«Несгораемая команда»: три совета о том, как победить профессиональное выгорание

«Профессиональное выгорание» – это словосочетание знакомо каждому руководителю, но далеко не все осознают его серьёзность. Между тем, этой весной произошло знаковое событие: на прошедшей в Женеве Всемирной ассамблее здравоохранения ВОЗ официально признала синдром эмоционального выгорания профессиональным заболеванием, а также внесла его в Международную классификацию болезней.

Причём ВОЗ, как водится, не в первых рядах: министерства здравоохранения некоторых стран уже несколько лет предпринимают определённые шаги по борьбе с выгоранием. Например, во Франции действует закон Эль-Хомри, который позволяет работнику во внерабочее время игнорировать попытки работодателя связаться с ним. Даже в Японии, где верность компании – одна из основ национального мировоззрения, летом 2018-го был принят закон, ограничивающий сверхурочную работу 5-ю часами в сутки. Да, это всё ещё 13 часов в день, но для Страны восходящего солнца и это – большой шаг вперёд.

Что касается России… конечно, Трудовой кодекс у нас защищает работников – как минимум, де-юре – но по факту в большинстве случаев никто даже не думает о проблеме профессионального выгорания. До тех пор, конечно, пока сотрудник не «ломается», что всегда происходит внезапно и не вовремя. Проведённое Working Knowledge исследование показывает: из-за стрессового состояния персонала работодатели ежегодно теряют порядка 125-190 миллиардов долларов – и это в США, где данному вопросу уделяют серьёзное внимание! В России цифра, в пересчёте на отдельную компанию, будет ещё выше.

Мы рекомендуем застраховаться от подобных потерь заранее, тем более, что позаботиться о своих работниках не так сложно, как кажется. В этой статье мы расскажем, как бороться с профессиональным выгоранием сотрудников на работе и как победить синдром профессионального выгорания, пока не стало слишком поздно. 

Для начала: признайте ответственность

Очень важно понимать, что профессиональное выгорание – это не личная проблема того или иного сотрудника, а последствия недочётов в организации труда. Даже в самом определении, данном ВОЗ, говорится: «Выгорание – это синдром, возникающий в результате воздействия хронического стресса на рабочем месте».

Можно выделить три фактора, которые дают наиболее серьёзную нагрузку на психику:

• Плохая организация рабочего времени;
• Чрезмерное вовлечение в задачи других работников;
• Тенденция к повышению нагрузки на самых способных сотрудников.

В российской бизнес-культуре всё это – обычное дело даже для достаточно крупных компаний. Так не пора ли что-то менять?

Три простых действия, которые помогут защитить персонал от выгорания

Итак, для того, чтобы свести вероятность эмоционального выгорания ваших сотрудников практически к нулю, достаточно простых и прозрачных изменений в системе повседневной работы.

Шаг 1: измените отношение к стрессу

«Преодоление» – это часть русской истории и русской культуры. Сталкиваясь с плохими условиями работы или со слишком сложными задачами, наши люди стискивают зубы и движутся вперёд, преодолевая все проблемы… до поры до времени. Постоянный стресс приводит к тому, что человек расходует весь свой ресурс, после чего он уже не может восстановиться – сотрудник «сломан».

Донесите до своего персонала, что вы ждёте от них хорошей работы, но, при этом, не хотите доводить людей до переутомления. Да, время от времени могут возникать авральные ситуации, в которых каждый должен сделать всё возможное для достижения цели, но основная часть рабочего процесса выстраивается таким образом, чтобы всё было спокойно. Пусть ваши сотрудники поверят, что они действительно могут говорить с вами о своём состоянии – о перегрузках, о стрессе, о несправедливом распределении задач.

Если вы видите, что какой-то из сотрудников близок к выгоранию, задайте ему три вопроса:

1. Возможно, есть какой-то проект, который отнимает гораздо больше времени, чем стоило бы?
2. Возможно, какие-то незначительные задачи постоянно отвлекают от важной работы?
3. Возможно, часть обязанностей было бы справедливо передать другим людям?

Донесите до персонала понимание: честный ответ на эти вопросы ничем им не грозит. Да, вы будете сравнивать мнение людей с объективной статистикой по их работе – об этом поговорим ниже – но, в любом случае, озвучивать свои проблемы – это нормально. А вот стресс – это не норма, и ваша общая цель заключается в том, чтобы избавиться от него.

Шаг 2: отсеките всё лишнее

Речь идёт о бизнес-процессах, устоявшихся практиках и принципах повседневной работы – обо всём, что может мешать вашим людям, создавая для них дополнительные источники стресса. И в верхней части этого списка находится «корпоративная коллаборация». Собрания, планёрки, внутренняя переписка, общение по телефону – ваши сотрудники тратят колоссальное время на взаимодействие, на вовлечение в задачи друг друга, вместо того, чтобы просто решать эти задачи.

Из-за этого у многих людей возникает ощущение, что совместная работа – это главное, и времени на выполнение по-настоящему важных обязанностей просто не остаётся. Одно из исследований, проведённых RescueTime, показывает: в среднем офисные сотрудники проверяют почту каждые 6 минут – и порядка 20% рабочего времени уходит именно на такие проверки с быстрыми ответами на вопросы коллег. Если добавить сюда мессенджеры, планёрки и т. п. мероприятия, то до 70-80% производительности сотрудника просто уходит в никуда.

Речь не идёт о том, чтобы отказаться от совместной работы целиком – просто её нужно перестроить:

1. Проверяйте каждую запланированную встречу: действительно ли она необходима? Если сомневаетесь, вычёркивайте собрание из списка. Если оно по-настоящему нужно, ставьте событие на время, когда оно не помешает работе – лучше всего, после обеда;
2. Введите нормальное время ответа на электронные сообщения – например, 1 час. И донесите сотрудникам, что концентрация на основной работе важнее, чем внутренняя переписка.

Этого уже будет достаточно для того, чтобы ваши специалисты смогли больше времени и внимания уделять собственным обязанностям: их продуктивность вырастет, а уровень стресса в компании снизится.

Шаг 3: убедитесь в том, что люди действительно эффективно используют своё время

Плохой тайм-менеджмент – бич офисной работы, причём не только в России. Люди постоянно на что-то отвлекаются: новости, чаты, соцсети, просто приятные мысли об отпуске и т. д. Каждое такое отвлечение сдвигает сроки выполнения работы, и, через какое-то время, сотрудник обнаруживает, что он оказался в авральной ситуации. А это – стресс, прямой путь к выгоранию.

Выше мы уже говорили, что для успешного руководства компанией вам нужно чётко представлять, какая нагрузка ложится на каждого вашего сотрудника. Сейчас добавим к этому утверждению тот факт, что необходимо однозначно понимать, когда человек работает, а когда – нет.

Если вы добьётесь того, чтобы ваши люди перестали отвлекаться от работы, продуктивность каждого сотрудника возрастёт в разы. То, на что раньше уходило по 7-8 часов – причём в полуавральном режиме и панике – будет делаться за 4 часа максимум. Но сами по себе люди на такие изменения не пойдут.

Мы предлагаем использовать для контроля над ситуацией Kickidler: систему учёта рабочего времени, которая даёт максимально полную информацию о деятельности каждого работника. Вы будете знать, когда человек сел за компьютер, когда был активен, а когда – нет, какими приложениями пользовался и как долго. За счёт этого вы сможете:

• Выявить прокрастинаторов и усилить контроль над ними;
• Обнаружить людей, которые перерабатывают – и разобраться, почему им приходится это делать;
• Оценить распределение нагрузки между сотрудниками каждого отдела.

В конечном счёте, программа контроля сотрудников Kickidler предоставляет в ваше распоряжение все инструменты, необходимые для оптимизации времени. Остаётся ими воспользоваться. И, что примечательно: такое усиление контроля в конечном счёте приведёт к снижению уровня стресса в компании – люди начнут успевать делать свою работу в срок, в комфортных условиях. А значит, вы сможете забыть о том, что профессиональное выгорание вообще существует.

Система учёта рабочего времени Kickidler