Какое время считается самым продуктивным для работы?

Любой работник, который трудится в офисе или на заводе согласно трудовому законодательству, знает, что не весь рабочий день его производительность находится на пике. Причем независимо от того, как хорошо он спал ночью или сколько чашек кофе выпил за завтраком. В течение рабочего дня производительность постепенно снижается. Однако большинство из нас продолжает выполнять свои функциональные обязанности, несмотря на ухудшение качества работы.

Из-за этого многим затем приходится работать внеурочно или в выходные дни – иначе компенсировать потери не получится. В первую очередь, это относится к руководителям компаний или подразделений, которые не могут возложить свои обязанности на других.

Подавляющее большинство руководящих работников трудятся более 40 часов в неделю и чувствуют, что перегружены рабочими обязанностями. Между тем специалисты утверждают, что увеличение количества рабочих часов не приводит к улучшению производительности и качества работы. Более продуктивным рабочий день можно сделать в случае, если правильно взяться за его планирование.

Поиск часов наивысшей производительности

Большой объем работы всегда влечет за собой снижение производительности. Мозг человека может работать наиболее продуктивно только от полутора до двух часов подряд, после чего необходим перерыв. Затем можно начинать новый полуторачасовой период максимальной производительности. Продолжительность этого цикла может быть индивидуальной, и для повышения производительности его нужно подбирать самому.

Кроме того, повысить производительность без увеличения рабочих часов можно в том случае, если учитывать индивидуальные суточные ритмы человека. Например, если вы относитесь к жаворонкам, имеет смысл начинать работу пораньше. Если к совам – попозже.

Следующий фактор – определение причин объективного и субъективного характера, которые отвлекают вас от выполнения служебных обязанностей. Самые продуктивные работники утверждают, что они достигают пиковой производительности только потому, что умеют управлять своим временем. Треть опрошенных людей прямо указывает на отсутствие планирования как на фактор, снижающий производительность.

Опрос офисных работников, которые постоянно работают в неурочные часы, показал следующие причины неправильного управления временем:

•         Неправильное выделение приоритетов в работе.
•         Отсутствие планирования.
•         Постоянное отвлечение на внешние факторы.
•         Неправильная оценка усилий, которые требуются для выполнения задач.
•         Необходимость выполнения нескольких задач одновременно.
•         Откладывание выполнения задач на потом.

Лучший способ определения пиков производительности – ведение дневника работы в течение дня. С его помощью можно увидеть собственные шаблоны поведения и реструктуризировать рабочий день для достижения максимальной производительности. Кроме дневника, можно прибегнуть к опросу коллег по работе. Они могут наблюдать за вами и указать, когда вы находитесь на максимуме производительности, а когда – без сил.

Формирование рабочих шаблонов

Определив периоды максимальной продуктивности, можно переходить к более тонкому планированию. Это поможет сократить количество времени, которое тратится на определенные процессы. Например, необходимо выделить блок времени на ответы на письма по почте, на планирование дня или составление графика встреч на следующий день.

Необходимо обратить внимание на так называемые «движущие» и «сдерживающие» факторы, то есть, те, что увеличивают или уменьшают мотивацию для выполнения других задач. Например, нельзя планировать сложную работу после встречи, на которой, как вы заранее знаете, вы потратите все свои моральные и физические силы.

Работа, требующая максимального сосредоточения, должна планироваться на пики работоспособности в течение дня.

Индивидуальный график

Спланировав свою работу согласно приведенным выше советам, имеет смысл обратиться к работодателю для формирования индивидуального графика работы. Обычно руководители идут навстречу таким просьбам для повышения производительности труда сотрудников.