Как поговорить с работником, который не справляется со своими обязанностями

Как действовать, если подчиненный работает плохо, не справляется со своими обязанностями, что сказать сотруднику, который плохо работает, как провести тяжёлый разговор с сотрудником – об этом мы расскажем в этой статье.

Если вы видите, что ваш работник не справляется со своими обязанностями, вы обязательно должны отреагировать – но как именно? Рассказываем, как поговорить с сотрудником, который плохо работает.

Для начала изучите ситуацию

Первое правило: не спешите. Допустим, вы заметили, что один из сотрудников перестал справляться со своими обязанностями – не укладывается в сроки, выдаёт низкое качество работы и т. д. Сразу же вызывать его на ковёр с вопросом «что происходит?» – не лучшая идея по двум причинам:

Вы легко можете сделать только хуже. Представьте, например, что у вас работает молодой, талантливый, но неуверенный в себе человек. Сейчас он получил задачу, с которой объективно не может справиться своими силами: слишком сложную, с недостаточными данными и т. д. Он бьётся об неё лбом, винит себя и боится попросить о помощи. А тут ещё и строгая беседа с руководством. Ничего хорошего из этого не выйдет.
Если вы будете узнавать подробности ситуации только от сотрудника, он легко может соврать и оправдаться чем-то, что не имеет отношения к реальности.

Будет лучше, если к началу разговора у вас уже появится подробное представление о проблеме: почему она возникла? Где конкретно сотрудник теряет продуктивность? Как можно изменить эту ситуацию, какие методы более предпочтительны? Стоит ли проявить по отношению к подчинённому строгость, или он сейчас нуждается в поддержке от руководителя?

Постарайтесь собрать максимум данных. Из CRM или BPM системы вы узнаете, над какими задачами работает специалист, какие вводные он получил, какие у него дедлайны – а система учёта рабочего времени Kickidler покажет, как именно сотрудник действует: какие сайты посещает, в каких программах работает и насколько интенсивно, сколько времени на это тратит. Не стесняйтесь посмотреть трансляцию с монитора или запись рабочего дня, это поможет разобраться в деталях.

Сформируйте объективную позицию

Одна из худших ошибок, которые может допустить руководитель – это принятие решений на основе эмоций. Допустим, вы проверили отчёты, и увидели, что человек просто прокрастинирует. Никаких явно видимых причин для снижения продуктивности нет, но сотрудник вместо работы сидит в соцсетях. Скорее всего, в этот момент вы испытаете раздражение и захотите оштрафовать лентяя – это естественно, но будет ли такой подход оптимальным решением?

Не всегда. Помните, что:

У прокрастинации всегда есть причины. Может быть, сотрудник переутомлён прошлыми задачами. Может быть, у него какие-то проблемы в личной жизни. Может быть, он из рывковых работников: бездумно листая соцсети, он ищет решение по проекту и скоро его найдёт. А может быть, он действительно просто лентяй и расслабился из-за недостаточно строгой дисциплины в компании. В разных случаях вам нужно реагировать по-разному: выговор, штраф и взыскание – далеко не все инструменты, и не всегда они самые подходящие.
Ваша цель не выместить эмоции, а добиться улучшения для бизнеса. Кстати, это ещё и ответ на популярный вопрос: «Да почему я вообще должен разбираться, почему он там прокрастинирует? Ленится – получил взыскание, все взрослые люди. В следующий раз подумает!». Наказание – это не самоцель, а инструмент: он может улучшить ситуацию, а может сделать её хуже. Всегда сохраняйте конструктивный подход и перед тем, как действовать, спрашивайте себя: а это поможет нам больше заработать? А за пределами краткосрочной дистанции?

Только в момент, когда у вас будет чёткая, не зависящая от эмоций позиция по ситуации, переходите к следующему шагу.

Выберите подходящее место и время для беседы

В абсолютном большинстве случаев идеальный подход – это:

1.Разговаривать наедине, в тихом и спокойном месте. Например, в вашем кабинете или в переговорной, где вы находитесь только вдвоём. Или провести видеоконференцию тет-а-тет.

2.Выбрать время, которое максимально удобно и вам, и сотруднику – ничего не должно отвлекать или раздражать.

Выволочка перед коллегами – крайняя мера, от которой практически всегда лучше отказаться. Старайтесь поддерживать уважительные и профессиональные отношения даже с провинившимися сотрудниками, это сыграет вам на руку в будущем.

Задайте тему: кратко, опираясь на факты

Начните разговор спокойно, уверенно и строго по существу. Обозначьте проблему, которая вас беспокоит – снижение продуктивности сотрудника. Старайтесь использовать не оценочные суждения, а объективные факты:

«Ты стал плохо работать в последнее время» – плохо.
«Посмотри на отчёт по продуктивности, за последние две недели твои показатели снизились на 20%» – хорошо.

Чем короче и яснее вы сможете сформулировать эти мысли, тем лучше.

Выслушайте позицию сотрудника

Закончив с вводной частью беседы, не спешите переходить к решениям, сперва дайте своему подчинённому возможность высказаться. Хорошим переходом будет короткий вопрос, вроде: «…меня всё это беспокоит. Скажи, пожалуйста, что случилось?».

Если сотрудник назовёт причины, которые вам неизвестны, постарайтесь оценить их максимально объективно – даже в том случае, если они напрямую не связаны с работой. На вас трудятся люди, у них есть личная жизнь и, к сожалению, она может влиять на дела. Например, если сотрудник внезапно готовится к тяжёлому разводу из-за измены, скорее всего, он не сможет должным образом сосредоточиться на работе хоть с взысканием, хоть без.

Да, проблемы ваших сотрудников – это их проблемы. По-хорошему, они должны оставлять их за дверями офиса. Но помните, что вы не можете воевать с ветром: в бизнесе зачастую бывает так, что то, как «должно быть» и то, «как будет» – это очень разные вещи. Вы настроены на практический результат: разобраться в ситуации, изменить к лучшему то, что можно изменить, и свести к минимуму ущерб от того, что изменить нельзя.

Предложите решение

Выслушав сотрудника – и уточнив все детали, которые вам необходимы – вынесите решение. Возможно, перед этим вам понадобится взять паузу: проверить какую-то информацию («Шеф, не моя вина, две недели уже коллеги задерживают их часть, я сделал всё, что мог») или просто обдумать ситуацию. Не стесняйтесь прервать диалог, чтобы вернуться к нему чуть позже.

После этого, когда решение сформировалось, разъясните его сотруднику и получите обратную связь. Чем прозрачнее ход ваших мыслей будет для сотрудника, тем лучше: «Происходит это и это. Нам нужно это и это. Поэтому я принимаю такое и такое решения, они сделают ситуацию лучше так и так».

Если это возможно, сохраняйте фокус на поддержку сотрудника – даже если вы приняли решение о штрафе или взыскании. Например: «Я назначаю штраф не потому, что ты мне не нравишься, а потому что так работает бизнес: ты объективно нарушил наши договорённости и должен понести соответствующую ответственность. Это справедливо. Но я знаю, что ты можешь работать отлично, и надеюсь, в следующий раз я буду выписывать тебе премию. Давай обсудим, как я могу тебе помочь её заработать – поговорим про задачи, которые у тебя в работе».

Переводя разговор на конструктив и поддержку, вы даёте своим сотрудникам понимание, что вы всегда на их стороне: на стороне команды. Практические советы или рекомендации, погружение в задачи конкретного специалиста – это лучший способ продемонстрировать свою объективность и нацеленность на результаты.

Следите за последствиями

После разговора с подчинённым некоторое время следите за ним более пристально, чем за остальными. Очень важно делать это незаметно: внимательной ежедневной проверки отчётов Kickidler будет вполне достаточно. Если улучшения ситуации не произошло, подумайте, почему – и как вы должны отреагировать.

В конечном счёте, неприятные разговоры с подчинёнными – неизбежная часть работы руководителя. Держите руку на пульсе, оставайтесь объективным и помните, что главное – это улучшение итоговых результатов, а не раздача штрафов.

Если же и это вам не поможет улучшить результаты, то рекомендуем прочитать другие наши материалы о том, что делать, если подчиненный не слушается и как уволить проблемного сотрудника.

Система учёта рабочего времени Kickidler