Примет ли суд данные из программы мониторинга сотрудников

Программы мониторинга и учёта рабочего времени сотрудников – один из основных инструментов современного руководителя. Они позволяют вам буквально встать за плечом у каждого подчинённого, посмотреть, чем и когда он занимался, найти точки роста… и выявить вредителей. Прокрастинаторы, мошенники, инсайдеры: система наблюдения за сотрудниками поможет поймать их всех, но можно ли будет опираться на полученные с помощью такого ПО данные, если дело дойдёт до разбирательства в суде? Изучаем вопрос в деталях и делимся нашим опытом.

При подготовке этого материала нам очень помогли наши партнёры: юристы из компании Зарцын, Янковский и партнёры. Выражаем им особую благодарность!

Принимает ли суд данные программ мониторинга сотрудников как доказательство?

В России гражданские и уголовные дела рассматриваются по разным правилам, однако в обеих сферах данные программ слежения могут служить доказательством. И Уголовно-процессуальный, и Арбитражный процессуальный кодексы указывают, что доказательствами по делу могут являться «аудио- и видеозаписи, а также иные носители информации» (статьи 84 и 89 соответственно). Сведения, которые вы соберёте при помощи системы контроля над персоналом, как раз попадают в эту категорию.

В странах Европы всё немного сложнее. Единого общеевропейского процессуального законодательства, которое действовало бы на всей территории Евросоюза, не существует – каждое государство самостоятельно устанавливает правила рассмотрения дел в своих судах. Более того, в большинстве из них нет прямого определения допустимого перечня доказательств.

Например, в Германии статья 294 Германского гражданского уложения устанавливает для сторон возможность использовать любые доказательства, полученные законным путём. Данные наблюдения за сотрудником на рабочем месте под эту категорию попадают. Если работники уведомлены о том, что за ними следят, проблем не будет точно – и даже если вы ведёте наблюдение скрытно, есть возможность, что его признают легитимным:

3 мая 2011 года суд Дюссельдорфа вынес решение № 11 Ca 7326/10 и 9 BV 183/10. В нём указано, что видеозаписи, полученные работодателем в ходе тайной слежки за сотрудниками, могут выступать доказательствами в суде, если для получения таких записей были основания в виде обоснованных подозрений отдельных сотрудников в противозаконной деятельности.

Схожим образом дела обстоят и в других европейских странах: если доказательства любой природы были получены законным путём, их можно использовать в ходе судебного разбирательства. Уведомите персонал о том, что на рабочем месте используются программы мониторинга за сотрудниками, получите согласие на получение и обработку персональных данных подчинённых, и проблем не будет.

Граница между личным и рабочим: собирает ли ПО для мониторинга персональные данные сотрудников

Если вы так или иначе вторгаетесь в личное пространство сотрудника – например, собираетесь отслеживать переписки – вам необходимо его информированное согласие. Однако важный нюанс заключается в том, что при добросовестном выполнении сотрудником трудового контракта программа мониторинга персонала просто не может получить доступ к каким бы то ни было личным данным.

Статья 15 Трудового Кодекса РФ указывает, что трудовые отношения между сотрудником и работодателем основываются на соглашении о том, что работник за плату выполняет трудовую функцию в интересах, под управлением и контролем работодателя. Также работник обязан:

выполнять трудовой договор;
соблюдать положения внутреннего распорядка организации;
соблюдать трудовую дисциплину.

Если ваш трудовой договор или правила внутреннего распорядка не предусматривают использование компьютеров и другого рабочего оборудования организации для хранения сведений, составляющих личную либо семейную тайну, сотрудник не имеет права на их использование таким образом. Все личные соцсети, персональные чаты, переписки и т. д. на рабочем оборудовании – это нарушение трудовых отношений, равно как, кстати, и использование личных аккаунтов в целом.

Мосгорсуд рассматривал случай, в котором работница скопировала на флешку и отправила себе на личную почту несколько файлов со служебной информацией. Работодатель уволил её по статье 81 ТК РФ (часть 1, пункт 6), за разглашение коммерческой тайны. В апелляционном определении Мосгорсуда от 4 августа 2015 (дело №33-24617/15) суд принял в качестве доказательства служебную записку от отдела информационной безопасности организации (а основанием для этой записки стали данные мониторинга действий работника за компьютером).

Таким образом, нормы 23 статьи Конституции – той, что устанавливает неприкосновенность частной жизни, семейной и личной тайны – на деятельность работника в рабочее время и на рабочем месте никак не распространяются. Более того: статья 91 ТК РФ однозначно возлагает на работодателя обязанность по учёту отработанного сотрудниками времени. Применение систем мониторинга за персоналом как раз и направлено на исполнение этой обязанности.

Что нужно сделать, чтобы суд признал мониторинг действий сотрудника правомерным

Чтобы выполнить все требования закона, вам необходимо:

в трудовом договоре или другом локальном нормативном акте прописать прямой запрет на использование рабочего оборудования и ПО в личных целях, ознакомить сотрудников с этим под роспись;
в локальных нормативных актах – например, в Правилах внутреннего трудового распорядка – закрепить право работодателя на регулярный просмотр всех рабочих ресурсов сотрудника (компьютера, мессенджеров, электронной почты и т. д.) с целью контроля за выполнением вышеупомянутого запрета.

Этого будет более чем достаточно. Далее, при выявлении факта нарушения, вы следуете стандартной процедуре привлечения сотрудника к дисциплинарной ответственности: получаете от него письменные объяснения, рассматриваете случай, выносите решение. Если дело дойдёт до суда, закон будет на вашей стороне.

8 сентября 2014 года Мосгорсуд при рассмотрении дела №33-18661/2014 принял в качестве доказательств акт осмотра рабочего места сотрудника, его корпоративного почтового ящика и системы мониторинга интернет-трафика. Аналогичным образом Омский областной суд 12 февраля 2014 признал доказательством журнал интернет-браузера с данными о посещённых вебстраницах (дело №33-649/2014).

Таким образом, собранные системой учёта рабочего времени данные вполне могут быть приняты в российских судах в качестве доказательства – а учитывая их полноту и объективность, они станут самой наглядной формой свидетельства в пользу вины сотрудника.

Обязан ли работодатель предупреждать сотрудников о внедрении системы мониторинга?

Прямого требования о таком предупреждении в законе нет, однако мы настоятельно рекомендуем выстроить систему контроля сотрудников максимально прозрачно и уведомить людей о том, что такая система существует. При этом нет необходимости рассказывать о том, как именно вы собираетесь контролировать их активность, достаточно указать, что именно вы будете отслеживать:

телефонные переговоры;
действия за компьютером;
переписку и т. д.

Соответствующие положения можно включить в Трудовой договор, Должностную инструкцию и Правила внутреннего трудового распорядка. Если всё сделано правильно, то даже при случайном сборе персональных данных сотрудника (например, он вёл личную переписку с рабочего компьютера) вы не будете привлечены к ответственности.

Примечание Kickidler: мы рекомендуем использовать наше ПО для мониторинга максимально открыто, посвятив сотрудников во все тонкости. Более того, целесообразно даже вовлекать персонал в самомониторинг – например, с помощью модуля Автокик. Единственная ситуация, в которой тайное наблюдение может быть оправдано, это если вы уже подозреваете наличие инсайдера или мошенника в коллективе (но даже в этом случае вы должны уведомить людей о том, что ведёте наблюдение за ними, пусть и не уточняя, что через Кикидлер). Помните: сам факт наличия прозрачного и объективного контроля уже способствует укреплению дисциплины в коллективе.

Какие именно данные системы мониторинга сотрудников могут быть приняты судом?

Буквально всё, что соберёт для вас программа – поэтому чем более всеобъемлющий контроль вы организуете, тем проще будет разрешить конфликтные ситуации. Например, Kickidler предоставляет в распоряжение работодателя практически все возможные сведения об активности сотрудника на рабочем месте:

время прихода, ухода, простоев;
данные об активности в приложениях: что, когда и в какой программе делал;
сведения о посещённых сайтах: сколько времени на каждом ресурсе провёл, чем занимался;
информацию о нажатых кнопках и движениях мыши (кейлоггер);
скриншоты и видео с рабочего стола (кстати, Кикидлер не только записывает видео, но ещё и позволяет вам в реальном времени подключаться к трансляции).

С помощью нашей системы рабочего времени вы получите полный снимок рабочего дня вашего сотрудника, во всех деталях. Этих данных будет достаточно, чтобы отстоять вашу позицию в суде в случае конфликта.

Система учёта рабочего времени Kickidler