Как повысить эффективность работы сотрудников?

В этой статье мы расскажем, как повысить эффективность работы сотрудников, какие методы способствуют повышению эффективности деятельности предприятия, а также покажем примеры, как это правильно внедрить.

Значимое повышение эффективности работы организации без найма новых сотрудников, инвестиций в оборудование или дорогие программы обучения – миф или реальность? Сегодня поговорим о том, что можно улучшить в компании без серьёзных трат денег и ресурсов.

Что такое эффективное предприятие

У каждой компании есть несколько основных внутренних показателей, которые влияют на прибыль:

• финансовая база;
• материально-ресурсное оснащение;
• компетентность сотрудников и т. д.

Вы наверняка можете составить свой список и, посмотрев на него внимательно, обнаружите: большая часть позиций этого списка – это ресурсы. Ваше финансирование, оборудование, нанятые люди – всё это лишь предоставляет в ваше распоряжение инструменты, которые ещё предстоит реализовать. Именно успешность этой реализации и называется эффективностью работы предприятия.

Вы можете закупить всё самое лучшее, нанять самых профессиональных специалистов, но, если процент результативной реализации этих ресурсов будет низким, серьёзного роста прибыли вы не получите (а то и убытки зафиксируете). Чтобы такого не произошло, нужно знать способы повышения эффективности предприятия, о которых мы и поговорим.

Примечание: повышение эффективности производства – это отдельная большая тема. В этой статье мы в основном беседуем о компаниях и департаментах, сотрудники которых работают в офисе.

Основное направление для улучшения эффективности компании

Есть несколько путей повышения эффективности деятельности организации:

• программы повышения квалификации для сотрудников – например, обучение работе с новым ПО или оборудованием;
• пересмотр предлагаемых товаров и услуг с учётом актуальных требований рынка;
• оптимизация инвестиционной политики и операционных затрат;
• оптимизация работы с материальными затратами и т. д.

Однако в большинстве случаев лучшие результаты даёт оптимизация самого главного ресурса практически любой организации: рабочего времени сотрудников. Именно люди зарабатывают для вас деньги, именно их оплаченное время – ваш главный актив, и именно на повышении эффективности расходования рабочего времени персоналом имеет смысл сосредоточиться в первую очередь.

Мероприятия по повышению эффективности деятельности предприятия

Есть 5 достаточно простых действий, которые помогут вам поднять эффективность работы сотрудников на высокий уровень и удерживать её там.

Проверьте реальную эффективность работы и использования ресурсов

Чтобы работать с какой-то метрикой, нужно прежде всего получить объективные данные о её текущем состоянии. В случае с трудом персонала такую информацию можно собрать буквально в один клик, с этим помогают программы учёта рабочего времени.

Например, наше решение – Kickidler – умеет:

• отслеживать всю активность сотрудника за компьютером: когда начал рабочий день, в какое время делал перерывы, какие сайты и программы за работой открывал, какие клавиши нажимал – регистрируется буквально всё;
• формировать на основании собранной статистики подробные отчёты для каждого отдельного работника или группы работников;
• рассчитывать все основные метрики: продуктивность специалистов, динамику продуктивности и т. д.;
• выводить данные в формате удобных для анализа графиков;
• рассылать подчинённым автоуведомления о простое и необходимости вернуться к работе;
• транслировать изображение с экранов сотрудников руководителю, записывать видео и т. д.

Установив ПО для контроля рабочего времени, вы сразу получите полную и детальную информацию о том, кто чем в компании занят – это отличная отправная точка для дальнейшего повышения эффективности работы организации.

Повысьте эффективность работы руководителя

Теперь используйте данные Kickidler для оптимизации труда руководства. Создание условий и факторов для результативной работы менеджера – ключевой момент общей оптимизации: зачастую проблема именно в том, что управленцы погрязают в рутине и не могут сосредоточиться на по-настоящему важных, стратегических решениях. 

Статистика Kickidler поможет вам сократить рутинные задачи до минимума. Подумайте, от каких отчётов вы можете отказаться, какие процедуры контроля теперь можно переложить на плечи автоматики. Вероятнее всего, высвободится несколько свободных часов в неделю, которые можно будет потратить на обеспечение эффективности деятельности организации. 

Соберите предложения по повышению эффективности работы от сотрудников

У вас уже есть объективные данные по эффективности использования рабочего времени, но для полноты картины их нужно дополнить данными субъективными. На вас работают люди, не роботы, и эмоционально-психическое состояние сотрудников, их восприятие собственного труда и условий для этого труда, тоже играют важную роль.

Проведите опрос – лучше всего даже два, открытый и анонимный. Спросите подчинённых, что их устраивает в работе, что – нет, какие моменты хотелось бы изменить, какие процессы оптимизировать.

Проанализируйте текущую эффективность деятельности предприятия

Теперь у вас есть вся нужная информация, проверьте её. Посмотрите:

• кто работает эффективно, а кто отстаёт;
• копните глубже в ситуацию вокруг отстающих, определите возможные причины (посмотрите видео с экрана, проанализируйте сам процесс решения рабочих задач – может быть, отстающий сотрудник прокрастинирует или просто работает неоптимально);
• подумайте, как можно изменить ситуацию к лучшему;
• сравните свои выводы и данные Кикидлера с результатами опроса.

Такой подход к повышению эффективности трудовой деятельности в организации позволяет быстро найти проблемные зоны и точки роста. Например, вы можете посмотреть видео с экрана самых продуктивных сотрудников, посмотреть, как они выстроили свою работу и процессы, а потом помочь отстающим специалистам освоить тот же подход.

Постоянно отслеживайте эффективность работы в компании

Добившись позитивных результатов, не останавливайтесь. «Что можно улучшить в работе предприятия?» – это не разовый вопрос, он должен находиться в поле вашего зрения постоянно. Как минимум, раз в неделю проверяйте метрики Kickidler в динамике: так вы сможете сразу заметить появившиеся проблемы и быстро на них отреагировать.

Система учёта рабочего времени Kickidler