если вы не контролируете, как тратите своё время, вы им не управляете. Чтобы расходовать время эффективнее – и чтобы добиться того же от своих подчинённых – важно чётко знать, на что ушли рабочие часы. Для этого обычно используются:

• Системы учёта рабочего времени. На компьютер ставится небольшая программа, которая работает в фоне и фиксирует всю активность в течение рабочего дня: какие кнопки когда нажимали, на какие сайты заходили, сколько времени провели в той или иной программе, чем занимались. Получается полная и объективная картина, при этом вы чётко видите, какие действия были продуктивными, а какие – нет. Именно к этой категории относится Kickidler, и мы в ней среди лидеров: по отчётам за минуту можно понять, что не так и где точки роста (а если понадобится, есть вся детализация, вплоть до видео с экрана).
• Тайм-трекеры. По сути, это СУРВ в минимальной комплектации: таймер, который запускается при начале работы над задачей и останавливается при перерыве или завершении. Не отслеживает никакие действия, а зачастую ещё и сам не активируется – его приходится включать-выключать руками. Неплохой инструмент для повышения собственной дисциплины, но не более того.

Именно учёт рабочего времени – основа для роста вашей продуктивности, он помогает:

• избавиться от иллюзий насчёт своей продуктивности;
• найти точки перегрузки и завалы в графике;
• отследить привычные «чёрные дыры» времени;
• выстроить оптимальный ритм работы (вплоть до планирования отдыха).

Планировщики задач и программы управления проектами

Если системы учёта говорят, как вы провели день, то планировщики объясняют, зачем вы это делали (активность и продуктивность, помните?). Рост продуктивности начинается с чёткой постановки цели, а цель в свою очередь разбивается на задачи. Планировщики помогают держать это дерево задач под контролем: от большого проекта до мелкой рутины, сколько бы там тасок ни было.

Для себя это способ не держать всё в голове, освободив ресурсы мозга для важного. На уровне команды планировщик — средство прозрачного управления и поддержания порядка. Если задачи не зафиксированы, не разбиты на этапы и не закреплены за ответственными лицами, это не проект, а хаос.

Хороший планировщик особенно критичен, когда:

• задачи постоянно меняются;
• в проекте участвует больше двух человек.

Современные планировщики:

• позволяют выстраивать иерархию задач: проект → этап → подзадачи;
• задают сроки, дедлайны, приоритеты;
• напоминают о дедлайнах и новых задачах, присылают уведомления об активности коллег;
• позволяют работать в команде — видно, кто за что отвечает, на каком этапе работа и где бутылочное горлышко;
• часто интегрируются с календарём, почтой, файловыми хранилищами и тайм-трекерами.

Мы настоятельно рекомендуем использовать связку из системы учёта рабочего времени и программы для управления проектами – у нас для этого есть Kickidler Project Tracker.

Приложения для фокусировки и блокировщики отвлечений

Существенная часть потерь продуктивности происходит не из-за отсутствия навыков или мотивации, а из-за обычной рассеянности. Контекст дёргается, внимание скачет, мозг быстро устаёт. Чтобы не тратить силы на борьбу с тягой к собственному смартфону, лучше использовать специализированные инструменты, которые такие проблемы быстро вылавливают.

Позитивный способ контроля – это приложения для фокусировки внимания. Они регистрируют отвлечения и выдают напоминание о том, что стоит вернуться к делу (очень неплохо ещё телефон перевести в режим фокуса). У нас для этого есть Kickidler "Автокик", который мягко напоминает сотруднику, что он занят чем-то не тем.

Блокировщики отвлечений включаются в процесс тогда, когда фокусировка не срабатывает. Это принудительные ограничения, которые не позволяют отвлечься: ничего кроме рабочих приложений просто не работает. Обычно их используют на уровне компании, но иногда полезно и самому себе перевести ноутбук и смартфон в рабочие режимы.

ИИ-боты и автоматизация

Всё, что можно передать компьютеру на исполнение, нужно передать. ИИ-боты в этом плане – передовой инструмент, причём этот инструмент отлично работает именно в тех зонах, где человек традиционно прокрастинирует: анализ, рутинные задачи, поиск информации, предварительная подготовка.

ИИ-боты в 2025 — это не только чат-помощники, но и алгоритмы, встроенные в планировщики, системы учёта времени и даже корпоративные мессенджеры. Они умеют:

• подсказывать, какие задачи приоритетнее;
• предлагать оптимальный график с учётом дедлайнов и личных ритмов;
• автоматически генерировать отчёты, письма, шаблоны;
• фиксировать частые ошибки или задержки — и предлагать пути их устранения;
• работать как личные секретари: собрали вводные → составили черновик → предложили действия.

Умный бот не просто экономит время — он снижает когнитивную нагрузку и экономит ресурсы вашего мозга. Это особенно важно, когда нужно фокусироваться на сложных задачах, а не тратить внимание на рутину или выбор из десятка однотипных вариантов.

Выбор конкретного помощника зависит от ваших предпочтений: ChatGPT, DeepSeek, Cortana, Alexa, Алиса, сотни специализированных сервисов.

Менеджеры привычек

Повышение продуктивности – не спринт, а марафон: вам нужен не разовый всплеск активности, а система. А любая система держится на привычках: каждый день вставать в одно время, начинать утро с Deep Work над критически важными задачами, проверять почту не чаще двух раз в день, сразу же делать всё, на что нужно меньше 2 минут, и тд. Звучит просто, но следить за всем этим довольно трудно. Здесь и приходят на помощь менеджеры привычек.

Менеджеры привычек — это приложения, которые помогают закреплять повторяющиеся действия и превращать их в устойчивый автоматизм. Они умеют:

• настраивать цели и частоту их выполнения (раз в час встать и размяться, раз в день проверить отчёты Kickidler, раз в неделю выбрать одного из лидеров по продуктивности и оценить его процессы, и т.д.);
• напоминать о пропущенных активностях;
• отслеживать прогресс: вести streak-цепочки, календари, графики;
• геймифицировать рутину: выдавать уровни, награды и бейджи, предлагать мини-квесты.

По сути, это что-то вроде личного секретаря, который следит за вашим распорядком.

Заключение

Продуктивность — это не количество галочек в списке дел и не ощущение постоянной загруженности, а чёткий баланс между результатами и затраченными ресурсами: временем, вниманием, усилиями. Чтобы этот баланс не уходил в минус, важно не только активно работать, но и управлять этой работой, подходить к ней осознанно.

Да, приложения для повышения продуктивности – это не волшебная таблетка, но они отлично помогают. Эти инструменты снимают с вас рутину, структурируют хаос и помогают сохранять фокус. Чем больше задач решается автоматически, тем больше у вас сил на то, что действительно требует вдумчивого подхода: мышления, творчества, принятия решений.

Выбирайте те инструменты, которые работают лично для вас и вашей команды. Начните с малого — отслеживания времени или фокус-таймера — и постепенно стройте свою систему продуктивности. Kickidler для этого станет отличным фундаментом!