RU 
Прокрастинация – всем знакомое состояние: вы наверняка время от времени ловите себя на том, что откладываете какие-то дела в долгий ящик без серьёзных на то причин. Ваши сотрудники делают так же, и иногда это те дела, которые вы хотите видеть сделанными как можно быстрее. Сегодня разбираемся в том, как бороться с такой проблемой, а также поговорим о ситуациях, когда этого делать не стоит.
Чем прокрастинация отличается от лени и почему с "ленью" не всегда нужно бороться
Прежде всего определимся с определением: прокрастинация – это стойкое желание откладывать решение задачи на потом. Вы буквально готовы заниматься чем угодно, только не тем, чем надо… в том числе и другими рабочими и околорабочими делами.
Именно это отличает прокрастинацию от лени: прокрастинация – нежелание заниматься конкретной задачей (или группой задач). Лень – нежелание заниматься чем-то напряжным вообще. И, кстати, в определённой дозе лень нам совершенно необходима.
Дело в том, что человеческий мозг в принципе не способен поддерживать стабильно высокий уровень концентрации на протяжении всего дня. Нам просто необходимо делать паузы, снижать мысленную нагрузку и "перезагружаться", набираясь сил для нового спринта. Зачастую внезапный приступ лени – это всего лишь сигнал о том, что пора сделать перерыв, позволить мозгу уложить новую информацию, выгрузить её из оперативной памяти в долговременную и освободить мощности для следующей задачи.
Именно поэтому даже самый прилежный работник время от времени ловит себя за тем, что вот уже несколько минут он бездумно листает ленту соцсети или, скажем, рисует закорючки на полях рабочего блокнота. Проблема в том, что за эти минуты вы платите так же, как за все остальные – и, само собой, вы не хотите тратить деньги впустую.
Стоит ли бороться с ленью?
Практика показывает, что попытка выжать из сотрудников сверхусилия приводит только к увеличению расходов. Во-первых, человек начинает выгорать: он пытается быть суперпродуктивным, тратит слишком много энергии, плохо восстанавливается и в итоге доходит вплоть до срывов и увольнения. Для бизнеса это потеря ценного сотрудника, траты на поиск и обучение замены. Во-вторых, в состоянии сверхпродуктивности люди чаще допускают ошибки, а они могут обойтись гораздо дороже нескольких потерянных минут.
В общем, в незначительных дозах лень – это нормально: если ваш сотрудник раз в час отвлекается на 5 минут от работы на то, чтобы проверить ленту и посмеяться над парой мемов, это вполне нормально и не стоит вашего внимания. Проблемы начинаются тогда, когда лень и мемы начинают занимать большую часть рабочего дня.
Чтобы провести границу, мы рекомендуем вам полагаться на данные Kickidler. Уровень нормальной продуктивности человека составляет 40-70% – разброс серьёзный, но он напрямую зависит от характера работы. Например, у творческих специалистов фиксируемая продуктивность часто ниже, чем у того же отдела технической поддержки: часть трудового процесса происходит внутри головы, его программа не отслеживает. Поэтому норму лучше всего определять через средние данные по конкретному отделу: посмотрите на отчёты о продуктивности сотрудников, отсеките явных лидеров и аутсайдеров, оставшееся среднее и будет вашей нормой. Ориентируйтесь на неё +3-5%.
Причины прокрастинации: что скрыто за навязчивым желанием смотреть мемы
Теперь переходим непосредственно к прокрастинации, нежеланию заниматься конкретными задачами и стремлению их отложить. Очевидные методы борьбы – микроконтроль со стороны руководства, штрафы за просрочку и тд. – не сработают: они могут заставить сотрудника взяться за дело, но работать он будет в стрессе, с высоким риском ошибок и ускоренной дорогой к выгоранию. Чтобы решить проблему правильно, нужно смотреть на её причины.
Прокрастинация – защитная реакция нашей психики, которая обычно возникает в следующих ситуациях.
Страх неудачи
Сотрудник предполагает, что задача слишком сложная для его уровня, а попросить помощи боится. Такое часто бывает у молодых специалистов с синдромом самозванца, например.
Решение: помогите разделить процесс на более простые этапы, сошлитесь на уже выполненные этим сотрудником раньше задачи. Небольшого участия старшего коллеги или руководства на первом этапе работы обычно вполне достаточно, чтобы дальше человек справился своими силами.
Давящий объём
Задача слишком большая, и сотрудника парализует объёмом предстоящей работы.
Решение: то же, что и в предыдущем случае – разделение на маленькие подзадачи с чёткими критериями выполнения.
Неясно поставленные цели
Чем меньше сотрудник понимает, чего от него ждут, тем сильнее он склонен откладывать работу.
Решение: чёткие KPI – не "сделать лэндинг", например, а "подготовить текстовое наполнение и проект вёрстки для лэндинга к пятнице, до 16:00". Плюс очень помогает система в организации задач: поставленная таска в Kickidler Project Tracking работает лучше, чем звонок по телефону.
Переутомление и выгорание
Сил работать уже нет, поэтому какие-то простые и механические задачи ещё делаются "на автомате", а вот что-то сложное вызывает почти тошноту.
Решение: передать задачу другому сотруднику и не допускать подобного в будущем. Вам достаточно просто регулярно проверять отчёты Kickidler: если видите, что у кого-то зашкаливает продуктивность – или напротив, начала падать – это повод присмотреться к человеку. Возможно, он перерабатывает, или уже на грани выгорания. Проверьте объём назначенных ему задач в Project Tracking, дедлайны по ним, адекватная ли это нагрузка?
Не лишним будет и посмотреть видео с экрана, чем реально занимается подчинённый: случается так, что люди делают задачи для коллег или халтурят на сторону в рабочее время, что тоже путь к выгоранию.
Ощущение бесцельности работы
Часто возникает в стартапах, где приходится многие гипотезы тестировать и выкидывать. Никто не хочет работать в мусорную корзину. Другой случай с тем же характером – микроменеджмент со стороны руководства или контроль со стороны старшего коллеги-перфекциониста: "Зачем что-то делать, если за мной всё равно всё переделают? И без меня бы справились".
Решение: чаще демонстрировать сотруднику ценность его вклада, поощрять, разъяснять смысл выполняемой работы в стратегическом плане.
Методы борьбы с прокрастинацией
Если брать явление прокрастинации в целом, основных методов борьбы с ней всего три.
Сделайте работу интересной
Чем интереснее сотруднику заниматься своим делом, тем меньше он прокрастинирует. Вам помогут:
- Отказ от рутины: меньше бюрократии, отчётов и тд. Для контроля вполне достаточно следить за прогрессом по проектам в Kickidler Project Tracking, а при возникновении вопросов вам всю информацию отдадут средства мониторинга основной системы учёта рабочего времени.
- Геймификация: превратите рабочие задачи в квесты со своими стадиями, наградами и тд.
- Грамотное распределение задач: не отправляйте интроверта в прямые продажи, не запирайте экстраверта в комнате наедине с компьютером.
Повышайте вовлечённость персонала, это основной способ избавиться от прокрастинации.
Правило пяти минут
Задачи, которые требуют меньше пяти минут на решение (ответить на письмо, например) выполняются сразу по факту поступления. Это простая концепция, но она помогает избежать завала небольшими поручениями – а чем выше вырастает куча мелких проблем, тем меньше у людей желания её разгребать.
Техника Pomodoro
Или любой другой метод, обеспечивающий защиту от переутомления и выгорания. Идея простая: 25 минут работы → 5 минут заслуженного отдыха. Если человек знает, что он достаточно часто может позволить себе честно отвлечься и перезагрузиться, у него меньше мотивации прокрастинировать.
Ошибки в борьбе с прокрастинацией
Основная ошибка одна: пытаться бороться с прокрастинацией силовыми методами. Штрафы, жёсткие блокировки соцсетей, выговоры – всё это обычно приводит только к обидам и негативу со стороны сотрудников. Вам нужно победить причины явления, а не его симптомы, поэтому всегда сохраняйте доброжелательный и конструктивный подход. Создайте подчинённым комфортные условия труда, и у них исчезнет желание бездельничать.
Что делать со злостными прокрастинаторами
Всё, что мы говорили выше, относится к добросовестным сотрудникам: они хотят и могут работать, но по разным причинам сталкиваются с прокрастинацией. Бывают однако и законченные лентяи или идейные бездельники – что бы вы ни делали, они продолжают уходить от своих обязанностей.
К сожалению, здесь придётся принимать более жёсткие меры. Установите KPI по продуктивности, следите за человеком с помощью мониторинга Kickidler, не стесняйтесь штрафовать за невыполненные своевременно задачи. Не поможет – увольняйте и ищите замену. Только перед этим убедитесь, что объективных, внешних причин для прокрастинации у него точно нет, чтобы не совершить ошибку.
В конечном счёте, прокрастинация – это всегда не проблема сама по себе, а индикатор других проблем. Если видите, что сотрудники бездельничают, прежде всего ищите недостатки в процессах, а не в людях. И работайте над вовлечённостью: довольные и увлечённые сотрудники не откладывают дела, они рады ими заниматься!
