Оценка персонала: зачем это нужно, как лучше сделать. Реальные примеры

Из этой статьи вы узнаете, что такое оценка персонала в организации, почему оценка по процессу не менее важна, чем оценка по результату, а также ознакомитесь с примерами оценок компетенций сотрудников.

Мы уже рассказывали, как оценить эффективность работы сотрудников – если не читали, обязательно прочтите – но это статья о базовой теории. Сегодня поговорим о той же теме, но в сугубо практическом контексте: на примерах обсудим, как должен выглядеть шаблон для Performance Review («обзора эффективности»), а заодно расскажем, какие результаты даёт его использование.

Методы оценки персонала

Есть два основных подхода к оценке работы сотрудника: 

1. По результату: поставили задачу, знаете, что хотите получить в итоге. Сотрудник дал результат в срок – молодец. Не справился – не молодец. На этом подходе базируется один из самых популярных инструментов контроля над персоналом: KPI.
2. По процессу: более продвинутый вариант, в котором вы отслеживаете не только достижение результата, но и то, как сотрудник к этому результату двигался.

Мы сфокусируемся на втором варианте, потому что первый оставляет в вашей информированности о положении дел в собственной компании серьёзные бреши. 

Для чего нужна оценка персонала «в процессе работы»?

Год назад была интересная история. Один из наших клиентов – владелец небольшого маркетингового агентства – решил поставить у себя систему учёта рабочего времени Kickidler. Причина проста и прозаична: у него возникло подозрение, что кто-то из сотрудников сливает заказы на сторону. Предварительно согласившиеся сотрудничать клиенты отказывались по надуманным причинам, и происходило это систематически.

Чтобы разобраться с ситуацией, Кикидлер установили скрытно (мы обычно не рекомендуем такой формат наблюдения, однако в случае прямых подозрений сотрудников в недобросовестности это может быть оправдано). Месяц наблюдений показал, что среди сотрудников инсайдеров нет – «перехват» случался на стороне одного из субподрядчиков, с этим разобрались чуть позже. Однако одновременно с этим вскрылась достаточно странная для владельца бизнеса картина.

Как критерии оценки персонала в агентстве использовались KPI. На момент установки Кикидлера хозяин хорошо представлял, на что способны его сотрудники и как они работают:

• два «лидера»: менеджеры, которые всегда справляются со своими задачами в срок;
• два «середнячка»: почти всегда всё успевают, но бывают и проблемные моменты;
• один «отстающий»: человек, который регулярно затягивает сроки и всегда балансирует чуть ли не на грани увольнения.

В отчётах по продуктивности владелец ожидал увидеть соответствующую картину: два «отличника» трудятся больше всех, «хорошисты» чуть меньше, но стараются, а «отстающий» прокрастинирует или просто не справляется по некомпетентности.

На практике же получилось так:

• Первый «лидер» действительно много трудился, без неожиданностей.
• Второй «лидер»… скидывал часть работы на «отстающего»! Самые трудозатратные и рутинные процессы, вроде расчётов сметы на кампанию или мониторинга. Как позже выяснилось, он пользовался тем, что «ты человек у нас относительно новый, да ещё и не справляешься – если я тебя перед начальством не прикрою, работу потеряешь». Освободившееся время хитроумный сотрудник проводил в соцсетях.
• Среди «середнячков» один, оказывается, трудился всего процентов 20-30 от рабочего дня. Он очень быстро справлялся с задачами, но не рвался в лидеры, предпочитая оставшееся время просто отдыхать или заниматься собственными проектами.
• «Отстающий», вынужденный работать за себя и за того парня, трудился на износ.

В итоге современные методы оценки персонала – не KPI, а автоматизированный мониторинг самих рабочих процессов – вскрыли в организации как точки роста, так и серьёзные проблемы. 

Ситуацию разрешили мягко: сперва владелец начал уделять больше внимания контролю над задачами, ненавязчиво проверяя «лидера» и доверяя перспективному «середнячку» более интересные и ответственные проекты. Позже он объявил о внедрении Kickidler’а официально, и это окончательно решило проблему с перегрузкой задачами «отстающего» – а заодно мотивировало «середнячков» подтягивать свои результаты.

Что конкретно вам даст деловая оценка персонала

Мониторинг эффективности сотрудников в процессе работы позволяет выявить:

1. Проблемные зоны. Кто прокрастинирует, кто перегружен делами и еле справляется, кто выгорает, кто мошенничает тем или иным образом – часто бывает так, что по итоговым результатам всё гладко, а на самом деле вы на краю пропасти. 
2. Точки роста. Вы наверняка можете получать от своих сотрудников лучшие результаты, причём, зачастую, за те же деньги. Нужно только понять, кому какие задачи лучше подходят, кто чем мотивирован, у кого вообще есть нужный вам потенциал для роста – многие «середнячки» вполне могут быть лидерами, но вы об этом не подозреваете.

Личное наблюдение в этом плане не подходит, оно даёт слишком субъективные данные. Вы не можете встать за плечом у каждого сотрудника 24/7 – а Кикидлер может. Останется лишь систематизировать и обработать полученную информацию.

Шаблон оценки персонала

На самом деле, для оперативного контроля вам вполне достаточно встроенных отчётов Кикидлера. Однако для того, чтобы оценить ситуацию стратегически, рекомендуем раз в период – например, каждый квартал – делать полноценный обзор: оценку развития персонала, возможностей своих подчинённых. 

Этот вид отчёта может содержать следующие поля:

• Данные предыдущего отчёта, для сравнения. Можно кратко и сжато, главное, чтобы вы могли оценить динамику.
• Описание должностных обязанностей сотрудника: что вообще он должен делать – а чего НЕ должен (разделение задач на группы «обязан» и «делает дополнительно» очень важно для понимания ситуации);
• Средняя продуктивность за период, взятая из отчётов Kickidler.
• Экономические результаты: достижение KPI, если вы их используете, или иные методы оценки того, сколько денег сотрудник принёс компании (например, число продаж за период).
• Проблемные зоны: прокрастинация, склонность к опозданиям, низкая концентрация на работе – с помощью Кикидлера вы реально можете посмотреть полные снимки рабочего дня для каждого сотрудника, персонально отметив, в чём проблема.

Далее, на основе этих данных, вы выставляете цели на следующий период.

Если нужно, вы можете дополнить базовые поля отчёта любыми другими критериями, которые важны для системы оценки персонала в вашей организации: вовлечённостью, адаптивностью, ответственностью, коммуникативностью, прочими софт-скиллз и т. д. Детализируйте шаблон настолько, насколько это нужно, но старайтесь всегда выделять в начале несколько самых основных полей – их должно быть достаточно для быстрой стратегической оценки.

Как использовать оценку работы сотрудника для повышения результатов

Первый подход очевиден: по результатам оценки профессиональной деятельности своих подчинённых вы можете принять соответствующие управленческие решения. Перераспределить задачи, сдвинуть рабочие графики, назначить новые методы мотивации и т. д.

Однако есть и второй вариант: используйте оценку персонала как один из новых методов мотивации! Это достаточно интересный и действенный вариант, особенно если вы поощряете здоровую конкуренцию между сотрудниками. Мы проверили его результативность на собственном опыте.

В команде отдела продаж Kickidler достаточно долгое время действовала соревновательная система. Раз в месяц мы подводили итоги за предыдущий период, и самый эффективный сотрудник получал дополнительную премию. Основой для определения героя стал как раз отчёт Performance Review, составленный по приведённому выше примеру шаблона оценки профессиональной деятельности.

Так вот, любопытный факт: три месяца подряд премию получал сотрудник, который показывал самую высокую продуктивность по Кикидлеру. Конечно, этот показатель не был единственным в отчёте – и даже не был решающим – но на практике оказалось, что он точно коррелирует с общей итоговой оценкой.

Главное, помните: все люди разные, и ваши сотрудники вполне могут требовать своего собственного подхода. Мониторинг с помощью Кикидлера точно подходит всем – равно как и базовые пункты шаблона оценки персонала в организации будут актуальны в любой ситуации – но вот что делать с полученной информацией вы должны решить уже в персональном порядке, учитывая особенности конкретно вашего бизнеса.