Как работодатели контролируют удалённых сотрудников?

Год назад, с началом пандемии коронавируса, компании по всему миру оказались вынуждены перевести миллионы своих специалистов на работу из дома. Это привело к тому, что и без того мощный тренд на удалённую занятость стал одним из доминирующих. Рассказываем о том, как новые реалии изменили работу руководителя – и о том, как работодатели следят за работающими из дома сотрудниками.

Что вообще можно сделать?

В абсолютном большинстве случаев удалённый сотрудник работает за компьютером, а значит, вы можете отслеживать практически любую его активность и узнать, чем занимается сотрудник на удалёнке. Широко используются следующие функции:

• Автоматический мониторинг действий специалиста, совершённых за компьютером. Когда зашёл на рабочую учётную запись, когда делал перерывы, насколько долгие, какими приложениями пользовался, какие вкладки в браузере открывал и т. д. Детализация зависит от того, какой программой отслеживания вы пользуетесь – продвинутые системы учёта рабочего времени буквально регистрируют каждый клик мышки, составляя подробнейшие отчёты;
• Скриншоты и запись видео с рабочего стола. Как правило, программы можно настроить так, чтобы запись включалась со случайным интервалом времени, без предварительного уведомления сотрудника;
• Удалённый просмотр экрана или контроль над компьютером. Эти средства обычно использует техподдержка, но они могут быть полезны и руководителю, который предпочитает наблюдать за подчинёнными в реальном времени;
• Модули самоконтроля. Интерфейс самоконтроля, который позволяет сотруднику следить за собственной продуктивностью и самоорганизовываться без участия начальника.

Важно: сразу отметим, что все перечисленные функции отслеживания должны активироваться только в рабочее время – и только на рабочей учётной записи. Избегайте самой возможности получения доступа к личным данным работника, чтобы застраховать себя от проблем с законом (по этой же причине мы не рассматриваем такие инструменты, как контроль над камерой и микрофоном).

Как организовать удалённый рабочий процесс?

Важно понимать: какие бы инструменты слежки за работающими из дома сотрудниками работодатель ни использовал, они всё равно остаются лишь инструментами. Об этом мы писали в статье о плюсах и минусах мониторинга сотрудников. Кроме контроля, вам нужно позаботиться о следующих моментах:

1. Техническое оснащение. У каждого специалиста должно быть всё, что нужно ему для выполнения своих обязанностей. Обычно это компьютер с необходимым ПО, смартфон и стабильный доступ в интернет;
2. Чёткое понимание работниками своих задач и сроков по ним. Если в офисе сотрудник постоянно вовлечён в рабочий процесс – он контактирует с начальством и коллегами, участвует в совещаниях и т. д. – то при работе из дома человек оказывается от остальной компании на некоей дистанции. Чтобы эту дистанцию сократить, вам нужно:
   • Организовать рабочую среду для команды/отдела/департамента/всей компании – например, использовать сервисы вроде Asana и Trello;
   • Позаботиться о коммуникациях – чат в Telegram, конференции в Zoom и т. д.;
   • Постоянно держать руку на пульсе. Вы должны внимательно следить за состоянием каждого сотрудника, за его вовлечённостью и мотивированностью (именно поэтому, кстати, сейчас одной из основных компетенций руководителя является эмоциональный интеллект). Чтобы сохранять необходимый для такого контроля контакт, вам нужно общаться со своими подчинёнными – планёрки и коллективные совещания становятся даже более важными, чем при работе в офисе.

Ещё один важный момент – тактичность и деликатность со стороны руководителя. Постоянный микроконтроль (ситуация, когда за 5-минутным чтением новостей в рабочее время сразу следует звонок начальника) демотивирует любого сотрудника, истощает его силы постоянным стрессом и ощущением слежки. Поэтому начальник должен постоянно держать руку на пульсе, но напрямую показывать свою информированность подчинённым только в исключительных случаях.

В остальное время будет достаточно автоматических уведомлений о нарушениях, которые поддерживают все крупные системы учёта рабочего времени. Они деперсонализируют замечание, не создают ощущения «стеклянного колпака» и не вызывают у сотрудника лишнего негатива. Более того, на основе таких уведомлений можно построить новый KPI, простой и понятный.

Например, в системе учета рабочего времени Kickidler есть отчёты по количеству предупреждений, выданных сотруднику системой за определённый период. Объявите работникам, что вы лояльно к ним относитесь, верите в их ответственность и мотивированность, поэтому предлагаете специалистам пользоваться модулями самоконтроля. Но если кто-то получит больше 5 предупреждений за день, вы будете вынуждены уделить ему больше внимания.

Главный вывод, который можно сделать из практики: чем менее заметно наблюдение работодателя за работающими из дома сотрудниками, тем лучше. В идеале вы должны получать полную информацию о каждом чихе своих работников, а они должны об этом знать, но не замечать такого контроля на практике. Собирайте данные, автоматизируйте уведомления о нарушениях и не давите на своих подчинённых – это самый эффективный подход.

Система учёта рабочего времени Kickidler