01/04/2020, 76 views
Share this post:
Bir çalışanınızı karantina şartlarında geçici olarak uzaktan çalışmaya nasıl geçirirsiniz?

Çalışanların uzaktan çalışmaya aktarılması, küresel  pandemi şartlarında gereklidir ama süreci doğru yönetmek  önlemdir. Birçok  yönetici, ofiste bir çalışanın bile enfeksiyonunun tüm şirketin işini uzun süre felç edebileceğini anlıyor.

Ancak bu , özellikle yaşı 45 yaşını aşan çalışanların sağlığından önemli  değildir.

Beş yıldır uzaktan çalışanların kontrolünü düzenlemeye yardımcı olduğumuzdan, çalışanların home office moduna aktarılması hakkında çok şey biliyoruz.

Buna ek olarak iki haftadır, son olaylarla bağlantılı olarak, bu durumla karşı karşıya kalan, dünyanın dört bir yanından yaklaşık 1000 kuruluş bize başvurdu.

Bu yazıda, çalışanların uzaktan çalışmaya aktarılması hakkındaki birikmiş bilgilerimizi paylaşacağız ve bu süreci işiniz için mümkün olduğunca problemsiz  hale getirme konusunda pratik ipuçları vereceğiz.

Not: Bu yazıda  bilgisayarda  başında çalışan personelden bahsedeceğiz.

Bir çalışanın uzaktan çalışmaya aktarılması nasıl organize edilmelidir?

Üç ana seçenek vardır:

  1. Çalışanlar kendi bilgisayarlarında çalışır. Belirli bir yazılıma ihtiyaç duymuyorlarsa veya bu yazılım bulutta ise bu kullanışlıdır. Örneğin bir satış yöneticisi için, bir muhasebeciye ,kullanılan  iki veya üç “bulut” veritabanına ve  1C sunucusuna erişim yeterlidir;
  2. Çalışanlara evde çalışma bilgisayarları veriyorsunuz. İş için belirli bir yazılıma ihtiyacınız varsa veya evde çalışan bir çalışanın günlük iş yükleriyle başa çıkabilen bir bilgisayarı yoksa, bu iyi bir seçenektir. Bu taktik, dizüstü bilgisayarlarda çalışıyorsanız en kullanışlısıdır, ancak uzun vadeli bir iş için( karantina uzayabilir) bir masaüstü bilgisayarı taşımak sorun değildir;
  3. VPN üzerinden RDP'ye uzaktan erişim düzenlersiniz. İyi bir ara seçenek: Tasarımcının kurumsal dosya depolama alanına ve güçlü bir bilgisayara erişmesi gerekiyor mu? Uzak masaüstünü iş istasyonunda aktarın ve kullanmasına izin verin.

Çalışanlara çalışma sunucularına veya istasyonlarına uzaktan erişim sağlarsanız, kurumsal verilerin güvenliğine dikkat etmeniz gerektiğini lütfen unutmayın. Bu, özellikle yasalarla korunan kişisel verilerle çalışıyorsanız geçerlidir. Korumalı bağlantı kanalları, IP ve MAC adreslerine göre filtreler, iki seviyeli yetkilendirme – ilk etapta bilgi güvenliğine dikkat ederek, gelecekteki birçok soruna karşı kendinizi güvence altına alırsınız.

Ayrıca, evde çalışanın yüksek kaliteli geniş bantlı ve  hızlı bir internete sahip olduğundan emin olun. Ev interneti görevleri tamamlamak için yeterli değilse, çalışanlara, çalışma süresi boyunca iyi bir hızda ikinci bir sağlayıcı bağlamaları önerebilirsiniz. Tabii ki masrafını sizin üstlenmeniz gerekir.

Bir çalışanın uzaktan çalışma düzeni nasıl organize edilir?

Çalışanların uzaktan çalışma düzenini nasıl resmileştiririz ve buna değer mi? Bizce  buna değer. Aşağıdaki adımları uygulamanızı öneririz:

  • çalışanlardan uzaktan işe başlaması için başvuru almak,
  • çalışanların iş sözleşmesine uzaktan çalışma konusunda ek bir sözleşme imzalamaları,
  • çalışma modunu değiştirmek için bir genelge vermek (uzaktan çalışma moduna  geçmek),
  • isteğe bağlı olarak teknik teçhizat için sorumluluk anlaşması yapabilir ve teçhizatın devri hakkında bir anlaşma düzenlenebilir.

Çalışanların başvuru yapması gerekmektedir, aksi takdirde işveren çalışanı 2 ay önceden bilgilendirmek zorundadır. Ek anlaşmaya hangi hususların eklenmesi gerektiği tamamen kuruluşunuza ve çalışanların çalıştığı departmana bağlıdır.( satış, personel, pazarlama vb.)

Uzaktaki bir çalışan nasıl kontrol edilir?

Çok sayıda araştırma, çalışanların evden ofise göre daha verimli çalıştığını göstermektedir. Örneğin, bir Gallop çalışması, bir çalışanı uzaktan çalışmaya aktarırken etkinliğinin % 20 arttığını bildirmektedir.

Gallop yayınına güvenmememiz için hiçbir nedenimiz yok, ancak sadece kendi istekleriyle, uzaktan  çalışma sistemine transfer olan çalışanlar bu araştırmaya katıldılar.

Bununla birlikte, evden çalışmaya (örneğin, küresel bir salgın içinde) geçiş yapan çalışanların üretkenliği hakkında hiçbir araştırma yoktur, ancak deneyimlerimize göre, bu tür işçilerin verimliliği belirgin şekilde daha düşük olacaktır.

Ofiste çalışmaya alışkın bir çalışan için, ev öncelikle gevşeme ile ilişkilidir, bu nedenle evden çalışan en motive çalışanlar bile rahatlayabilir ve üretkenliği azalabilir. Bu nedenle, home office sistemine  geçişte yönetim yükünü artacağına hazırlıklı olun.

Personeliniz şirket tarafından sağlanan bilgisayarlarda çalışıyorsa veya kendi iş istasyonlarına uzaktan erişerek çalışıyorsa, Kickidler'in zaman izleme sistemini bu makinelere koyma hakkınız vardır. Şirkete ait bilgisayar nerede olursa olsun, kesinlikle işin gerçekleştirilmesi amaçlanan şirketin malı olarak kalır. Ve elbette, ekipmanınızın kullanımını izleme hakkına sahipsiniz.

Bir çalışanın ev bilgisayarında çalışır duruma gelince, personelinize aşağıdaki şemayı sunmanızı öneririz:

  1. Bir çalışan, özellikle iş için tasarlanmış yeni bir kullanıcı hesabı oluşturur;
  2. Daha sonra çalışan, tüm gerekli programları ve çalışma etkinliğini izleyen Kickidler modülünü yükler - tıpkı ofis bilgisayarında olduğu gibi;
  3. Personel  çalışmaları “çalışma” kayıtları altında, dinlenme - kişisel kayıtlar altında çalışır.

Bu durumda, programımız kişisel verilerinizle hiçbir şekilde etkileşimde bulunmadan, yalnızca çalışanların çalışma sırasındaki eylemlerini izleyecektir - gizlilik ihlali söz konusu değildir.

“Uzaktan çalışanlar” ile iş ilişkisi nasıl kurulur ve bir yönetici ne yapmalıdır?

Yukarıda, uzaktan çalışmaya geçişin teknik yönünü tartıştık, ama çalışma sürecinin kendisinin organizasyonu nasıl yapılmalıdır? İstatistiklere göre, uzaktan çalışma sistemine  geçerken, yönetim üzerindeki yük neredeyse iki kat artar. Burada izlenecek en önemli üç ipucu şunlardır:

İpucu  1: Bireysel yaklaşım her şeyin temelidir

Ofisteyken, bir kişi otomatik olarak yaşam ritmine uyum sağlar, ancak evde alışkın olduğu gibi yaşar. Bazı insanlar tam olarak sabah  10'dan akşam 6'ya kadar çalışırken  daha rahattır, diğerleri ise bir buçuk saat boyunca aralıklarla çalışmayı tercih eder, diğerleri ise akşam 8'de "uyanır". Hepimiz farklıyız ve "uzaktan çalışma" ana kurallarını takip ediyoruz:

Çalışanın kişisel alışkanlıkları işlerini engellemiyor ise, bunları değiştirmesini talep etmeyin.

Tabii ki satış müdürü,  sabahtan akşama kadar çoğu şirketin çalışma şekli gibi olağan programa göre çalışmalıdır. Ancak, programcıları, muhasebecileri, mühendisleri, çalışmalarının özellikleri bunu gerektirmiyorsa, hiçbir şekilde böyle bir programa uymak zorunda değildir. Herkes için uygun bir zamanda bir veya iki planlama görüşmesi ayarlayın - bu çoğu durumda takımı uzaktan kontrol etmek için yeterlidir - ve bir kişinin harcadığı zamanı değil, elde edilen sonuçları izleyiniz.

İpucu 2: Güven ve Bağlılık Atmosferi Yaratın

Çalışanların uzaktan çalışmasını sağlamak, onlara otomatik olarak belirli avantajlar sağlar. Daha esnek bir program, daha rahat çalışma koşulları, daha az kontrol - tüm bunlar sadece astınızın görevlerini yerine getirmekle gerçekten ilgilenmesi durumunda işe yarayacaktır.

Daha fazla özgürlük hisseden bir kişi hızla kendi programını kontrol etmeye alışır, ancak aynı zamanda "düzenlemelere" daha sert tepki vermeye başlar. Koşullardaki haksız (gerekçesiz değişiklikler), mücbir sebeplerin sürekli ortaya çıkması, o anda yerine getirilmesi gereken “unutulmuş” işler- tüm bunlar uzak çalışanın motivasyonunu ve bununla birlikte performansını ciddi şekilde etkiler.

“Uzaktan çalışanı” bir işçi olarak değil, bir yüklenici veya ortak olarak algılamaya çalışın. Görevini ve sorumluluklarını ona açıklayın ve sonra iş sorunlarını çözme yeteneğine güvendiğinizi gösterin, ancak …

İpucu 3 : Güven ama kontrol et

Motivasyon, güven - tüm bunlar önemlidir, ancak uzak çalışanların çalışma saatlerini hesaba katmak  gereklidir. En azından verilen  görevlerle kimin  ne kadar başa çıktığını görmek için bu önemlidir . Basit bir örnek: işini yapan bir programcı Eren Yılmaz. Kodu zamanında yazıyor, programın gerisinde değil, her şey yolunda ... sadece Ivan günde 12-13 saatini çalışma görevlerine harcıyor ve bunu planlanan 6-8 saat yerine yapıyor. Bu durumda, çalışanınız bir veya iki ay içinde yıpranacak,onun yerine  bir yedek aramak zorunda kalacaksınız - ekstra işler ve ekstra maliyetler üzerinize binecektir.

Uzaktan çalışanla ilgili bir diğer sorun da, nasıl çalıştığını görmemenizdir. Ofiste ekip lideri Ivan'ın işler ile zamanında başa çıkmadığını fark edecek ve onun becerilerine daha yakın başka bir göreve aktarılması gerektiğini fark etmiş olacaktınız. Uzaktan  ise... uzaktan da fark edebilirsiniz!

Bu amaçla, belirli bir görev için harcanan saat sayısını takip etmeye  yardımcı olan, kendi çalışma sürelerinin belirleyen uygulamalar kullanılır. "Autokick" adında  bir aracımız var, Kickidler'in işlevlerine yeni dahil edilmiştir. Modül bilgisayardaki aktiviteleri izler ve otomatik olarak raporlar oluşturur ve nabzınızı tutmaya yardımcı olur - hem yönetici hem de çalışanın kendisi için yararlıdır.

“Uzaktan çalışanların” işverenleri hangi sorunlarla karşı karşıyadır ve bunları nasıl çözebilirler?

Yukarıda, uzaktan çalışmanın nasıl organize edileceği hakkında konuştuk ve şimdi karşılaşacağınız sorunlar hakkında konuşalım. Ana 3 sorun şunlardır:

İlk sorun:  verimliliğin azalması

Yukarıda, “uzaktan çalışanın”  bir çalışana ne gibi avantajlar sağladığından bahsettik: bireysel bir program, rahat çalışma koşulları - tüm bunlar harika, ama ... ne yazık ki, uygulama birçok insanın bağımsız çalışma koşullarından hızla soğuduğunu gösteriyor. Herkes kendi kendini kontrol etmeye alışkın değildir: bir kişi tüm hayatı boyunca ofiste çalıştıysa, bir patronun gözetimi altında ve meslektaşları tarafından çevrelenmişse, evde otomatik olarak daha az üretken olacaktır.

Bir çözümümüz var: kontrolü zayıflatmayın. Çalışanlarınız evde de ofiste olduğunu, yaptığının  iş olduğunu hissetmelidir. Her çalışana verilen görevleri  kontrol edin, herhangi bir gecikme veya hatanın nedenlerini hemen anlamaya çalışın. Kickidler'da çalışanınızın öğle yemeğinin birkaç saat sürdüğünü mü gördünüz ? Onu arayın, ne olduğunu ve neden devam etmediğini sorun. Bu uyarıları  iki ya da üç defa yaparsanız  sorunun çözümüne yaklaşırsınız.

Uzaktan çalışmaya geçtikten sonra, kontrol ofiste olduğundan daha zor olacaktır - en azından ilk başta. Bu nedenle çalışma saatlerini kaydetmek için modüller kullanmanızı öneririz: eğer çalışanlarınız her iş gününü takip ettiğinizi bilirlerse, ertelemenin üstesinden gelmeleri ve işlere odaklanmaları çok daha kolay hale gelir.

İkinci sorun: iletişim sorunu

Ofis ortamında bile, bireysel çalışanlar arasındaki etkileşim genellikle bir sorun haline gelebilir ve departmanlar arasındaki toplantılar bile sorun haline dönüşebilir . Herkesin rahat olmasının ne kadar zor olduğunu bilmelisiniz. "Uzaktan çalışanlar" ile diğer ekiplerin arasındaki basit yazışmalar haftalarca sürüncemede kalabilir.

Bu tür sorunları önlemek için, tüm kuralların ayrıntılı bir açıklamasını yapın, bir program hazırlayın ve tüm çalışanların bu kurallara uymasını sağlayın. Haftalık program örneği:

  • Her gün saat 13: 00'te herkesin video konferans toplantısına katılmasını bekliyorum;
  • Çarşamba günü saat 18'e kadar A projesindeki tüm malzemeler depoya gönderilmelidir;
  • Perşembe günü, saat 14: 00'da B projesini rapor ediyoruz,  sunum hazır olmalıdır;
  • Sabah 10'dan akşam 6'ya kadar gönderilen e-postalara yanıt verin.

Tüm taleplerinizi ne kadar şeffaf ve net bir şekilde formüle ederseniz , uzaktan çalışan  ekibi yönetmek de o kadar kolay olacaktır. Elbette, katılımcıların çalışma saatlerini dikkate alarak genel etkinlikler için doğru zamanlar seçmeniz gerekiyor, ancak herhangi bir saat belirlendikten  sonra: bir plan mı yapıldı? Herkes katılacak.

Üçüncü sorun: daha az katılım ve aidiyet duygusu

Evde, yalnız bir bilgisayarla çalışan bir kişi, ekiple iletişimini hızla kaybeder. Bu özellikle meslektaşları ile aktif olarak etkileşime alışmış insanlar için geçerlidir: iletişim kurmak, fikir üretmek ve yaratıcı olmak. Yanlız çalışmak, iletişim ve ekip ruhunu daha çabuk kaybetmeye sebep olabilir.

Bundan kaçınmak için dahili kurumsal iletişimi sürdürmek gerekir:

  • Sesli aramalar
  • Video konferansları;
  • Emojiler, çıkartmaları vb. içeren genel sohbetler duyguları ifade etmek için önemli araçlardır.

Her kişinin - nerede olursa olsun - şirketinizin bir parçası olduğunu, ekibin önemli bir üyesi olduğunu unutmayın. Çalışanlarınıza özen gösterin, onlarla iletişimde kalın, böylece  uzaktan çalışanlarla ilgili sorunları çok daha az yaşayacaksınız.

Çalışan İzleme ve Devam Programı Kickidler


01/04/2020, 76 views
Share this post:

  • Fill the form and get activation key by e-mail
  • The key is active for 30 days.
  • The rime limit of free resting is 7 days.
  • Use full functional of Kickidler for one week
  • After you can make online monitoring for 6 employees