6 способов измерить продуктивность сотрудников

Успех вашего бизнеса зависит от того, насколько хорошо работают ваши сотрудники. Квалификацию и компетентность можно проверить в процессе найма, но вот будет ли человек реализовывать свои навыки и умения на практике?

Бывает так, что даже самый лучший профессионал уступает по результативности и реальной экономической отдаче заурядному «середнячку». Чаще всего причиной является разная продуктивность работы сотрудников: один человек выкладывается и честно отрабатывает оплаченные часы, а второй лениво прокрастинирует, лишь время от времени подключаясь к решению рабочих задач.

Вывод простой: если вы хотите действительно получать от своих подчинённых отдачу, смотреть нужно не только на компетенции, но и на продуктивность – процент времени, который человек в течение дня тратит на работу. На примерах рассказываем о том, как измерить этот показатель, как повысить продуктивность сотрудников, чем именно хороши или плохи разные способы.

Способ 1: измерение продуктивности сотрудников при помощи отчетов о проделанной работе

Самый традиционный способ контроля: сотрудники составляют отчёты, в которых указывают, как прошёл рабочий период. Например, раз в неделю все специалисты могут присылать следующий простой отчёт:

•  какие задачи поступили;
•  какие были решены;
•  какие не решены, почему.

Способ выглядит очень удобным: процесс ведения отчётности интуитивно понятен, не нужно устанавливать сложное ПО или вводить новые бизнес-процессы. Плюс у руководителя копится архив документов, всегда можно будет сравнить данные свежего отчёта с результатами за прошлые периоды, оценив успехи сотрудника в динамике.

К сожалению, есть и минусы, которые все эти преимущества нивелируют. Главный из них: сотруднику ничего не мешает искажать информацию, обманывая руководителя. Например, маркетолог Василий получил на неделе 12 заявок от клиентов при KPI 9. Он успешно выполняет 9 заявок, а 3 придерживает до следующей недели, не отражая их в отчёте. В то же время программист Пётр говорит, что потратил на поиск бага 3 полных дня, тогда как на деле он справился за 3 часа, а остальное время писал свой пет-проект и сёрфил по соцсетям.

На бумаге всё красиво, а на практике сотрудники утаивают информацию. Чтобы их проверить, буквально придётся встать у каждого за плечом, а с традиционными отчётами это невозможно. Ну и обработка большого количества бумаг тоже занимает много времени, вы просто потонете в бюрократии.

Способ 2: регулярные интервью как путь повышения продуктивности сотрудников

Вместо отчёта – а чаще всего вместе с отчётами – вы время от времени приглашаете сотрудников на беседу. Обсуждаете достигнутые результаты, рассматриваете сложности, с которыми человек столкнулся, ищете способы повысить продуктивность.

Плюсы: работник чувствует, что руководитель вовлечён в процесс. Это автоматически дисциплинирует подчинённого, мотивирует его работать лучше, а заодно помогает выстроить в команде доверительные и плодотворные отношения.

Минусы те же самые: чтобы что-то обсудить, нужно сперва собрать необходимую информацию. Если вы делаете это с помощью обычных отчётов, сотруднику ничего не помешает сперва обмануть вас в бумагах, а потом закрепить результат в личной беседе.

Способ 3: как повысить продуктивность сотрудников с помощью KPI

Метод, позволяющий в определённой степени справиться с одним из основных недостатков классических отчётов: трудоёмкостью их обработки. Вместо сбора подробных данных в свободной форме вы закрепляете для каждой должности некие целевые показатели – KPI. Для маркетологов это может быть количество лидов и продаж, для программистов – число решённых задач, для техподдержки – успешно принятые и закрытые заявки и т. д.

KPI удобны тем, что они позволяют быстро и чётко оценить результаты, достигнутые отдельными сотрудниками, подразделениями, командами или всей компанией. С цифрами удобно работать, их легко сравнивать между собой, это очень экономит время руководителя.

Минус: всё та же непрозрачность. Чтобы рассчитать KPI, вам нужно чётко представлять реальные возможности сотрудника и трудоёмкость поступающих ему задач. Откуда взять эти данные? Из отчётов или аналитики. Однако даже если вы рассчитаете KPI достаточно точно, у сотрудников всё равно остаётся широкое «пространство для манёвра».

Реальный пример из практики: над развитием программного продукта параллельно работают две продуктовых команды. KPI – 12 закрытых тикетов в месяц (мы упрощаем, чтобы не мучить вас комплексными расчётами). Однако тикеты бывают очень разные. Менеджер второй команды почти полгода делил задачи так, что первая команда всегда была завалена работой, а во второй люди реально тратили на дело всего 2-3 часа в день. При этом по KPI команды шли наравне.

KPI показывает, какие численные результаты были достигнуты, но ничего не говорит о том, как именно шла работа. Вы не сможете оценить, насколько сложными были задачи, сколько времени реально сотрудники потратили на их решение.

Способ 4: игровые тесты на продуктивность сотрудников

В качестве основы для определения KPI и целевого уровня продуктивности можно использовать не только данные с реальных рабочих задач, но и информацию из имитации. Например, в одной компании запустили курсы повышения квалификации для маркетологов, которые заканчивались трёхдневной бизнес-игрой. Суть игры была в том, чтобы эффективно организовать взаимодействие с клиентами – их роль играло руководство компании – закрыв на куплю-продажу максимальное число сделок. Лучшие сотрудники по итогам игры получили премию.

В ходе этих трёх дней руководители получили информацию о том, насколько хорошо может работать каждый маркетолог. Эти данные в будущем послужили основой для определения KPI.

Примечание: само собой, люди не могут постоянно работать на пике своих возможностей. Результаты, полученные в ходе такой игры, для использования в качестве KPI на каждый день нужно уменьшить на 20-25% – точный показатель зависит от специфики конкретной работы.

Способ 5: оценка продуктивности сотрудника коллегами

Время от времени все сотрудники заполняют опрос, в котором выставляют своим коллегам баллы по разным показателям: продуктивность, компетентность и т. д. Также каждого работника оценивают он сам и непосредственный руководитель. Итоговые оценки сводятся воедино и сравниваются: если они достаточно близки друг к другу, результаты можно считать объективными – а если есть расхождения, на них нужно обратить пристальное внимание.

Это интересный подход, ориентированный прежде всего на мотивированные и профессиональные коллективы. Сводя данные из нескольких источников вместе, вы получаете более объективную оценку, чем если бы её давал только один человек (руководитель).

Недостаток очевиден: далеко не все сотрудники – даже если они хорошие специалисты в своей сфере – компетентны в оценке других людей. Кто-то не следит за коллегами, кто-то испытывает личную неприязнь и занижает оценки для напарника (иногда сам об это не подозревая, бессознательно). Бывает и так, что в коллективе возникает круговая порука: например, продуктовый менеджер сговаривается со своей командой, и все оценки внутри этого подразделения будут искусственно завышены.

Способ 6: автоматическая оценка продуктивности при помощи специального ПО

Самый объективный и удобный способ получить реальную информацию о продуктивности ваших сотрудников – это аккуратно зарегистрировать все их действия в течение рабочего дня, разделить на продуктивные и непродуктивные, а потом посмотреть процентовку. Для человека такая задача нереальна, но с ней успешно справляются программы.

Например, Kickidler – продвинутая система учёта рабочего времени – собирает о сотрудниках буквально всю возможную информацию:

• когда человек приступил к работе;
• какими программами пользовался, в какое время, как долго;
• какие сайты посещал, когда;
• какие кнопки нажимал.

Есть возможность делать видео с экрана или просматривать его в реальном времени.

Дальше все собранные данные автоматически группируются в удобные аналитические отчёты. Сведения хранятся столько, сколько вам нужно: вы в любой момент сможете посмотреть информацию по любому сотруднику или подразделению, сравнить её с достижениями за прошлые периоды любой продолжительности.

Иными словами, вы получаете те же отчёты, но:

1.  максимально подробные;
2.  100% объективные: программа не лжёт, не ошибается, её невозможно обмануть;
3.  в реальном времени.

Плюс экономите время: сотрудникам не нужно оформлять отчёты, вам не нужно вручную их анализировать и проверять – сразу можно смотреть итоговую сводку.

Что мотивирует сотрудников работать продуктивнее, какими способами пользоваться?

Лучше всего себя показывает сочетание сразу нескольких методик:

1. вы собираете данные о реальной продуктивности сотрудников с помощью Kickidler;
2. на основании этой информации рассчитываете KPI, которые будут соответствовать действительности;
3. время от времени проводите интервью с сотрудниками, выясняя какие-то детали и отношение человека к работе;
4. дополняете всё это периодическими бизнес-играми и опросами «оцените продуктивность коллег».

В результате вы получите комплексную информацию: объективные данные предоставит Кикидлер, KPI помогут донести эти данные до сотрудников в удобной и понятной форме, а интервью и опросы позволят понять, что люди думают о себе и коллегах.

Есть ли смысл от оценки продуктивности работы сотрудников?

Главный довод против рассмотрения продуктивности как ключевого показателя, с которым мы встречаемся: «Если человек тратил время на работу, это ещё не значит, что он делал эту работу хорошо». Действительно: если разница в квалификации между двумя специалистами очень высокая, то даже прокрастинирующий профи может принести больше пользы, чем упорный «середнячок». Однако на практике этого почти никогда не происходит.

Статистика Kickidler показывает, что реальные успехи сотрудников напрямую коррелируют с их продуктивностью. Если посмотреть в отчёт по продуктивности, а потом сравнить его с другими отчётами, окажется, что показатели взаимосвязаны:

•  самый продуктивный маркетолог закрывает больше всего сделок и имеет большую сумму продаж;
•  самый продуктивный сотрудник техподдержки за смену успешно обрабатывает больше всего заявок и т. д.

Единственное, что нужно учитывать: целевые показатели продуктивности для разных отделов и должностей будут разными. Например, техподдержка работает напрямую у компьютера: если сотрудник не пользуется ПК, он, вероятно, не работает. Нормальный целевой показатель продуктивности 65-70%. У программиста-разработчика значимая часть работы – чтение кода и обдумывание решений. Для него целевой нормой вполне может быть 40-50%.

Перед тем, как установить KPI, обязательно проверьте активность конкретных сотрудников. Лучше всего будет взять нескольких специалистов, решающих одинаковые задачи, посмотреть их продуктивность и данные из других отчётов (число закрытых заявок и т. д.). На основании этой информации вы сможете вывести целевую продуктивность конкретно для этой должности или отдела.

Вот несколько отчётов из Kickidler, собранных в разных отделах – обратите внимание, как меняется средняя продуктивность в зависимости от должности:

• Отчёт по эффективности – показывает настолько продуктивно работал тот или иной сотрудник (отдел), исходя из вашей оценки сайтов и приложений.
• Отчёт «Детали дня» - показывает четкую картину действий сотрудника в разрезе одного дня.
• Отчёт по динамике – показывает тенденцию изменения продуктивности в разрезе разных временных периодов, помогает выявлять закономерности.
• Рейтинг сотрудников – покажет самых продуктивных и самых непродуктивных сотрудников в вашей компании (отделе). Хороший инструмент для определения нормы продуктивности и мотивации персонала.

Также не забывайте, что проверять отчёты по продуктивности нужно регулярно. Со временем ситуация может меняться, поэтому сбор данных не должен прекращаться никогда. Продуктивных вам работников!

Система учёта рабочего времени Kickidler