Почему онлайн мониторинг и видеозапись экранов сотрудников эффективнее просмотра отчётов

Что эффективнее: следить за продуктивностью сотрудников через просмотр отчётов или через визуальное наблюдение за ними? Мы считаем, что обязательно необходимо использовать оба набора инструментов – и, как ни странно, визуальному наблюдению нужно уделять даже больше внимания. 

Плохая новость: руководитель не может физически встать за плечом у каждого своего сотрудника. Хорошая: это и не нужно. Сегодня разбираемся с тем, что такое визуальное наблюдение, почему оно эффективнее суждений по отчётам и как лучше присматривать за сотрудниками в 2022 году.

Что такое визуальный мониторинг

Сперва определимся с терминами: под визуальным мониторингом мы понимаем непосредственное наблюдение за действиями сотрудника – так, словно вы заглянули в его монитор или посмотрели на то, как он стучит по клавиатуре. Современные инструменты визуального наблюдения – это:

• Съёмка рабочего дня. Kickidler записывает всю историю действий за компьютером, по которой чётко видно, чем именно занимался сотрудник в тот или иной момент времени. Съёмка ведётся незаметно для самого специалиста, поэтому обмануть её попросту невозможно. Если подчинённый отвлекается от работы или пытается как-то перехитрить систему, вы это заметите. При просмотре истории можно отсортировать её по времени или периоду активности в конкретных приложениях, что неплохо так экономит время. 
• Онлайн-наблюдение. Система учёта рабочего времени Kickidler позволяет вам просматривать мониторы сотрудников в режиме реального времени, а также видеть, какие приложения в данный момент используются в работе. Для удобства наблюдателя, экраны сотрудников, совершающих какой-либо нарушение, подсвечиваются красным. Если «на карандаше» уже есть несколько подчинённых, которых вы уличали в недобросовестности, за ними легко можно будет следить онлайн, не вставая со стула.

Кроме того, к визуальному наблюдению можно отнести кейлоггер: запись нажатий клавиш на клавиатуре, то есть функционал для записи нажатий клавиш.

Все остальные методы контроля – отчёты по продуктивности, метрики, графики активности и т. д. – являются невизуальными. То есть они позволяют лишь смотреть статистику по результатам работы, тогда как визуальный мониторинг позволяет наблюдать за самим трудовым процессом.

Первая причина использовать визуальный мониторинг: он дисциплинирует сам по себе

Наша практика показывает, что одного знания о том, что программа делает скриншоты, уже достаточно для того, чтобы люди сосредоточились на работе и оставили попытки вас обмануть. Другой вопрос в том, что идею такого наблюдения некоторые могут воспринять негативно – о том, как с этим справляться, мы рассказывали в статье про этичный мониторинг сотрудников, и ещё поговорим ниже.

Вторая причина: его невозможно обмануть

Отчёты Кикидлера да и многих аналогичных решений дают предельно точный срез активности за компьютером. Если ваши сотрудники добросовестно работают, вы получите в отчёте картину, которая будет на 100% соответствовать реальной ситуации. Расхождения начинаются там, где заканчивается добросовестность конкретного человека.

Сотрудники-прокрастинаторы могут попытаться обмануть программу учёта рабочего времени. Например, один наш клиент нанимал в службу поддержки сотрудников из Индии, а эффективность их работы отслеживал по отчётам системы учёта рабочего времени. В статистике всё выглядело неплохо, но клиенты всё чаще жаловались на долгое ожидание ответа от консультантов. Посмотрев видеозаписи, он обнаружил, что вместо пяти сотрудников у него на линии работает всего один, хитрым образом имитируя деятельность остальных!

Человек с рабочего компьютера подключался по TeamViewer к компьютеру коллеги. С того компьютера к третьему. В итоге получалась цепочка из 5 рабочих станций, на каждой из которых запущен отнесённый к продуктивным программам TeamViewer – и на всех шла активная работа. В отчётах всё чисто, но визуальное наблюдение моментально показало всю схему.

Другой кейс: удалёнщик-программист всегда был на связи, продуктивно работал, но выдавал крайне плохие результаты. Его релизы регулярно срывались, это создавало проблемы, однако сотрудник по всем отчётам выглядел старательным членом команды. Запись видео с экрана показала, что человек весь рабочий день и правда трудился в поте лица, вот только над проектами других заказчиков! Фрилансера, естественно, уволили.

Третья причина: визуальный мониторинг показывает не только продуктивность, но и эффективность труда

Как правило, если сотрудник работает продуктивно – реально занят решением поставленных задач и не отвлекается – то и результаты его труда будут соответствующие. Однако так бывает не всегда.

Один из наших партнёров, владелец небольшой логистической компании,  засомневался в своём менеджере. Девушка всегда показывала себя внимательной и ответственной, по всем отчётам её продуктивность была чуть ли не самой высокой в компании, но вот скорость решения задач оставляла желать лучшего. С такой продуктивностью менеджер должна была делать чуть ли не вдвое больше любого другого сотрудника, но её результаты оставались на уровне чуть ниже среднего.

Пришлось поднять видеозаписи рабочего дня этой сотрудницы, и выяснилась интересная деталь. Девушка и правда ни на что не отвлекалась, всё время работала только в продуктивных программах, но делала это со скоростью сонной мухи. Откроет программу, 30 секунд паузы. Две минуты просто щёлкает по вкладкам. Напишет письмо, отправит. Пять минут бездумно переключается между рабочими приложениями. И так далее. В отчёте она суперпродуктивна, но вот эффективностью здесь и не пахнет.

Четвёртая причина: можно посмотреть не только ЧТО делал сотрудник, но и КАК он это делал

Задачи мониторинга продуктивности не ограничиваются поиском прокрастинаторов и обманщиков: наблюдение за сотрудниками даёт вам отличные возможности определить точки роста.

Классический кейс, который прошли многие наши клиенты: у вас есть два сотрудника, которые работают над схожими задачами. Они на одном уровне квалификации, оба показывают близкие значения продуктивности и в целом хорошо справляются, но один специалист стабильно закрывает на 15-20% больше тикетов, чем другой. Почему так?

Только по отчётам вы не разберётесь: здесь нужно смотреть не что сделал сотрудник, а как он это сделал. Видеозапись рабочего дня поможет найти разницу – например, может оказаться, что более успешный специалист активно пользуется в работе макросами и горячими клавишами, а его коллега их игнорирует. Небольшое обучение, и вот вы уже получили прирост в КПД подчинённого.

Пятая причина: сохраняются логи всех действий сотрудников

Ситуация, которую мы описали в предыдущем пункте, может стать заметно более сложной, если эффективный сотрудник у вас уже не работает. Многие специалисты в ходе своей трудовой деятельности оптимизируют её: находят самые эффективные алгоритмы решения задач, пишут небольшие макросы, учатся запускать несколько процессов параллельно. 

Всё бы хорошо, но со временем опытный сотрудник вполне может уволиться по тем или иным причинам. Вы берёте на его место специалиста с такой же квалификацией, но он всё равно будет работать менее эффективно – хотя и настолько же продуктивно. До момента, когда новичок окончательно освоится и сам оптимизирует свои процессы, могут пройти недели и месяцы.

С Кикидлером вы сможете просто достать из архива видеозапись рабочего дня прошлого сотрудника и понять, где конкретно тот «срезал углы». Это ускорит адаптацию нового специалиста в разы!

Шестая причина: вы можете найти инсайдеров

И, наконец, автоматические отчёты СУРВ никак не помогут вам найти злоумышленников, целенаправленно вредящих компании.

Человек может быть суперпродуктивным и эффективным сотрудником: своевременно закрывать все тикеты, не отвлекаться ни на что, быстро реагировать на новые задачи – по всем отчётам он просто эталонный сотрудник. Одна маленькая проблема: каждые три дня этот герой труда сливает вашу базу конкурентам.

Рано или поздно вы заметите, что кто-то нечист на руку, но поймать его можно только «застукав на горячем». Видеозаписи рабочего дня для этого подходят идеально.

Преимущества и недостатки визуального мониторинга

Этичен ли визуальный мониторинг

Прежде всего: мы всегда выступаем за открытое, прозрачное наблюдение. Если вы попытаетесь скрытно следить за подчинёнными, это всё равно рано или поздно вскроется, создав огромное количество негатива. Именно поэтому мы рекомендуем прибегать к тайному мониторингу только тогда, когда у вас уже есть веские на то основания: например, вы считаете, что кто-то сливает базу на сторону. Если же целью становится просто оптимизация процессов и повышение эффективности работы компании, лучше всего сразу объявить о внедрении Кикидлера и о том, для чего вы это делаете, тогда все требования этики будут выполнены.

Кроме того, постарайтесь придерживаться принципов разумного наблюдения. Не нужно отслеживать каждый шаг подчинённого и бить тревогу в тот же миг, когда он впервые за день на минуту отвлёкся от работы – никто не может сохранять концентрацию все 8 часов без перерыва. Пока продуктивность и результаты работы остаются в пределах ожидаемых значений, всё в порядке: сосредоточьтесь на поисках точек роста и оптимизации нагрузки, а не на ужесточении контроля.

К прямому наблюдению рекомендуем переходить лишь тогда, когда в отношении сотрудника появляются конкретные подозрения. Ну и время от времени, раз в неделю-две, вы можете для собственного спокойствия в случайном порядке проверять несколько сделанных программой видеозаписей – этого вполне достаточно.

Система учёта рабочего времени Kickidler